Cartes affaires - Passage au virtuel

“Si la reprise économique survenue en 2010 a relancé les déplacements professionnels, la gestion optimale des coûts, initiée lors de cette crise, restera l’un des éléments clés pour le poste voyages”, constate John Baird Smith, directeur d’Air- Plus France. Dans ce contexte, les nouvelles solutions de paiement confortent leurs positions pour remplacer chèques et virements dans les entreprises privées ou publiques. “Elles sont les piliers incontournables de toute politique de gestion des voyages professionnels puisque, grâce à elles, toutes les transactions sont fiabilisées”, précise Jean-Michel Kadaner, président de Key Corporate Solutions. Sur ce marché en constante évolution, les cartes virtuelles commencent à arriver en France.

En effet, dès la fin 2010,American Express proposait aux sociétés une solution de paiement centralisée des dépenses hôtelières. “Conservant son appellation anglo-saxonne, vPayment prend la forme d’une solution dématérialisée, générant à la demande des numéros de carte à usage unique, avec une période de débit autorisé et un montant de dépenses prédéterminé”, explique Stéphanie Laroque, directrice marketing Cartes et solutions corporate d’American Express.

Pour bien comprendre son fonctionnement, prenons l’exemple d’un assistant réservant un hôtel pour la semaine suivante. À moins de régler immédiatement la chambre par le biais de la carte corporate du voyageur, cet assistant ne pourra pas effectuer une réservation autrement qu’en recourant à un moyen de paiement quelconque. Avec cette nouvelle solution, il pourra aller au bout du processus, la carte virtuelle servant de garantie, mais aussi à régler la prestation lors du check out du voyageur. Soit, dans notre exemple, une semaine plus tard.

“Ne se limitant pas à la réservation, l’avantage de la carte virtuelle englobe également le reporting, poursuit Stéphanie Laroque. À savoir le suivi détaillé et consolidé des dépenses hôtelières : informations sur les transactions, sur les paramétrages avec jusqu’à quatre références analytiques, dont trois personnalisables par l’utilisateur lors de la création de la carte.” Avec ce procédé, les entreprises et les agences de voyages peuvent mieux contrôler leurs dépenses, obtenir une réelle visibilité sur ces postes et simplifier par ailleurs les flux comptables afin de limiter les litiges et le nombre de comptes fournisseurs. Car, sans carte virtuelle, elles doivent parfois traiter jusqu’à un compte fournisseur par hôtel ! Aussi American Express Cartes corporate a annoncé en mars dernier l’intégration de vPayment par BSI, le spécialiste en gestion des dépenses dans les domaines de l’hôtellerie et des séminaires qui propose aux entreprises une base de plus de 140 000 établissements. D’autres accords de partenariats dans divers secteurs devraient suivre dans les prochains mois.

BNP Paribas, de son côté, innove en lançant, à compter du 1er avril 2011, une carte virtuelle Visa. Générée également à la demande et à usage unique, cette carte associée à un compte carte d’achat est utilisable auprès de tous les commerçants du réseau Visa. D’où une très large acceptation dans le monde. “Cette solution de paiement permet de régler des dépenses liées aux compagnies low cost, à l’hôtellerie et à la location de voitures”, explique Laurent Sautré, responsable Cartes commerciales chez BNP Paribas. Dans la pratique, cette carte virtuelle à usage unique, qui présente toutes les caractéristiques d’une carte classique, autorise les entreprises, entre autres utilités, à limiter le montant de l’achat ; par exemple dans un réseau hôtelier référencé dans leurs politiques voyages. “En évitant le risque de fraudes lié à une carte physique, ce procédé renforce la sécurisation de la transaction, poursuit Laurent Sautré. Et, en proposant d’apporter en parallèle des renseignements complémentaires lors de la création de la carte virtuelle, il facilite également le rapprochement et le suivi des transactions effectuées par les entreprises.”

