Centres d’affaires : Locaux et prestations à la demande

Pas d’engagement à long terme, des espaces flexibles, des services mutualisés, des bureaux tout équipés. Les centres d’affaires déclinent un ensemble d’arguments qui ne laissent pas les entreprises insensibles. Surtout en période de crise.

Un bureau clés en main échappant à la rigidité d’un bail 3-6-9 : la formule des centres d’affaires attire de plus en plus les entrepreneurs, en particulier les créateurs d’entreprise. “La clientèle des centres d’affaires est composée à 50 % de TPE, 30 % de PME et de grands comptes, et 20 % de sociétés étrangères”, indique Frédéric Dathy, président du Synaphe, syndicat national des professionnels de l’hébergement d’entreprise.

Les bureaux sont loués à l’heure, à la semaine, au mois ou pendant plusieurs années et proposent des services à la carte, de l’accueil à la location de salles de réunion en passant par le secrétariat ou l’accès à divers équipements techniques comme la vidéocommunication ; ils permettent aux entreprises d’être très réactives, notamment en période de crise. “Nos adhérents, soit 75 % de la profession, affichaient en 2009 un taux moyen de remplissage de 75 à 80 %”, affirme Frédéric Dathy. Les conditions économiques contraignent les sociétés, faute de visibilité, à restreindre leurs budgets. Et à réduire la superficie de leurs bureaux tout en optant pour des solutions flexibles. La souplesse, en durée et en surface, ainsi que la variabilité des lieux et des prestations des centres d’affaires répondent aux nouvelles exigences. “Beaucoup de grandes entreprises, comme Manpower ou MMA Assurances, ont libéré des grands espaces pour nous louer des bureaux de plus petite superficie leur servant d’annexes”, explique Jean-Bernard Lamoise, directeur de Modelo System.

Parallèlement, les jeunes entreprises pour lesquelles les coûts d’accès à un bureau locatif classique sont élevés (dépôt de garantie, droitau- bail, pas-de-porte…) trouvent dans un centre d’affaires une solution temporaire correspondant à leurs besoins. “Il suffit de brancher son ordinateur ! Les bureaux sont meublés et équipés d’une connexion Internet à haut débit ainsi que d’une ligne téléphonique”, souligne Frédéric Dathy. En option, les clients ont à leur disposition un choix de prestations : assistance-secrétariat, traduction, location de salles de réunion… Par exemple, la location d’un bureau de 12-15 m2 dans un centre d’affaires parisien est facturé entre 900 euros et 1 500 euros par mois. La réduction des coûts peut aussi passer par un bureau partagé. Ce qui revient de 30 % à 40 % moins cher qu’un bureau personnel.

La domiciliation, proposée par tous les centres d’affaires, peut aussi être un avantage pour ceux qui souhaitent séparer leur domicile et leur bureau. Cette activité est définie par une norme Afnor (NSX50-772) et, depuis avril 2010, fait l’objet d’un agrément (décret 2009-C95 du 30-12-2009). Forts de leur succès, après avoir investi les grandes agglomérations (Paris, Lyon, Marseille, Toulouse…), les centres d’affaires se développent dans les villes moyennes. Dans la région lyonnaise, à Villeurbanne, Interburo dispose de quatorze bureaux, situés en centre-ville. “Nos clients sont des TPE et des artisans. Certains sont là depuis plusieurs années. Nous les connaissons tous et c’est cette ambiance conviviale qu’ils apprécient”, souligne Yvette Pompanon, cogérante. Celle-ci les aide notamment dans la préparation de leur bilan en leur proposant en option des travaux de saisie administrative. Car offrir des prestations supplémentaires est également une façon de se démarquer de la concurrence, surtout en région.

Sans contrainte de durée

Ainsi, Modulo System, qui propose sept centres d’affaires dans des villes de moins de 100000 habitants (un huitième unité devrait ouvrir à Rennes en septembre), possède parallèlement une agence de communication et de conseil. Par ailleurs, Jean-Bernard Lamoise a créé, avec un expert-comptable, une association de business angels qui viennent en aide aux créateurs d’entreprise, en les mettant en relation avec des investisseurs privés susceptibles de s’intéresser à leur projet.

