Cartes affaires: l’inexorable croissance

Le secteur des cartes de paiement professionnelles ne cesse de creuser l’écart par rapport aux espèces et aux chèques. Ainsi, chez Visa Europe, système de paiement européen, le segment des cartes d’entreprise a davantage augmenté l’an dernier que celui des cartes de particuliers. Plus précisément, le volume des paiements effectués par cartes professionnelles a progressé de 26,5 % à travers toute l’Europe. Ce score s’explique par l’effet conjugué du nombre croissant des cartes détenues par les sociétés et de la hausse des dépenses transitant par elles.

En France, les principaux acteurs du marché que sont American Express, Mastercard, Visa et Diners Club font preuve d’une grande discrétion sur les potentialités du marché hexagonal. Jalousement, ils conservent leurs études prospectives, sans les diffuser. Seuls quelques chiffres récents circulent. Ainsi, en 2006, le nombre de cartes Visa destinées aux entreprises atteignait 1 million dans l’Hexagone, pour un total de 7,3 millions en Europe. Chez Mastercard, environ 500000 cartes étaient en circulation sur le marché national. Même en incluant les cartes American Express, les trois millions d’entreprises françaises n’étaient donc pas toutes équipées de cartes. D’où un important potentiel de croissance du marché. Pour l’exploiter, ces acteurs ciblent leur offre en fonction de la taille des destinataires : d’une part, les petites entreprises et les professions libérales ; d’autre part, les moyennes et grandes entreprises. Pour chacune des catégories de clientèle, la gamme comporte trois produits : un produit d’entrée de gamme, un autre de moyenne gamme et un troisième haut de gamme. C’est le niveau des prestations qui fait la différence.

De l’indépendant au grand compte

Conçues pour répondre spécifiquement aux besoins des indépendants et des TPE, les cartes business proposent des services spécifiques allant au-delà des fonctions de paiement et de retrait. À commencer par une couverture d’assurances et d’assistance complète, couvrant à la fois la personne et les outils de travail.

Sur le plan financier, elles sont directement rattachées au compte de l’entreprise. Un relevé de dépenses distingue les frais professionnels des dépenses personnelles. Les cartes diffusées en direct, comme American Express, ou celles émises par les banques, comme Visa et Mastercard, donnent généralement accès à des tarifs négociés auprès des loueurs de voitures, des hôtels ou des prestataires chargés de récupérer la TVA pour les dépenses engagées à l’étranger. Pour l’entreprise de petite taille qui n’a pas le poids nécessaire pour négocier elle-même, cela représente un réel atout.

Sur l’autre segment du marché, à savoir les grandes et moyennes entreprises, les émetteurs proposent des cartes professionnelles affaires, autrement dit des cartes corporate. En fonction de la taille de l’entreprise, un appel d’offres plus ou moins étendu est élaboré par les responsables de la gestion des voyages qui peuvent faire appel à un consultant afin de mener le projet à bien. “Pour les candidats en lice, l’enjeu est différent selon que le budget annuel voyages tourne autour de 500000 euros ou qu’il dépasse les 10 millions d’euros”, dit Anne-Laure Gogeon, consultante chez Espa. Cela étant, lorsqu’un groupe lance un appel d’offres destiné à mettre en place ou même à renouveler son parc de cartes corporate, il joue surtout sur le prix de la carte.

Tout sera donc négocié en fonction du niveau total des transactions passant par les cartes : d’une part, le nombre total de cartes émises et, d’autre part, le volume moyen des dépenses effectuées par chaque porteur. “La négociation sera d’autant plus facile que les déplacements à l’étranger sont majoritaires, ce qui permet à l’établissement émetteur de cartes de facturer des frais de change. Pour les entreprises concernées par ce type de déplacements, une étude fine des taux de change appliqués par la banque sera nécessaire pour faire le bon choix”, poursuit Anne-Laure Gogeon.

Le différé, qui peut être compris entre 30 et 60 jours, et même 90 jours dans certains cas, constitue un autre critère de sélection. D’autres éléments sont également retenus, mais dans une moindre mesure. Ce sont les services comme les assurances incluses, l’assistance au voyageur lors de ses déplacements, la mise à disposition de chèques de voyage ou d’espèces, la capacité de l’opérateur à proposer différents niveaux dans sa gamme de cartes.

On s’en doute, l’appel d’offres donne lieu à d’âpres négociations. Car l’enjeu est de taille : il s’agit de conserver ou de gagner un “grand compte” qui générera des budgets voyages conséquents sur lesquels le gestionnaire percevra des commissions. Pour emporter l’appel d’offres, les gestionnaires mettent donc en avant l’importance de leur réseau d’acceptation, leurs conditions financières, la qualité du reporting et l’étendue des garanties annexes. Car ils disposent d’une certaine marge de manœuvre.

