Budgets Voyages : dépenses en hausse, contrôle renforcé

Au niveau mondial, la reprise économique a bien été au rendez-vous cette année. Logiquement, ce dynamisme a des répercussions positives sur les voyages d’affaires. Selon l’estimation du cabinet Concomitance Consulting, qui a signé le traditionnel “Baromètre” annuel pour le compte d’American Express Voyages d’Affaires (AEVA), les dépenses de voyages des entreprises françaises devraient poursuivre la reprise amorcée depuis deux ans. Et même augmenter de 2,3 % en 2005. Avec cette hausse, le budget total des voyages des entreprises françaises devrait s’élever à 25,4 milliards d’euros cette année. Telle est la prévision annoncée lors de la présentation de cette étude le 14 novembre à Paris, à l’occasion du salon Espace Voyages Professionnels (EVP).

Même si ce score dépasse notablement celui de 2001 (25,2 milliards d’euros), il faudra sans doute attendre 2006 pour renouer avec le record historique de 25,9 milliards d’euros enregistré en 2000. L’an prochain, le marché des voyages d’affaires pourrait progresser de 2 à 3 %, et franchir le cap des 26 milliards d’euros. Depuis 2003, l’inversion de la courbe des voyages d’affaires se poursuit. Et ce, bien que son rythme de hausse soit nettement plus faible que celui des années d’or du business travel, entre 1997 et 2000. Pendant cette période, le budget voyages des entreprises tricolores augmentait en effet allégrement de 5 à 6 % par an, soit deux fois plus vite qu’actuellement.

En fait, la variation enregistrée en 2005 résulte de l’effet conjugué de deux tendances contradictoires : la progression des dépenses pour les voyages à l’international et le recul des dépenses pour les voyages effectués en France.

Plus de dépenses à l’international

Pour ce qui concerne les déplacements internationaux, les entreprises ont déclaré une hausse de leurs dépenses d’environ 2 % . En revanche, le trafic à l’intérieur de l’Hexagone a reculé de 16,5 % par rapport à 2000. Toujours en France, les dépenses de voyages baissent de 1,7 % pour l’aérien, mais gagnent 1 % pour le train en 2005. Ce succès du transport ferroviaire s’explique par la prolongation des lignes TGV qui font concurrence aux lignes aériennes exploitées par des compagnies classiques aussi bien que low cost. Pour ce qui concerne les déplacements internationaux, les entreprises ont déclaré une hausse de leurs dépenses d’environ 2 % . En revanche, le trafic à l’intérieur de l’Hexagone a reculé de 16,5 % par rapport à 2000. Toujours en France, les dépenses de voyages baissent de 1,7 % pour l’aérien, mais gagnent 1 % pour le train en 2005. Ce succès du transport ferroviaire s’explique par la prolongation des lignes TGV qui font concurrence aux lignes aériennes exploitées par des compagnies classiques aussi bien que low cost.

Sur le plan international, entre les fléaux climatiques comme le tsunami, la poursuite de la guerre en Irak et les attentats, notamment ceux qui ont frappé Londres cet été, les risques sanitaires liés à la grippe aviaire, l’année 2005 a été riche en événements. Et même en drames. “La persistance d’événements internationaux a peu d’influence sur la politique voyages des entreprises interrogées”, signale cependant l’étude. Et les sociétés ont de plus en plus recours aux techniques du risk management. L’analyse de l’évolution des dépenses liées aux déplacements révèle en effet que ces postes ont davantage progressé dans les grandes et moyennes entreprises que dans les PME. En particulier dans les sociétés dont le budget voyages est compris entre 100 000 et 5 millions d’euros, et qui affichent des dépenses en hausse de 3,9 % par rapport à 2004.

Dans les grandes entreprises comptant plus d’un millier de salariés et dont les budgets sont supérieurs à 5 millions d’euros, les dépenses ont grimpé de 4,8 %. En revanche, dans les petites entreprises, les dépenses reculent de 3 %. Plus dépendantes de la morosité de la conjoncture économique française, ce tissu d’entreprises représente malgré tout plus de 25 % des dépenses en France.

Dans le secteur de l’industrie, les dépenses s’inscrivent en baisse de 1 % alors qu’elles progressent de 2,5 % en moyenne dans les services et le commerce.

Une structure des dépenses relativement stable

Depuis 2001, la structure des dépenses n’évolue guère. Seule modification : la part de l’aérien tombe à 48,5 % contre 49 % l’année passée. Ce léger recul profite en particulier au transport ferroviaire qui représente désormais 19,5 % des dépenses contre seulement 17,5 %, en 2004. Et ce, même si de nombreuses entreprises ont tendance à privilégier les voyages en seconde classe plutôt qu’en première.

De son coté, le poste hôtels-restaurants ne totalise plus que 16,5 % au lieu de 18 % l’an dernier. Toujours dans le but de réaliser des économies, les entreprises préconisent l’hébergement dans les établissements deux étoiles, à la place des trois étoiles. Quant au poste location automobile, il se situe à 9 % contre 9,7 % un an auparavant.

Cette stabilité des dépenses n’est cependant qu’apparente, les entreprises mettant en place des règles de plus en plus strictes en matière de déplacements professionnels, notamment pour tout ce qui concerne la partie hôtelière.