De son côté, le réseau d’indépendants Buro Club (1100 bureaux en France, une centaine de salles de réunion et plus de 2000 clients) a mis en place le contrat Offre Liberté. “C’est un bureau immédiatement disponible, sans contrainte de durée et avec la possibilité de se libérer du bail sous un préavis d’un mois”, explique Xavier Berrezai, président du groupement. D’autre part, Buro Club teste actuellement dans l’un de ses centres d’affaires de Toulouse un service de conciergerie. Car au-delà de la location de locaux équipés et d’options standardisées, les centres d’affaires développent tous une large gamme de services associés. Le groupe Sevcorp joue sur le luxe, en soignant l’équipement, la décoration et le confort de ses bureaux. “Nous attachons particulièrement d’importance à la technologie : près de 40 millions d’euros ont été investis à l’international afin que tous nos centres, soit près d’une centaine, possèdent des équipements dernier cri”, annonce Adeline Charles, directrice générale.

Un bureau disponible partout

Ainsi la plate-forme Sevcorp on line permet aux hommes d’affaires de gérer à distance leurs bureaux et leurs salles de réunion. Sevcorp est aussi l’initiateur du bureau virtuel : un concept permettant, pour 370 euros par mois, d’accéder pendant quatre jours à un bureau partout dans le monde et de bénéficier de deux numéros de téléphone.

Regus, le leader mondial de la mise à disposition d’espaces de travail, parie pour sa part sur la flexibilité. Son programme Businessworld, lancé en 2008, réunit plus de 320 000 membres. L’adhésion permet au client de choisir entre quatre forfaits fournissant des lieux de travail flexibles à faible coût, des bureaux et des salles de réunion à la demande dans plus de 1000 centres d’affaires répartis dans le monde, dont une cinquantaine sur le territoire français. Pour Olivier de Lavalette, directeur général de Regus pour la région Europe du Sud, “c’est la solution flexible par excellence pour les professionnels en déplacement ; elle leur permet d’optimiser leur productivité, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Les coûts sont réduits de 60 à 70 % par rapport à ceux d’un bureau traditionnel”.

Le succès de la formule devrait aller croissant car, selon une étude d’IDC, le nombre de travailleurs mobiles – professionnels ayant un bureau mais étant souvent en déplacement, salariés sans bureau fixe et travailleurs à domicile – pourrait atteindre 1,2 milliard d’ici à 2013. D’autre part, Regus, qui a racheté les centres d’affaires BFI (Business Facility International), parie aussi sur les nouvelles technologies. Ses clients ont accès à plus de 2500 studios de vidéoconférence dans le monde. Un service qui, en avril, lors de l’arrêt du trafic aérien en raison de l’éruption du volcan islandais, a enregistré une augmentation des demandes de 180 % au niveau mondial. Cette pratique permet de réduire les frais de déplacement de 75 % tout en limitant les émissions de carbone. “En plus haut de gamme, nous disposons de studios de téléconférence dans une quinzaine de nos centres implantés dans le monde entier”, indique Olivier de Lavalette. Regus équipe également ses sites de salons affaires, sur le modèle des salons VIP des compagnies aériennes.

Selon Édouard Lagourgue, directeur général du groupe NCI, “dans le futur, les centres d’affaires ne se borneront pas à proposer des adresses prestigieuses. Ils auront aussi l’obligation d’être dotés d ’équipements technologiques performants. Les entreprises, en particulier les PMI et les PME, ont de plus en plus tendance à externaliser les fonctions qui ne sont pas leur coeur de métier, donc à opter pour un bureau dans un centre d’affaires. Cette tendance laisse présager que le chiffre d’affaires de notre profession devrait être multiplié par deux au cours des dix prochaines années”.