Budget voyages : bilan 2011 positif, hausse modérée en 2012

Budget voyages : bilan 2011 positif, hausse modérée en 2012

En 2011, le marché du voyage d’affaires a progressé de 2,9%, selon les chiffres du dernier baromètre d’American Express. L’étude confirme également le lien étroit entre les déplacements professionnels et la croissance du chiffre d’affaires.

Bienque le climat économique soit des plus incertains, American Express a présenté les 14 et 15 novembre dernier, au palais des congrès de Paris, la vingt et unième édition de son très attendu baromètre annuel. Préparée par le cabinet de conseil Concomitance, cette étude résulte d’une enquête réalisée auprès de directeurs financiers, directeurs des achats et travel managers de 249 entreprises basées dans onze pays européens : Allemagne, Belgique, Danemark, Espagne, France, Grande-Bretagne, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas et Suède. En fonction de la taille de leur société, les budgets voyages qu’ils gèrent varient entre 400 000 euros et plus de 50millions d’euros.

“Sur les 249 entreprises européennes interrogées en septembre dernier, 21 % seulement affichent un recul de leur budget voyages, contre 40 % en 2010 et 66 % en 2009 ; ce qui signifie que cette année 2011 devrait marquer au final un retour de la croissance du marché des voyages d’affaires, constate Éric Audoin, vice-PDG France d’American Express Voyages d’Affaires. Cette répartition des budgets reste également proche de celle observée en2008. “Après deux années marquées par une forte baisse des budgets, le salon Espace Voyages Professionnels (EVP) 2011 peut enfin afficher une croissance moyenne des budgets de 2,9 %, poursuit Éric Audoin. 34 % des entreprises interrogées ont même vu leur budget consacré aux voyages d’affaires augmenter de 18 %. Ce signal optimiste prouve également que le voyage d’affaires est désormais un indicateur directement lié au développement économique des entreprises”. Toujours selon l’étude, 64 %des entreprises expliquent leurs déplacements par la conquête de nouveaux marchés, un signe de reprise indéniable pour cette année 2011.

Si l’on se base sur la répartition des dépenses par motif de déplacement, en prenant l’exemple des sociétés dont le budget annuel voyages se situe entre 5 et 20 millions d’euros, le maintien et le développement de l’activité représentent 68%des dépenses, les déplacements intra-organisation31%et les événements ou incentives internes seulement 1 %. Que cela soit du côté des PME ou des grands comptes, ces proportions sont d’ailleurs assez similaires.

Les budgets voyages sous surveillance

Désormais trois postes de dépenses se traduisent par des enjeux forts et une surveillance accrue de la part des entreprises : 77 %des entreprises interrogées cherchent en effet à optimiser leur budget aérien, 50 % celui de l’hôtellerie et 25% celui des MICE (meetings, incentives, conventions, exhibitions). Pas de réelles surprises donc, puisque les deux premiers postes de dépenses restent les plus élevés. Toujours en se basant sur les sociétés dont le budget voyages se situe entre 5 et 20 millions d’euros par an, 63 % d’entre elles observent de près les dépenses aériennes, 53%celles consacrées à l’hôtellerie, 22 %les locations de voiture, 19 %les événements et réunions et 11%le rail.Cependant,plus l’entreprise est de taille modeste, plus l’attention portée à l’aérien est importante, grimpant même à 82 % pour les sociétés ayant un budget voyages inférieur à 5millions d’euros par an.

Les priorités peuvent toutefois varier en fonction de la taille des budgets. “En France, pour certaines sociétés, les dépenses consacrées aux événements et opérations participant de l’incentive interne devient une catégorie aussi prioritaire que les dépenses qui concernent l’hôtellerie ; ce qui constitue une nouveauté”, poursuit Éric Audoin. Maîtriser les dépenses consacrées au MICE devient un objectif pour nombre de travel managers. Cette tendance s’observe auprès des grands comptes qui “managent” leurs réunions stratégiques, afin d’identifier de nouveaux gisements d’économies.

Le voyage d’affaires, un vrai investissement

Comme aux États-Unis, les sociétés européennes ont une perception positive du voyage d’affaires. En effet, une entreprise sur quatre considère aujourd’hui ce budget comme un investissement. C’est particulièrement vrai pour les entreprises implantées en Europe du Nord, dans les pays scandinaves, en Allemagne et en Grande-Bretagne. Autre constat, 65%des personnes (soit 9 points de plus par rapport à 2010) estiment que les dépenses liées aux déplacements professionnels constituent un coût nécessaire. Aujourd’hui, 40 %des sociétés en calculent l’impact sur leur activité. “Les entreprises qui sont capables de mesurer le retour sur investissement de leurs dépenses de voyage d’affaires affichent un budget en croissance au-delà de la moyenne européenne, remarque Éric Audoin. Avec les informations fournies par nos outils de reporting, ces entreprises peuvent chiffrer l’impact de ces dépenses sur le chiffre d’affaires d’un département ou d’une division, ou même d’un seul collaborateur”. Plus précisément, 39%des entreprises mesurent le retour sur investissement à un niveau global, 20 % le font par division et 8 % l’évaluent pour chaque collaborateur.