Les avantages de la carte virtuelle ne s’arrêtent pas là et offrent la garantie de ne régler que le prix défini par la politique voyages. Dans sa gamme, le réseau de paiement MasterCard dispose d’une offre spécifique en la matière. “Avec notre système InControl, nos banques partenaires qui émettent des cartes MasterCard peuvent fournir à leurs entreprises clientes un numéro unique de carte par transaction ; ce qui procure de la sécurité tout en facilitant la saisie des données et la traçabilité de chaque achat”, explique David Dechamps, responsable Produits Europe de l’Ouest chez MasterCard.

Bientôt une transparence accrue sur les commissions
En février dernier, Christine Lagarde, ministre de l’Économie, des Finances et de l’Industrie, a confié à trois parlementaires une mission sur les commissions réglées par les commerçants pour les paiements par carte. Son objectif : chercher à améliorer la transparence des frais appliqués aux commerçants par leurs prestataires de services de paiement. Et à réduire leurs commissions. Au final, l’objectif de cette mission vise aussi à développer le paiement par carte, un moyen de règlement moderne, sûr et efficace.

Une carte verte à la Société Générale
Surfant sur la vague du développement durable, la Société Générale a lancé, en novembre dernier et à destination des entreprises et associations, la carte Environnement avec le soutien de Visa Europe. “Dans la pratique, cette carte affaires s’accompagne d’une dématérialisation des relevés adressés aux collaborateurs de l’entreprise, consultables sur notre site sécurisé, explique Élodie Trouillaud, responsable marketing monétique entreprises à la Société Générale. Lors de chaque paiement réalisé avec cette carte, la banque effectue un versement de 5 centimes d’euros au profit de l’Office national des forêts (ONF) afin de financer des projets liés à la protection de la biodiversité et à la reforestation.” ONF qui informera régulièrement les entreprises et leurs collaborateurs des projets soutenus.

Depuis fin novembre 2010, l’ensemble des nouveaux contrats cartes affaires de la Société Générale respecte ce programme Environnement. Et les clients déjà détenteurs d’un contrat peuvent également, sans surcoûts complémentaires, adhérer à cette offre.Quant à la cotisation annuelle de cette nouvelle carte, qui dispose d’une offre standard et haut de gamme, elle reste identique.

Les cartes de paiement
De la PME à la multinationale, le recours aux cartes de paiement procure des avantages pour gérer efficacement les dépenses professionnelles. À commencer par la suppression des avances sur frais et de la caisse consacrée aux devises étrangères, se traduisant par une réduction des coûts d’administration. Les entreprises peuvent aussi moduler les plafonds de retraits d’espèces et de paiement. Par exemple, un cadre commercial qui prospecte des marchés lointains, où l’hôtellerie est chère, disposera sans doute d’un plafond de dépenses supérieur à celui d'un technicien effectuant de courts déplacements en Europe.

Se plaçant du côté des titulaires de carte affaires ou corporate, ce rectangle de plastique constitue un véritable sésame pour régler des dépenses professionnelles réalisées aussi bien en France qu’à l’étranger. En fonction de l’émetteur – Visa, Master- Card ou encore American Express –, le réseau d’acceptation peut être plus ou moins étendu. Et, selon sa politique financière, l’entreprise peut retenir un débit effectué soit sur le compte société ou sur celui du collaborateur.Aux yeux des spécialistes, cette dernière formule incite à une plus grande responsabilisation.

Avantages de la carte société : Un voyageur témoigne
Responsable commercial chez Sénidéco, société spécialisée dans la peinture décorative qui réalise 4 millions de chiffre d’affaires annuel, Hervé Frémy gère ses frais avec une carte de crédit société Visa International “Mission Plus” délivrée par la Banque Populaire. Destinée aux PME, cette carte porte à la fois le nom de son entreprise et son propre nom. Habitué aux déplacements professionnels en TGV et en low cost en France, ce cadre réalise un à deux voyages à l’étranger par an, lorsqu’il accompagne son dirigeant dans des destinations lointaines comme l’Inde ou Taïwan.

