Mieux organiser et acheter ses séminaires, congrès et événements

Formateurs

Matthieu Gufflet, Consultant manager d’EPSA

Expert en gestion des Achats Hors Production : politique des achats, accompagnement dans les négociations avec les fournisseurs, optimisation du cadre contractuel…

Programme

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 Introduction

• Les objectifs des séminaires et des congrès
• Les spécificités des achats
• La relation acheteur - prescripteur

Appel d’offres

• De la définition des besoins à la sélection de l’agence
• Réaliser un référencement des prestataires
• Rédiger un cahier des charges
• Les outils opérationnels : du brief à l’évaluation des prestataires

Comprendre et évaluer les budgets

• La consolidation de l’ensemble des opérations de communication
• Les structures de coûts des budgets événementiels
• Prix de revient et prix du marché
• Les critères d’évaluation d’une opération réussie
• Le binôme Achat / Prescripteur dans l’organisation interne
• Mise en place d'outils opérationnels de décomposition de vos budgets

Manager la relation fournisseur

• Les effets de levier pour diminuer les coûts
• Où et comment aller chercher les premières économies pour des résultats immédiats ?
• Planifier avec précision ses appels d’offres
• Mise en place d’un contrat annualisé et transparent avec les prestataires
• Mise en place de grilles de notation de vos fournisseurs

Les nouveaux principes de collaboration

• Réflexion stratégique sur la politique événement de l'entreprise
• Optimiser l’organisation des services événements en interne