En plus des garanties systématiquement incluses, les réseaux bancaires peuvent paramétrer tout ou partie des garanties optionnelles d’assurance ou d’assistance, en accordant éventuellement une extension assurance individuelle “accident voyage”, assortie d’un doublement du capital versé au bénéficiaire. Les banquiers peuvent moduler le volet de garanties en cas de retard de transport ou de bagages, ou encore d’utilisation frauduleuse de la carte, etc. En matière d’assistance à l’étranger, les banques peuvent majorer le montant de la prise en charge des frais médicaux. Ce critère est important pour une entreprise dont les collaborateurs voyagent souvent aux États- Unis, où les frais médicaux sont particulièrement élevés.

L’attribution des cartes

Couramment utilisées par les salariés appelés à effectuer des dépenses professionnelles lors de leurs déplacements, les cartes affaires sont adossées à un compte ouvert au nom de l’entreprise ou encore à un compte portant le nom du porteur. Dans cette dernière hypothèse, le porteur de la carte est généralement remboursé par son entreprise avant que les dépenses soient débitées de manière différée sur son propre compte bancaire.

En matière de déploiement de cartes, on constate trois grandes stratégies. D’abord, il peut exister une pluralité des gestionnaires de cartes pour des raisons volontaires ou historiques. Par exemple, un groupe peut recourir à deux réseaux différents selon la catégorie des collaborateurs. Les grands voyageurs auront ainsi affaire à American Express, qui diffuse en direct ses cartes pour grands voyageurs, tandis que les salariés ayant au moins 150 euros de frais mensuels utiliseront des cartes Visa. Ensuite, un seul réseau est chargé de gérer le parc de cartes dans sa globalité et sélectionne les catégories de cartes en fonction du profil du voyageur. Il accorde, par exemple, la Visa Gold au président, aux vice-présidents et directeurs commerciaux, et réserve la simple Visa affaires aux commerciaux et techniciens. Enfin, le service voyages et déplacements joue l’uniformité et attribue des cartes Visa affaires à tout le monde, aux membres du comité de direction comme aux commerciaux ou aux collaborateurs du département marketing. “Afin de simplifier la gestion du parc de cartes et d’augmenter son pouvoir de négociation, notamment sur les cartes générant un plus faible trafic de dépenses, mieux vaut choisir un interlocuteur unique pour la mise en place du fournisseur de cartes”, explique encore Anne-Laure Gogeon.

Quelle que soit la politique d’attribution des cartes au sein d’un groupe, les recommandations sont strictes : aucune avance en espèces ne doit se faire par le biais de l’entreprise. En revanche, les voyageurs sont autorisés à retirer des espèces à un distributeur automatique grâce à des cartes corporate à facturation individuelle. Quant aux avances permanentes, elles ne sont attribuées que lorsque la sécurité, l’éloignement ou les bas niveaux de salaires en font une nécessité. En fonction de leurs besoins, les groupes définissent les plafonds de paiement par salarié, et accordent ou non la fonction retrait aux porteurs de carte. Le fait que la responsabilité soit partagée entre le titulaire de la carte et son employeur évite les excès. Il arrive tout de même que des employés l’utilisent à des fins personnelles, mais ce sont des cas plutôt rares. Et dans cette hypothèse, ils en assument le paiement.

Plus d’informations en ligne

Les gestionnaires de cartes comme American Express ou les émetteurs de cartes Visa ou Mastercard profitent de l’essor d’Internet pour transmettre un flot d’informations à leurs clients. Selon les réseaux bancaires distribuant la carte Visa, ces informations sont plus ou moins complètes et la périodicité de leur diffusion plus ou moins grande. Par exemple, BNP Paribas, qui diffuse la carte Visa, a lancé une nouvelle version de son site www.cartesentreprises. bnpparibas.com. “Ce site dispose de deux espaces sécurisés : l’un est destiné aux titulaires de cartes, l’autre à l’entreprise. Dédié aux gestionnaires de cartes ou aux responsables des voyages, ce dernier espace comprend trois modules : le suivi des opérations, du parc de cartes et des outils de gestion du parc”, précise Gaëlle La Corte, chef de produit cartes affaires au service marketing de BNP Paribas. Le gestionnaire accède à cet espace par un identifiant et un mot de passe. En se connectant, il visualise le détail des transactions de chaque collaborateur, depuis le dernier arrêté mensuel. En outre, il a accès à l’historique des opérations au cours des six derniers mois ainsi qu’aux relevés de synthèse. Ces relevés retracent les opérations effectuées en France et à l’étranger, par porteur et par catégorie de dépenses : transport, hôtellerie, location de voitures, avec, dans ce cas, un historique sur douze mois.