Lorsqu’il parcourt la France, il effectue luimême ses réservations et utilise sa carte pour régler la billetterie avion et train, ainsi que les frais d’hôtels. Ces dépenses sont débitées sur son compte personnel une quinzaine de jours après le remboursement de ses notes de frais. Ses déplacements à l’étranger sont organisés par une agence de voyages et réglés directement par cette société familiale. Chaque mois, le service comptable lui remet une copie du relevé des dépenses payées par la carte et établie par la banque.

Jusqu’à maintenant, ce voyageur n’a pas eu besoin de faire jouer les garanties liées à l’assurance et à l’assistance. Seul bémol à propos de la souplesse de sa carte de paiement : “Alors qu’elle est accordée pour une durée de deux ans, son renouvellement s’avère souvent problématique, car il nécessite presque deux mois de délais, constate Hervé Frémy. Dans l’intervalle, je me trouve dans l’obligation d’utiliser ma carte personnelle”. Pour régler ses dépenses de carburant liées à ses déplacements professionnels, la société l’a doté de la carte GR Total. Avec ce moyen de paiement, le débit s’effectue directement sur le compte bancaire de l’entreprise. Tout comme avec la carte de télépéage des autoroutes quadrillant l’Hexagone.

Sérieuses garanties
Pour l’entreprise, cette solution est nettement plus économique qu’un découvert. Car celui-ci, non seulement coûteux, peut également être remis en cause par la banque. Recourir à des cartes de paiement autorise une forme de crédit gratuit, puisque les dépenses sont débitées avec un différé d’une trentaine de jours, voire un “super différé” d’une soixantaine de jours. Par ailleurs, pour ce qui concerne les assurances, et plus généralement l’assistance, les cartes sont assorties de garanties plus ou moins étendues selon le “standing” de la carte. Certaines couvrent l’entreprise, comme par exemple l’assurance perte et vol de la carte ; d’autres les collaborateurs, en cas de retard de transport ou à travers une assistance rapatriement.

Dans leurs gammes, les banques proposent des cartes Visa ou MasterCard, deux grands acteurs disposant chacune d’un réseau d’acceptation de 25 millions de commerçants dans le monde. À la fois solution de paiement et émetteur,American Express constitue un autre intervenant du marché. Pour les entreprises affichant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 8 millions d’euros, la Société Générale traite avec Visa – soit 80 % des cartes émises –, réservant MasterCard aux sociétés plus importantes, implantées ou non à l’étranger. Et, pour répondre aux appels d’offres de dimension internationale, la Société Générale peut aussi s’appuyer sur plusieurs alliances, notamment avec la Royal Bank of England ou encore la Deutsche Bank.

“En matière de cartes affaires, notre offre internationale repose sur MasterCard et son logiciel Smart Data onLine, poursuit Élodie Trouillaud. Précieux, cet outil de reporting permet de consolider les dépenses réalisées par les différentes filiales mondiales d’un grand groupe”. Destiné jusqu’à présent aux grandes sociétés, le logiciel Smart Data évolue pour s’adapter aux besoins des PME-PMI. D’ici quelques mois, les banques partenaires de MasterCard le diffuseront plus largement à leurs clients entreprises. “Rodée depuis plus de cinq ans, la plateforme de reporting Smart Data onLine permet aux grandes entreprises de consolider et d’analyser leurs données financières émanant des cartes et autres programmes MasterCard, précise David Dechamps. Outre l’intégration d’un outil de gestion de notes de frais, la nouvelle version de ce logiciel, Smart Data Génération 2, a également été revue pour se mettre à la portée des PME disposant d’un parc d’une cinquantaine de cartes”.

Les réseaux bancaires proposent des solutions de suivi des frais professionnels via Internet, aussi bien pour l’entreprise que pour ses collaborateurs. Par exemple,Natixis donne le choix entre trois formules de gestion des notes de frais préétablies et modifiables : basic, médium et premium. Dans ce groupe bancaire, comme dans les autres d’ailleurs, les tableaux de bord et les relevés statistiques constituent de précieux outils pour suivre les dépenses professionnelles.

