Réunions de crise

Fini les années où les séminaires étaient “évidemment” des réunions studieuses… mais aussi la parfaite occasion de passer un bon moment entre collègues. Certaines entreprises proposaient à leurs cadres de s’y rendre accompagnés de leur conjoint ou de la personne de leur choix, et de prolonger, s’ils le souhaitaient, leur séjour sur le week-end. Après les séances de travail, les organisateurs ne manquaient pas de prévoir une visite de la ville, un soin détente au spa, un parcours de golf ou une balade en 4x4. “Aujourd’hui tous les extras sont bannis. Les séminaires sont concentrés sur le travail”, constate Silvie Alric, directrice marketing France du groupe Hilton. Car avec la crise, les budgets sont calculés au plus serré. Dans les mois qui suivirent “septembre noir” et qui a vu en 2008 l’économie mondiale plonger dans le sillage de Lehman Brothers, la tendance s’est totalement renversée.

Moins de participants

“Les grandes réunions se préparent et se réservent longtemps à l’avance. Nous n’avons donc pas ressenti les effets immédiats de cette crise”, poursuit Silvie Alric. Ce que confirme Philippe Attia, vice-président senior opérations Europe de Dolce Hotels and Resorts : “Il n’y a pas eu chez nous d’annulations massives de dernière minute, à l’automne 2008. Le premier trimestre 2009 a été sensiblement similaire à celui de l’année précédente en nombre de manifestations. La baisse s’est vraiment fait sentir à partir du deuxième trimestre.” De son côté, Silvie Alric dit avoir observé “une baisse de 40 % du nombre de réservations sur toute l’Europe. Cette baisse concerne moins le nombre de séminaires que celui de participants. Mais sur la fin de l’année 2009 et les premiers mois de 2010, la tendance est à l’embellie.”

En revanche, la durée des manifestations est toujours ramenée au strict nécessaire et le nombre de participants est considérablement réduit. Par ailleurs, les réservations se font de plus en plus tardivement. “Comme avant, les gens appellent longtemps à l’avance pour se renseigner, demander des cotations… Mais ils se sont mis à confirmer les opérations à la date limite de la levée d’option. Même pour de grosses opérations, certains réservent seulement un mois à l’avance et… trouvent de la dispo”, dit encore la directrice marketing Hilton France.

Autre modification dans l’organisation des séminaires : le choix du lieu. Car les esprits son marqués par le scandale AIG (American International Group). On se souviendra ici que moins d’une semaine après le renflouement de l’assureur américain par la Banque centrale des États-Unis, ses dirigeants étaient partis une semaine en séminaire dans l’un des plus luxueux hôtels de la côte californienne. Facture totale : 440000 dollars. À l’époque, l’affaire a fait les gros titres des journaux et accessoirement scandale dans le monde entier, le public ayant l’impression que les cadres d’AIG se payaient du bon temps aux frais de la princesse, et plus exactement du contribuable. “Depuis, il est socialement incorrect d’organiser une réunion de travail au soleil ou dans un grand palace. Il ne faut absolument pas donner l’impression de s’amuser”, commente Philippe Attia. Conclusion : la plupart des Français restent en France. “Lorsque l’on passe les frontières, c’est rarement pour des destinations à plus de deux heures de vol”, renchérit Jean- Pierre Soutric, directeur des ventes Europe chez Four Seasons. Et dans tous les cas, l’accessibilité des lieux reste primordiale. Ainsi, les organisateurs évitent de retenir un hôtel situé à plus de 45 minutes de transfert de la gare ou de l’aéroport.

Pour faire plus modeste, certaines sociétés – habituées pour des raisons de prestige à réunir leurs collaborateurs dans des cinq-étoiles ou des palaces – préfèrent se rabattre sur des adresses moins ostentatoires. “Nous en profitons dans une certaine mesure”, note Philippe Attias qui a même vu cet automne une grande maison de couture préférer le Dolce Chantilly à l’une des plus prestigieuses adresses du triangle d’or parisien. “Nos établissements sont classés quatre étoiles et offrent des prestations luxueuses, golf, spa, etc. Mais nous avons une image de centre de conventions. On vient chez nous avant tout pour travailler au calme.”

Séminaires en promotion

De leur côté, les grands groupes hôteliers comme Accor, Marriott, Hilton, IHG, etc. mettent en avant tout l’éventail de leurs marques. Accor privilégie Pullman, sa chaîne estampillée affaires. Mais, pour autant, n’oublie pas Novotel et Mercure qui sont une alternative moins coûteuse. D’ailleurs, le service de réservation propose systématiquement ces dernières marques lorsque le budget d’un client n’est pas suffisant pour organiser une rencontre dans un quatre-étoiles. “Nous restons à l’écoute des besoins de nos clients. Nous avons la chance de disposer d’un vaste portfolio et, si besoin, nous pouvons proposer une autre marque afin de ne pas manquer une opportunité”, souligne Vivien Ivanyi, directrice marketing France d’IHG.

Car le prix est devenu le critère numéro un de réservation. Pour attirer l’attention des organisateurs, rien de mieux donc qu’une promotion. Aujourd’hui, les rabais ne concernent plus les seuls séjours individuels, les séminaires et incentives sont également en promotion.