Accord entre Mastercard et CWT

La consolidation des programmes de voyages au niveau européen, voire mondial, donne également des idées aux grands acteurs des voyages d’affaires. Depuis l’automne dernier, MasterCard Worldwide et Carlson Wagonlit Travel (CWT) ont lancé un programme avancé de données de voyages. Basée sur les cartes de crédit et destinée aux professionnels des achats, cette solution procure aux clients de CWT payant avec des cartes de crédit MasterCard, des données précises en matière de dépenses professionnelles dans le monde. Cet accord vise donc à inciter les groupes européens ou mondiaux à ne s’adresser qu’à un fournisseur unique de cartes.

Disponible en France et dans une douzaine de pays européens, ce programme de données voyages l’est également en Australie, en Chine et à Singapour. À noter que ces données globales peuvent aussi être fournies aux clients traitant avec American Express en tant que réseau d’agences de voyages. Par le biais des émetteurs de cartes de paiement, les entreprises de toutes tailles et les administrations peuvent accéder à des données plus complètes sur leur programme de voyages. Elles sont ensuite en mesure de les analyser et d’agir en conséquence. En intégrant aux dépenses les informations liées à leur programme de voyages, notamment la politique de voyages, les itinéraires et les codes comptables, les entreprises “équipées” de cartes de crédit peuvent donc réaliser des économies sur le poste des déplacements professionnels.

Les atouts de la carte logée

Le domaine des cartes logées compte deux majors présents sur le créneau des cartes corporate – American Express et Mastercard – ainsi qu’Airplus, autre spécialiste des solutions de paiement et de reporting en ligne pour la gestion des voyages d’affaires.

D’un gestionnaire à l’autre, la dénomination de ce service peut changer. Air Plus s’adresse aux grandes entreprises, généralement des multinationales, par le biais de la carte logée BNP Paribas AirPlus, ou aux établissements publics par celui du Compte achat voyages. American Express qualifie ce système de facturation centralisée par une carte logée dans une agence de voyages, “compte carte voyages d’affaires”. Mais lorsque la Société Générale émet des cartes Mastercard, elle propose aux grands comptes “une offre mixte carte affaires-carte logée”.

Généralement, les cartes de paiement ne comportent que deux options : le débit immédiat et le débit différé. À la Société Générale, il existe une troisième option : le débit sélectif, qui donne la possibilité d’utiliser le même numéro de carte pour toutes les dépenses de voyage : aérien, train, restaurant, taxi, hôtel, etc. Par conséquent, cette solution apporte une certaine simplification aux procédures. En outre, elle permet de séparer les transactions de montant important – généralement l’aérien – pour la facturation. Plus précisément, les transactions liées aux déplacements aériens sont déviées vers un compte entreprise. Autre avantage, cette fois en matière de reporting, il est inutile de rapprocher les transactions cartes et les transactions “logées” pour établir les statistiques par collaborateur.

Au regard du contrôle et du respect de la politique de voyages, le résultat est identique qu’il s’agisse d’une approche basée sur une carte logée ou une carte corporate. “Pour la réservation des billets, l’entreprise peut imposer le recours à un réseau d’agences de voyages qui devient le garant du respect de la politique de voyages. Au lieu de fonctionner avec une carte logée, l’agence de voyages utilise tout simplement le numéro de carte corporate du collaborateur, qui se trouve dans son profil voyageur”, poursuit Stéphane Thiry.

Des outils de reporting de plus en plus complets

Outre le reporting, l’émetteur d’une carte logée ou d’une carte corporate assortie d’un débit sélectif peut fournir d’autres services de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires. “Nous proposons à nos clients entreprises un suivi sur Internet des opérations engagées ainsi que la modification et l’édition d’un relevé de notes de frais. Ce service leur fournit un certain nombre d’informations comptables sur les opérations de paiement et de retrait de leur parc de cartes affaires”, souligne Stéphanie Boedec, chef de produit cartes affaires à la Société Générale. Pour y avoir accès, il faut souscrire un abonnement à Sogecarte.net.