Une offre Européenne unique
Dans le paysage européen des cartes de paiement, le duo AirPlus International et BNP Paribas constitue un acteur de poids. Première banque émettrice de cartes affaires Visa en France, BNP Paribas représente près de 40 % du marché. Comptant plus de 20 000 entreprises clientes en cartes affaires, elle dispose d’un service dédié aux programmes cartes affaires.

Quant à AirPlus, il continue de conforter sa présence auprès des comptes stratégiques, ayant pour clients quasiment 35 % des sociétés du CAC 40. Cela ne l’empêche pas de disposer d’une offre multisectorielle et multimarchés : PME, marchés publics, grands comptes nationaux et internationaux.

La carte logée pour centraliser le paiement
En France, deux acteurs majeurs se partagent le marché de la carte logée : AirPlus et Amex. Sur les appels d’offres internationaux lancés par des grands groupes français, ces intervenants sont rejoints par Citibank et JP Morgan Chase. Accessible généralement à partir de 50 000 euros de dépenses de voyage par an, la carte logée repose sur un système de règlement centralisé “logé” dans l’agence de voyages avec laquelle traite le client. Tous les mois, la société reçoit un relevé unique d’opérations synthétisant ses transactions. Grâce aux données supplémentaires définies en fonction de ses besoins, elle peut ventiler facilement ses coûts. “Au sein d’une société, les données issues des paiements par carte logée sont utilisées par différents services, explique John Baird Smith, directeur d’AirPlus France. La direction financière exploite les données du relevé de facturation pour imputer les dépenses consacrées aux déplacements professionnels ; le travel manager, avec l’outil de reporting AirPlus Information Manager, vérifie le respect de la politique voyages par les collaborateurs ; et la direction achats, avec ces mêmes données, peut préparer ses négociations avec les différents prestataires”.

Si une entreprise change d’agence de voyages, elle conserve l’antériorité de ses données. Il arrive aussi qu’une société traite avec plusieurs agences. Dans ce cas, le “fournisseur” de carte logée peut intégrer ses différentes dépenses. Dans le format standard, les relevés fournissent les données suivantes : date d’achat du voyage, nom du voyageur, numéro de billet, classe réservée, itinéraire, coûts du voyage. Sur demande, AirPlus peut fournir jusqu’à neuf données supplémentaires : centres de coûts, matricule, code projet, numéro de commande, imputation comptable, date de départ, compte interne, destination. Les cartes logées sont par ailleurs assorties de garanties d’assurances. Chez Air Plus, par exemple, l’assurance voyages couvre toutes les prestations réglées au moyen d’une carte logée utilisée par les salariés, mais aussi les collaborateurs externes tels que les invités ou les partenaires…

Jusqu’en 2005, la Société Générale proposait à ses clients la carte logée AirPlus. “Nous étudions la possibilité de vendre à nouveau des cartes logées, explique Élodie Trouillaud. En attendant, lors des appels d’offres, nous répondons par le débit sélectif qui présente l’avantage de débiter les dépenses liées aux voyages, comme par exemple la billetterie, sur le compte de l’entreprise. Les autres frais seront alors prélevés sur le compte du titulaire de la carte”.

La carte achat s'installe dans la sphère publique
Récente, la dématérialisation des achats fait son chemin dans le secteur public. Ministères, collectivités locales et entreprises publiques commencent à adopter la carte achat en fonction de leurs besoins. Par exemple, un hôpital sera tenté de l’utiliser essentiellement pour régler des dépenses effectuées sur Internet. Le ministère de la Défense, qui est en train d’étoffer son parc jusqu’à 5 000 cartes, compte bien rationaliser les délais de paiement auprès de ses 200 000 fournisseurs ! En attendant, dans les grandes structures publiques, l’adoption d’une carte d’achat destinée à des porteurs requiert une certaine volonté politique, ainsi que la mobilisation des acheteurs et des financiers.