Des tarifs alléchants, certes, mais des contingences aussi, comme un paiement obligatoire dès la réservation. Pas d’annulation non plus. “De notre côté, nous n’avons fait, ni plus ni moins d’actions spécifiques que les autres années. Pour les séminaires, il y a traditionnellement deux périodes de promotions : le printemps et l’automne”, insiste Jean- Pierre Soutric. Si, à en croire les hôteliers, la périodicité de ces “soldes” n’a donc rien d’exceptionnel, la nature des offres, les prix proposés étant quant à eux assez inédits.

C’est ainsi que le groupe Hilton a initié sa toute nouvelle offre “1 pour 5” ; en d’autres termes, une personne sur cinq participant à une réunion ne paie pas les frais basiques : chambre, petit déjeuner, salle de réunion, déjeuner, pause-café… De leur côté, avec la campagne “Happy Meetings”, Novotel et Mercure proposent jusqu’à 30 % de réduction sur les forfaits réunion. Cette offre, valable dans une centaine de villes françaises, comprend la location de la salle, deux pauses, le déjeuner ainsi que la chambre et le petit déjeuner buffet lorsque l’hébergement est inclus. La journée réunion revient ainsi à 39 euros par personne, en dehors de Paris et La Défense où il faut compter 59 euros. Avec une nuit d’hôtel, les tarifs montent respectivement à 139 et 169 euros. Dolce Hotels and Resorts et Concorde Hotels & Resorts laissent à leurs clients le soin de fixer les tarifs. “Dans la limite du raisonnable, évidemment. Les propositions devront tenir compte du yield management”, nuance Philippe Attia. Inutile donc de penser organiser un événement dans un établissement Dolce pour une centaine d’euros par personne.

Car même si les réductions sont plus importantes que les autres années, les hôteliers ne veulent pas casser les prix. Quels que soient les endroits du monde, “nous faisons attention de ne pas nous lancer dans une guerre de prix. Car il sera plus tard très difficile de revenir au niveau des tarifs pratiqués en 2008”, explique Thierry Douin, directeur régional pour l’Asie du Sud-Est de Shangri-La.

L’exercice est d’autant plus stratégique que les groupes hôteliers ont misé gros sur les séminaires. Au cours des cinq dernières années, ils se sont lancés dans de lourds investissements. Pour répondre aux nouvelles exigences technologiques de leurs clients, ils ont dû équiper leurs salles de réunion en réseaux wi-fi, webcam et autres équipements audio-visuels dernier cri. En passant sous la marque Pullman, les anciens Sofitel se lancent également dans des travaux qui peuvent, au finish, s’avérer assez lourds. En changeant d’enseigne, le Royal Golf El-Jadida, à Tanger, va être rénové de fond en combles et agrandi. Les travaux d’extension prévoient notamment la création d’un espace de réunion de 600 m2 et de six salles.

Partout, en matière d’organisation, les investissements ont également été importants. “Séminaires solutions” chez Best Western, “Signature Events” chez Shangri-La, “Co-Meeting” chez Pullman, “Passkey” chez Crowne Plaza Hotels and Resorts, etc. : quel que soit le nom donné au “plan” séminaires, il est désormais admis que l’on puisse organiser un rassemblement de A à Z via Internet avec presque toutes les chaînes ou groupements. “Pour répondre aux demandes de ses clients, Holiday Inn va bientôt lancer un site dédié www.holidayinmeeting.com.uk qui sera décliné dans sa version .fr. Nous venons également d’éditer pour la France un site multimarque www.monmeeting-ihg.com. Ce site met en avant l’ensemble des hôtels d’IHG sur la France, de l’actualité et des offres”, poursuit Vivien Ivanyi.

Organisation ad hoc online

Sur le Web, chaque chaîne s’engage à répondre en 24 heures et à affecter un interlocuteur spécialisé aux organisateurs d’événements. Toujours innovant en matière de voyages d’affaires, Hilton a pour sa part misé, dès le début 2007, sur sa plate-forme de gestion d’événements en ligne surnommée POG (personalized online group). “Cet outil, uniquement proposé par Hilton, a été développé à la demande des business travel managers, explique Silvie Alric, directrice marketing France du groupe américain. “Pour chaque événement, nous créons une interface professionnelle aux couleurs de la société concernée, avec son logo, les images qu’elle souhaite. Ce mini-site permet d’avoir une vue d’ensemble sur la manifestation, l’hôtel, et surtout les participants peuvent s’inscrire directement et faire leur réservation en fonction de leurs desiderata.” L’idée a rapidement fait des émules. Tout comme le meeting butler s’est imposé au cours des dernières années. Dès la préparation de l’événement, il est le seul interlocuteur du client. Puis il veille au bon déroulement de la manifestation, intervient auprès des différents services de l’hôtel, se charge de résoudre les problèmes de dernière minute, organise les excursions prévues… En matière de déplacements professionnels, de séminaires ou d’incentives, la crise a bouleversé les mentalités et la façon de travailler des sociétés. Celles-ci n’ont pas tiré un trait sur leur propre culture d’entreprise, mais ont très rapidement pris de nouvelles habitudes qui devraient perdurer après le retour des beaux jours. Mais elle a par ailleurs montré qu’à l’heure de la surconnectivité, les visioconférences n’ont pas supplanté les réunions. Réduites à quelques jours, parfois même à une seule et unique journée, ces réunions sont nécessaires pour maintenir la cohésion des équipes, motiver les troupes et conserver les talents. L’homme est un animal social et le reste. Même avec un Blackberry en poche et le wi-fi gratuit à tous les étages.