Selon une récente étude d’Airplus, quatre cinquièmes des responsables achats analysent leurs données. La valeur ajoutée des outils de reporting réside surtout dans la transparence obtenue sur toutes les dépenses de déplacement de l’entreprise. Concurrence oblige, les acteurs de la gestion des dépenses de voyages d’affaires peaufinent leur offre en permanence. Impossible d’être exhaustif dans ce domaine. Prenons un exemple parmi d’autres, celui de Mastercard, qui consolide les données financières avec celles détaillées du voyage grâce aux informations fournies par les systèmes mondiaux de réservation de voyage (GSD) et certaines agences de voyages. Sur ce reporting, figurent les lieux de départ, d’arrivée, la classe du billet ou encore des informations spécifiques à l’entreprise comme un numéro de département, de centre de coût, de projet, de collaborateur, etc. Ces données sont consultables avec l’outil de reporting Smart Data On line (SDOL), qui contient également un module intégré de gestion des notes de frais proposant différents niveaux hiérarchiques de contrôle. Il est également possible d’intégrer les dépenses et données enrichies des voyages dans un système de gestion comptable, de manière automatique et personnalisée.

“Comme toutes les dépenses effectuées par cartes – corporate, logée, achat, flotte, meeting – peuvent également être intégrées dans SDOL, les entreprises ont une visibilité complète de leurs dépenses : celles liées aux voyages, celles d’un département achat d’informatique, de services divers, de consultants, de conférences, ou encore celles liées à la gestion d’un parc automobile, essence, réparations, etc., commente Stephane Thiry, responsable solutions entreprises chez Mastercard. Quant à la base de données mondiale unique pour la centralisation des dépenses et données enrichies, elle procure également une visibilité on line des dépenses de voyages pour les entreprises multinationales également.”

Par ailleurs, le coût d’un voyage d’affaires ne comprend pas seulement le prix du vol ou de l’hôtel. Il s’agit aussi des coûts cachés de l’organisation et des processus de l’entreprise. “La réduction des coûts administratifs des déplacements professionnels représente un nouveau gisement d’économies pour les entreprises européennes”, assure la dernière étude réalisée par American Express & A.T. Kerney. En plus de leurs frais professionnels, les entreprises supportent des coûts de gestion indirects qui représentent en moyenne 4,6 %, soit l’équivalent de 323 euros par voyageur et par an. Mais chez les “mauvais élèves”, ces coûts peuvent aller jusqu’à 34 %. À ce stade, la mise en place de cartes corporate permet d’alléger la note. Globalement, les coûts indirects continuent à baisser. Ainsi, de 8 % en moyenne en 1997, ils sont passés à 5,6 % en 2003.

Le traitement des notes de frais et la préparation des voyages constituent des processus chronophages mobilisant également des ressources physiques. “L’adoption de meilleures pratiques de gestion des frais professionnels permettrait de ramener les coûts indirects de 4,6 % à 2,1 %. Cela équivaut à une économie de 25 % pour chaque millier d’euros dépensés, soit une baisse de 54 % des coûts indirects”, explique Marc Clatot, vice-président corporate services chez American Express.

Par ailleurs, depuis le 1er octobre 2007, la commercialisation des cartes bancaires cobrandées est autorisée par le groupement d’intérêt économique (GIE) Cartes bancaires. Aussi, ce type de cartes constitue un nouveau moyen de paiement en France. Par “cobranding”, un terme utilisé dans les pays anglo-saxons, il faut comprendre l’apposition sur les cartes bancaires, en plus du logo de l’établissement de crédit émetteur, d’une marque non bancaire ; cela dans le cadre d’un partenariat commercial. Voilà pour la théorie. Dans la pratique, le leader français du marché des cartes bancaires, Carte Bleue, continue de se mobiliser auprès des banques afin de les aider à construire leur offre monétique. Mais près d’un an après cette modification réglementaire, l’impact reste limité sur le marché des cartes destinées aux entreprises en France.

Immédiatement ou… plus tard

Le secteur est en effet essentiellement constitué par des cartes à débit immédiat ou différé. Et non par des cartes de crédit, prépondérantes dans les pays anglo-saxons. “En raison de son business model, la carte de débit est moins propice au développement du comarquage”, constate David Cartier, responsable marketing des cartes haut de gamme et entreprises de Carte Bleue Visa.

À la différence d’une carte de crédit, la carte de débit ne s’accompagne pas d’agios permettant de financer, entre autres, les avantages accordés par le partenaire dans le cadre d’une carte cobrandée. “Aux États- Unis, des cartes Visa sont comarquées, notamment avec Mariott, United Airlines, Michelin. Dans le secteur des déplacements professionnels, en Grande-Bretagne, des accords de comarquage ont été conclus avec des compagnies aériennes comme Lufthansa ou American Airlines et des chaînes hôtelières comme le groupe Intercontinental qui compte des établissements tels Crowne Plaza,Holiday Inn ou Intercontinental”, poursuit David Cartier.

En France, une dizaine d’accords sont lancés ou en cours de lancement. Mais ils touchent rarement le domaine du voyage d’affaires. Dommage.