Des leviers d’optimisation plus pérennes

Même si les déplacements professionnels constituent des investissements rentables à terme, la chasse aux coûts se poursuit. Cependant, cette année, la tendance à l’achat au meilleur coût des billets aériens ou des chambres d’hôtel, constatée en 2009, est en perte de vitesse. Cette course au mieux offrant est d’ailleurs reléguée à la sixième place en tant que levier d’optimisation pour contenir les budgets voyages. Désormais, les sociétés misent de nouveau sur des stratégies qui offrent des résultats moins immédiats mais plus pérennes afin de réduire les coûts de manière structurelle. Parmi celles-ci, figure en tête de liste la réservation à l’avance des billets d’avion et des chambres d’hôtel. Prévoir ses déplacements au moins huit jours en amont permet en effet de bénéficier de tarifs plus favorables. Viennent ensuite d’autres bons réflexes qui, aujourd’hui, se multiplient au sein des entreprises : le recours à leur agence de voyages comme à des fournisseurs privilégiés, l’utilisation de la réservation online par le biais d’outils adaptés et la renégociation régulière des accords conclus avec leurs fournisseurs.

Dans cette hiérarchie des leviers d’optimisation privilégiés aujourd’hui par les entreprises, suivent le durcissement de la politique voyages, la recherche des tarifs à contraintes – aussi bien dans le secteur aérien que dans celui de l’hôtellerie – et le développement des réunions virtuelles. Pour ce dernier poste, inutile toutefois de s’attendre à un déploiement massif, car, d’évidence, les déplacements professionnels ont plus que jamais leur raison d’être : le taux de réussite d’une négociation s’avère deux fois plus important dans le cadre d’une réunion en face à face. Les visioconférences sont ainsi essentiellement utilisées pour des réunions en interne ou lorsqu’un premier contact direct, de visu, a été établi avec un client ou un prospect. Rien ne vaut une poignée de main pour signer des contrats à plus ou moins longue échéance…

Généralisation de la réservation en ligne et émergence du mobile

Affichant une moyenne de 57 % en 2010, l’utilisation du “on-line” s’est élevée à 64 % en 2011. Si l’on s’en tient aux budgets voyages compris entre 5 et 20millions par an, la réservation en ligne représente même 78 % en 2011, contre 63%en2010.Dans ce cadre, et quelle que soit la taille du budget dédié aux déplacements professionnels, l’agence de voyages joue un rôle clé, responsable, dans trois entreprises sur quatre, de la mise en place des outils en ligne. Les fournisseurs spécialisés et les équipes internes aux sociétés interviennent respectivement dans 15%et 13%des cas.

Autre constat, les outils de gestion des notes de frais se développent dans plus d’une entreprise sur deux (58 %) et 72 % des grands comptes en sont dotés. En outre, avec l’émergence des smartphones,  iPad et autres tablettes, la mobilité s’invite dans le secteur du voyage d’affaires pour sept entreprises sur dix. Pour 91 % des entreprises interrogées, ces technologies mobiles constituent un vrai complément aux outils traditionnels, et 68 % les utilisent déjà. Lorsqu’elles n’y ont pas encore recours, elles comptent bien les déployer dans quelques mois (13 %), dans un ou deux ans (45 %) et dans un délai supérieur à deux ans (32 %). Parmi les usages mobiles à être plébiscités – réserver et s’enregistrer en ligne, effectuer des modifications, faire le reporting des dépenses – on retrouve des fonctionnalités précieuses, quel que soit le stade du déplacement professionnel.

FOCUS

Les services à valeur ajoutée proposés par les agences de voyages

Tous budgets voyages confondus, voici en pourcentage les services à valeur ajoutée proposés par les agences de voyages qui sont utilisés par les entreprises.
 
Avant le voyage
Solutions de réservation en ligne (63 %), intégration de la politique voyages dans les systèmes informatiques (38 %), amélioration de la stratégie d’achat (36 %), programmes d’identification des compagnies aériennes et des hôtels (31 %), définition de la politique voyages selon les directives achats (31 %), programmes d’identification des fournisseurs pour les réunions et événements (23 %), solutions d’optimisation des ordres de mission (18 %).
 
Pendant le voyage
Assistance 24/24 (64 %), solutions de rapatriement des voyageurs d’affaires (30 %).
 
Après le voyage
Audit, analyse et recommandation sur le workflow (34 %), solutions d’optimisation et de déploiement des notes de frais (25 %).
 
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