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Notes de frais et TVA récupérable à l’étranger |
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La gestion des notes de frais liés aux déplacements professionnels tend à s’automatiser. De moins en moins de papier, des outils informatiques dédiés, des traitements simplifiés engendrent gain de temps et économies substancielles que vient augmenter la TVA restituée par certains pays. |
 L’évolution se fait en douceur dans les services de contrôle de gestion des entreprises comptant des collaborateurs nomades parmi leur personnel. Traditionnellement, la transmission de leurs notes de frais ainsi que le processus de contrôle et de remboursement sont gérés de façon manuelle. Dans la plupart des cas, l’utilisation d’un formulaire de note de frais en tableau Excel permet une présentation standardisée des informations. Mais la saisie dans le système comptable qui assure le remboursement est également manuelle. Voici pour le cheminement classique, qui a tendance à se modifier, avec une plus ou moins grande rapidité.
Grâce aux récentes avancées juridiques en matière de signature électronique, la facture électronique gagne de plus en plus de terrain. L’enjeu est de taille : en Europe, 13 milliards de factures sont traitées chaque année. “Les factures papier représentent une zone de non-productivité pour l’entreprise qui doit identifier les sources possibles d’économies et optimiser ses processus”, remarque un consultant. Depuis le début des années 2000, certains opérateurs, notamment BNP Paribas, ont mis en place une solution de gestion électronique des notes de frais. Pour le groupe bancaire, comme pour d’autres, le cahier des charges comporte quatre grandes exigences.
D’abord un processus de remise des notes de frais par voie électronique, interfacé avec la carte de crédit société de chaque collaborateur amené à se déplacer, afin d’insérer automatiquement des informations dans le formulaire de notes de frais. Il faut ensuite un processus automatique permettant de s’assurer que les dépenses sont bien conformes à la politique de voyages ; et aussi un processus d’approbation en ligne. Enfin, une interface automatique avec les systèmes comptables pour le remboursement des frais.
Dans cette chasse au gaspillage, le secteur des déplacements professionnels tient également sa place. Leader européen du marché de la gestion des frais professionnels, Etap-on-line conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses, alias Ulysse T&E. Disponible sur Internet (mode ASP) et intranet, cette solution automatise l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels, depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec à la clé, une baisse des coûts de gestion de 50 à 70 %, des gains de temps pouvant réduire des deux tiers la phase de saisie par les collaborateurs et une meilleure maîtrise de la politique de voyages.
“Nous comptons 650 clients, PME-PMI, organismes publics et grands comptes dont 19 cotés au CAC 40”, dit Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d’Etap-on-line, dont le logiciel Ulysse T&E est déjà déployé dans quinze pays en Europe, aux États-Unis et en Asie. Pour l’instant, cette société est la seule à proposer un service de numérisation des justificatifs des notes de frais. Généralisé depuis le 1er septembre 2007, le module NJ procure une meilleure visibilité. En outre, il permet d’optimiser les contrôles et les audits, tout en facilitant la récupération... |
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