Au préalable, il faut s’informer, échanger, dialoguer et rencontrer des experts… Dans cet esprit, l’Association des professionnels européens de la carte d'achat et de la transaction dématérialisée (APECA) prolonge cette année, en collaboration avec la direction générale des finances publiques, “le tour de France de la carte d’achat et de la dématérialisation”, avec trois villes supplémentaires : Lille, Dijon et Sète. Portant sur une quinzaine de destinations, cette opération itinérante de promotion et d’information prend la forme de réunions interactives, de partage d’expériences et de témoignages. Elle est soutenue par des partenaires qui présentent leurs solutions. “L’adhésion de la sphère publique à la carte achat permet de générer des économies de gestion par une rationalisation du processus d’approvisionnement”, souligne Solange Ligeret, secrétaire générale de l’APECA.

Recourir à un appel d'offres
Lorsqu’une entreprise privée souhaite mettre en place ou renouveler son parc de cartes corporate, ou qu’une entité publique envisage d’introduire une carte d’achat comme mode de règlement, il convient de lancer un appel d’offres. Après avoir réalisé une cartographie des achats, il est possible d’établir un cahier des charges adapté aux besoins de la société. Dans cette consultation des acteurs du marché, le niveau d’acceptation de la carte, l’étendue des garanties d’assurance et d’assistance ainsi que le coût d’abonnement des cartes et la durée du différé de paiement constituent les principaux critères à prendre en compte. Si les deux premiers sont quelque peu figés, il existe une marge de négociation sur les deux derniers. En fonction du volume d’affaires généré par les cartes des collaborateurs, les cotisations demandées peuvent être plus ou moins nulles.Quant aux délais, là encore, les grands groupes privés peuvent obtenir des différés de paiement jusqu’à 60 jours calendaires. “Lors des appels d’offres, différents critères sont étudiés : la définition du reporting, le coût de la cotisation, les services à valeur ajoutée tels que le choix du code secret par le titulaire, la personnalisation du visuel de la carte affaires, par exemple aux couleurs de l’entreprise”, explique Élodie Trouillaud.Très courante aux États-Unis, la pratique de la remise ou “rebate”, qui a franchi l’Atlantique pour atteindre notamment la France, peut prendre la forme de quelques pour cent accordés par le distributeur des solutions de paiement sur le budget annuel de voyages de l’entreprise.

Les besoins spécifiques des PME-PMI
À la différence des grandes entreprises, celles-ci disposent de peu de pouvoir de négociation. Cependant, les acteurs du marché mettent à leur disposition toute une gamme de cartes “business” leur facilitant les déplacements professionnels. American Express propose une carte co-marquée avec Air France, adoptée par plus de 8 000 sociétés tricolores. Avec celle-ci, l’entreprise a, là encore, le choix entre un paiement qui sera centralisé sur son compte bancaire ou le paiement individuel débité sur le compte du titulaire. En outre, elle bénéficie d’un différé de paiement gratuit de 28 jours à partir de la date d’arrêté des comptes. Pour les collaborateurs, cette carte fait tourner le compteur de miles pour des trajets aériens effectués chez Air France et des achats chez les partenaires du programme. “J’utilise les miles accumulés sur ma carte Air France KLMAmerican Express pour accéder aux salons affaires dans les aéroports et être surclassé lors de mes déplacements lointains”, confie ce grand voyageur, habitué des pays émergents. En réglant leurs titres de transport avec cette carte co-brandée, les titulaires ont droit automatiquement aux assurances voyages : accidents, incidents de voyage, bagages et biens personnels, assistance téléphonique, rachat total de franchise chez Hertz.

Dans la pratique, la carte Air France KLM-American Express se décline en une version Silver et une autre Gold. Dans les deux formules, la carte est gratuite la première année et s’accompagne de 3 000 miles de bienvenue. De plus, la validité du solde de miles Flying Blue du porteur de carte est prolongée de vingt mois à chaque utilisation. Si ses achats quotidiens lui procurent des miles supplémentaires, la carte Gold est plus généreuse dans ce domaine. Aussi, le détenteur accède plus rapidement au niveau supérieur du programme Flying Blue et aux avantages qui lui sont réservés : priorité pour enregistrer et embarquer, choix du siège et accès aux salons privés.