Assurances et sécurité : au cœur des préoccupations des entreprises

Autrefois complémentaires d’une politique voyages, les assurances sont devenues un élément incontournable, obligatoire même, pour les grands groupes internationaux comme pour les PME qui ont des responsabilités en matière de sûreté et de sécurité. Différentes solutions existent selon le type de déplacement, et à des coûts adaptés.

C’est comme un axiome, une évidence : plus la taille d’une entreprise est importante, plus celle-ci se tourne vers les marchés étrangers. La mondialisation ne fait qu’accentuer la chose et les voyages d’affaires prennent aujourd’hui un caractère véritablement stratégique. Dans ce cadre, les décideurs ont plus que jamais la responsabilité, aussi bien morale que légale, de protéger leurs collaborateurs. Et cela, aussi bien dans le cadre d’un simple déplacement d’affaires que d’une expatriation de plusieurs années. Il importe donc pour les entreprises de signer le bon contrat auprès des spécialistes du secteur. Mais la préparation du voyage en fonction du niveau de risque encouru sur place est un élément tout aussi déterminant.

Inventaire à frémir

En effet, avec l’augmentation des déplacements professionnels, l’exposition au risque des grands voyageurs s’est renforcée. Les dangers sont multiples, largement médiatisés, dont la liste est à frémir : maladies (dengue, paludisme, hépatite…), attentats (11 septembre, Karachi, Bombay…), épidémies infectieuses (SRAS, H1N1 ou coronavirus plus récemment…), accidents (voiture, crash d’avion…), catastrophes naturelles (tsunamis, inondations, ouragans), petite criminalité (vol avec violence, chantage…), guerre (Afghanistan, Irak, Mali…), etc. Or la loi fixe aux entreprises l’obligation de protéger leurs collaborateurs pour tout dépenses. La sécurité est ainsi devenue l’une des composantes essentielles des politiques voyages selon l’étude d’Amex : « les solutions de rapatriement et l’assistance 24 h/24 étant dans le top 3 des services demandés par les entreprises ».

Fin février, l’Association française des travel managers (AFTM) a d’ailleurs rencontré les responsables du centre de crise du ministère des Affaires étrangères pour mettre en place une coopération concernant la sécurité des déplacements professionnels. “Cette réunion de travail vise à améliorer la circulation des informations en matière de sécurité à destination des entreprises de toute taille et à intégrer avec efficacité le paramètre sécurité dans les politiques de déplacement des entreprises”, a précisé Michel Dieleman, président de l’AFTM, par ailleurs travel manager monde d’Orange. Très investie sur le sujet au travers de sa commission Sûreté-Sécurité, l’association va organiser dans les entreprises françaises des réunions d’information destinées aux responsables des déplacements professionnels et publier un guide pratique pour les sociétés possédant des activités à l’international.

Mais une action de sensibilisation des collaborateurs est également nécessaire. L’étude Amex révèle en effet que les entreprises sont “en décalage avec la perception des voyageurs qui estiment, à 60 %, la sécurité comme un élément peu ou pas important”. L’évaluation des risques aide les entreprises à déterminer le niveau de préparation nécessaire de leurs collace qui intéresse leur santé, leur sûreté et leur sécurité. Les personnes concernées par cette responsabilité sont nombreuses, qu’il s’agisse des dirigeants, du travel manager, des responsables des directions Relations humaines et juridiques… Le dernier baromètre EVP d’American Express Voyages d’Affaires (AEV) témoigne de cette préoccupation accrue. La sécurité des voyageurs se place en troisième position des priorités 2013, juste à la suite du contrôle des coûts et de l’optimisation des borateurs avant leur départ en mission. Ainsi, International SOS, spécialiste dans la maîtrise des risques de santé et de sécurité, dresse chaque année une Health Map, carte santé visant à aider et alerter les entreprises sur les risques possibles dans les pays où elles opèrent. À charge pour ces sociétés de mettre en place les mesures de prévention adéquates en fonction des pays, lesquels sont classés selon cinq niveaux de risques : faible, moyen, moyen élevé, élevé et extrême.

Prendre ses précautions

“Plus le risque médical d’un pays est élevé, plus le degré de préparation est important. Cela implique d’anticiper et de comprendre la qualité des services médicaux locaux, les risques de maladies, les vaccinations nécessaires, les précautions requises en matière d’alimentation et de consommation d’eau. Il est également essentiel de sensibiliser le voyageur ou l’expatrié sur la meilleure façon de gérer ses maladies chroniques personnelles”, explique le docteur Philippe Biberson, directeur médical Consulting et services médicaux d’International SOS, société qui a géré plus de 4 700 000 cas d’assistance dans le monde en 2012. Si les voyageurs font confiance à leur entreprise pour les assurer au mieux, Amex souligne leur ignorance des détails du contrat puisque “8 sur 10 ne sauraient pas contacter un organisme de secours sur place ni à quel médecin s’adresser.”


Enfin, la préparation du voyage concerne aussi le choix de la compagnie aérienne afin de s’assurer qu’elle ne fgure pas sur la liste noire de l’Union européenne. Ce qui n’est pas toujours simple dans certains pays d’Afrique ou d’Asie. Chez les clients d’Egencia, les aspects liés à la sécurité, et donc au choix des transporteurs, sont directement traités via l’outil d’ordre de mission, le travel manager devant faire en sorte que ces procédures soient respectées. Pour réduire et prévenir les risques encourus par leur personnel, les entreprises doivent donc élaborer une politique globale, appropriée et efficace, qui s’applique aussi bien aux voyageurs qu’aux expatriés et à leurs proches. Ce travail est d’autant plus compliqué que la société doit respecter la législation française, mais également celle du pays où sont amenés à se déplacer ou vivre ses salariés afin de ne pas se trouver en porte à faux par rapport aux réglementations légales et administratives locales.