Conjoncture morose au niveau national, augmentation des prix des voyages, tous les ingrédients sont présents pour resserrer le budget des déplacements professionnels. Dans cette chasse aux économies, fort logiquement les postes les plus coûteux sont visés : 60 % des entreprises en 2005, contre 58 % en 2004, ont défini des règles de déplacement pour l’aérien, et 40 % contre 38 % pour le rail.

Ces règles sont bien sûr adaptées à la nature des déplacements : les contraintes tiennent compte notamment de la durée du voyage, de la zone géographique et du statut du voyageurs. Dans 52 % des grandes entreprises, contre seulement 20 % dans les PME, ces règles s’accompagnent de la mise en place de cartes “corporate” pour contenir les dépenses. “La formalisation d’une politique voyages est liée à la visibilité et au détourage des dépenses voyages”, indique l’étude. Ainsi, 76 % des entreprises ayant un budget voyages supérieur à 5 millions d’euros ont défini une politique voyages formalisée, contre 44 % pour les entreprises dont le budget voyages se situe entre 100 000 euros et 5 millions d’euros et seulement 27 % pour les autres.

Les coûts et la sécurité

Pas de doute, la priorité d’une politique de voyages est de réduire les coûts. 2005 semble confirmer une tendance amorcée depuis quelques années et qui consiste à prendre davantage en compte les salariés pour définir les règles de déplacement. Certaines entreprises, notamment au travers de la mise en place de politique de “risk management”, ont reconsidéré le rôle du collaborateur dans l’entreprise. Et les problématiques sécuritaires (attentats, guerre) ou sanitaires (hier le Sras, actuellement la grippe aviaire) amènent les sociétés à reconsidérer dans leur politique sociale, leur responsabilité vis-à-vis de leurs collaborateurs. Résultat, pour définir les règles des déplacements, par rapport à 2003, les critères évoluent : le coût pour l’entreprise ne représente plus que 85 % contre 95 % ; l’efficacité professionnelle du collaborateur s’élève désormais à 78 % contre 69 % ; la prise en compte de ses contraintes personnelles s’inscrit à 19 % contre 23 % et son confort atteint 19 % contre 6 %.

Dans ce contexte, les motifs professionnels liés à la performance président à la mise en place d’une politique de voyages. Mais cette dernière est plus ou moins souple en fonction de la taille de l’entreprise : près de 80 % des grandes firmes accordent peu d’autonomie à leurs collaborateurs, contre 50 % pour les petites entreprises. interne par les directions des achats et les services généraux dans 42 % des cas.

Le contrôle peut intervenir a priori et/ou a posteriori. Pour ce faire, les entreprises ont recours à une panoplie d’outils, comme le confirme l’enquête : l’analyse et le suivi en continu (41 %), l’analyse des dépenses a posteriori (43 %), le suivi annuel du contrat (22 %) et l’analyse des dépenses a priori (22%) avec l’utilisation d’outils de type “pretrip reporting”.

Développés par les agences de voyages, ces outils permettent aux entreprises de mieux contrôler en amont leur politique de voyages afin de réaliser des économies. Ces opérations de contrôle visent trois grands objectifs : le respect de la politique de voyages, les engagements de l’agence sur les économies et la capacité à consolider les dépenses de voyages.

Au demeurant, 28 % des entreprises interrogées déclarent avoir mis en place des critères permettant de mesurer leur politique de voyages.

Pour la première fois, l’étude souligne le fait que les entreprises ont mis en place des outils de réservation en ligne qui sont, de facto, moins couteux que la réservation “off line”. 42 % des grandes entreprises mettent l’accent sur les processus afin d’optimiser leur budget voyages

Rémunération à la transaction

En 2005, 80 % des entreprises rémunèrent leur agence sous forme de “transation fee”. Ce phénomène a été accéléré à la fois par la suppression des commissions des compagnies aériennes et la mise en place de la réservation on line. Ainsi les agences de voyages sont-elles rétribuées pour les opérations relevant directement de la gestion des processus, les frais pour services annexes et la création de valeur (intégration de systèmes, reporting global, travel management).

Qu’il s’agisse de la qualité de l’accueil, de la fiabilité, du conseil, des prix et conditions ainsi que du respect des procédures, les entreprises sont relativement satisfaites. D’autant que de nouveaux modes de collaboration s’instaurent avec les agences de voyages.

La réservation en ligne progresse

Par rapport à d’autres pays, le recours à la réservation en ligne reste relativement faible en France. Mais les entreprises ayant adopté ce mode de réservations, l’utilisent de plus en plus et réalisent des économies. Dans ce domaine, les PME ont pris de l’avance : 19 % ont mis en place un outil on line, généralement en choisissant une solution de type portail.

En revanche, seulement 10 % des grandes entreprises ont pu instaurer un outil de réservation on line. “Comme elles achètent leur moteur en ligne et qu’il faut l’intégrer dans leur système informatique, ce retard est surtout lié à la complexité de la “bascule” du mode de réservation”, analyse Dominique Savart.

Alors qu’actuellement 14 % des entreprises – toutes tailles confondues – déclarent utiliser des outils de réservation en ligne, cette proportion devrait augmenter assez rapidement pour atteindre le cap des 25 %.