Pour les aider, les entreprises peuvent compter sur le conseil et les services de leur agence de voyages spécialisée telles AEV, CWT, Avexia, BCD Travel, Selectour Afat Voyages, HRG ou Frequent Flyer Travel… qui disposent toutes d’accords avec des compagnies d’assurance pour proposer des forfaits adaptés aux déplacements de courte durée ou lors d’expatriation.

Ces spécialistes des assurances ont un profil généraliste, comme Axa Assistance, ou sont très spécialisées, comme Mondial Assistance, April International, Europ Assistance ou l’Européenne d’Assurance… Selon les options choisies, l’éventail des services couverts varie de la simple assurance concernant l’annulation du voyage ou la perte des bagages à l’assistance dans le cadre d’une prise en charge du collaborateur jusqu’à son rapatriement, si nécessaire. L’offre assurance d’AEV se décline ainsi en trois formules : “annulation seule”, “multirisques” et “assistance, rapatriement, bagages” couvrant une kyrielle de risques. Carlson Wagonlit Travel (CWT) propose pour sa part à ses clients une solution d’assurance et d’assistance “à la mission” déclinée en quatre packs.

Rester en contact

Les agences de voyages spécialisées dans les déplacements professionnels développent des outils destinés à “traquer” les voyageurs afn de les alerter en cas de situation sensible. Et surtout de les localiser à tout moment pour s’assurer de leur état de santé, pour les regrouper au besoin et assurer leur évacuation.Par ailleurs, les agences de voyages apportent à leurs clients des outils destinés à “traquer” les voyageurs afin de les alerter en cas de situation sensible ou de crise. Et surtout de les localiser à tout moment pour s’assurer de leur état de santé, les regrouper au besoin et assurer leur évacuation. C’est ainsi qu’avec TrackPoint, American Express Voyages d’Affaires apporte ainsi au chargé de voyages, au gestionnaire des risques ou au responsable sécurité la possibilité de suivre les déplacements des collaborateurs dans un pays, une région ou une ville. Cela suppose toutefois que les informations chargées dans le système (dates, vols, hôtels…) soient à jour et que le voyageur ne change pas de programme de son propre chef, modifiant son billet au dernier moment au comptoir d’une compagnie aérienne par exemple.

Internet et applications mobiles permettent de rester en contact 24 h/24 avec des voyageurs en perpétuel mouvement sur le terrain. CWT Program Messenger envoie messages et SMS en cas de modification des itinéraires, de situation perturbée ou de renseignements sur la destination pour renforcer la sécurité sur place. L’agence dédie à ses grands comptes le programme CWT Safety & Security, développé avec iJET, qui apporte des informations et des alertes sur 150 pays. De son côté, Egencia adresse sur l’espace personnel de chaque voyageur des informations spécifiques selon le niveau de risque de la destination. Ce qui peut aller, pour les zones critiques, jusqu’à l’envoi d’un trombinoscope pour reconnaître les personnes assurant les transferts, certaines régions étant en effet réputées pour les enlèvements. “La technologie permet de concevoir des stratégies de sécurité plus efficaces et de fournir aux voyageurs des données personnalisées et pertinentes”, estime Patrice Simon, responsable des innovations chez CWT, qui vient d’acquérir WorldMate pour être encore plus en pointe sur ces outils. En plus de son application mobile “Membership App, International SOS a développé TravelTracker pour aider les entreprises à localiser et à communiquer avec leurs collaborateurs. Cette communication est d’autant plus nécessaire que 23 % des voyageurs d’affaires utilisant cet outil – soit 4,6 millions de voyageurs d’affaires dans le monde – se sont rendus dans des pays à risque classés de “moyen élevé” à “extrême” en 2012. Un suivi à la trace via les smartphones et les GPS, qui peut aller jusqu’à alerter l’entreprise si le collaborateur sort de la zone de sécurité définie et qui peut être parfois mal vécu par les voyageurs, ressentant la chose comme une intrusion dans leur sphère privée.

Abondance d’assurances

Pour les étourdis ou les départs à l’improviste, il faut se rappeler que certaines cartes de crédit, et plus particulièrement les cartes premium (Visa Premier, American Express Platinium, Mastercard Gold…) offrent des possibilités d’annulation, voire d’assistance. A tous ceux qui se décident au dernier moment, la société April dédie un site, aprilinternational. com, qui permet de s’assurer en ligne, où que l’on soit dans le monde, en piochant parmi une offre de contrats adaptée à toutes les situations : voyageurs professionnels en déplacement de courte ou moyenne durée, particuliers ou salariés expatriés, étudiants ou jeunes en programme vacances travail etc.

Entre les contrats conclus par les entreprises, les contrats personnels des collaborateurs et les cartes de crédit, il n’est au fnal pas rare que ces voyageurs disposent sans le savoir d’une double, voire d’une triple assurance. Mais, au fond, ne vaut-il finalement pas mieux être trop assuré que pas assez ?