Gestion : Le sésame des cartes de paiement

Dans les PME comme dans les groupes internationaux, la dématérialisation des paiements est en marche. Ce mouvement s’intensifie d’autant plus dans la conjoncture actuelle qui incite les entreprises à réaliser des économies en simplifiant les procédures.

Pour rationaliser les dépenses liées aux déplacements professionnels, les petites entreprises, tout comme les grandes, ont de plus en plus tendance à recourir à la dématérialisation des moyens de paiement. L’utilisation des cartes de paiement est évidemment plus répandue dans les groupes d’envergure internationale que du côté des PME. Une étude a été réalisée en 2008 conjointement par l’Apeca (association des professionnels européens de la carte d’achat) et le groupement des cartes bancaires CB auprès d’un échantillon de 200 petites et moyennes entreprises visant à mieux cerner l’usage et la maîtrise de la dématérialisation.

Pour régler leurs achats (hors salaires, impôts et taxes), 86 % des entreprises utilisent le chèque et 66 % la carte de paiement éditée au nom de l’entreprise. Seulement 4 % recourent à un système d’avance de fonds de la part du salarié ou du dirigeant. “Notre enquête réalisée sur le segment des PME révèle que les moyens de paiement dématérialisés peinent encore à trouver leur place face au chèque, indique Solange Ligeret, secrétaire générale de l’Apeca. Pourtant, un outil comme la carte d’achat permet de mieux maîtriser les limites fixées par les budgets.”

Responsabiliser le voyageur

Dans les grandes entreprises du secteur privé, la morosité économique engendre une chasse aux économies en responsabilisant les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels. Plus que jamais, la mise en oeuvre d’une politique de voyages stricte passe par des règlements au moyen d’une carte nominative et/ou une carte logée au sein de l’agence de voyages avec laquelle l’entreprise a précédemment passé un contrat. Pour ce qui concerne les cartes corporate, les grands noms du secteur – American Express, Visa et Mastercard – prévoient deux modes de prélèvement : soit le paiement est débité sur le compte du titulaire, soit il est centralisé sur le compte de la société. À noter qu’un grand nombre d’entreprises n’hésitent pas à modifier le mode de prélèvement en le faisant basculer sur le compte des collaborateurs. Parfois, et sans doute pour faire “passer la pilule”, elles les gratifient d’une carte haut de gamme.

Dans leur offre destinée aux PME, comme dans celle proposée aux grandes sociétés, les réseaux de paiement internationaux proposent généralement trois catégories de cartes : une carte d’entrée de gamme, une carte moyen de gamme et une autre haut de gamme. Chaque solution de paiement se complète par une panoplie de garanties d’assurances et d’assistance, plus ou moins étendues. Ainsi, la carte corporate American Express inclut une assurance voyages d’affaires, laquelle prévoit une indemnité maximale de 350 000 euros en cas d’invalidité ou de décès par accident. Avec une carte Gold, le plafond d’indemnisation peut atteindre jusqu’à 500000 euros si l’incident survient à bord d’un moyen de transport public. Pour la carte Platinum, réservée à l’élite des grands voyageurs, la liste des services est beaucoup plus étoffée : accès illimité à plus de 600 salons d’aéroports, garantie renforcée pour les accidents et les incidents de voyage et service de conciergerie. Mis à la disposition du titulaire ou de son assistant, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, ce service répond à de réels besoins liés aux déplacements professionnels : réservations dans des restaurants, achats de billets pour des événements culturels ou sportifs…

Voici deux exemples, parmi d’autres, de demandes adressées par des clients de cartes corporate Platinum au service conciergerie. Premier exemple : lors d’un déplacement en Hollande avec son équipe commerciale, un dirigeant porteur de la carte Platinum souhaitait organiser un dîner dans un restaurant gastronomique. Il fait appel au service de concierge pour réserver une table, mais précisément, ce soir-là correspondait au jour de fermeture du restaurant. “Face à la déception du titulaire, le service a tout mis en oeuvre pour faire ouvrir, à titre exceptionnel, le restaurant pour ce dîner, explique le service concierge d’American Express. Le titulaire de la carte accompagné par son équipe a pu profiter de cette table exceptionnelle, uniquement ouverte pour eux, ce soir-là.” Deuxième exemple : recevant en France des clients étrangers, un titulaire de carte désirait les inviter à une visite privée de nuit du Louvre. Comme le prestigieux musée n’organise aucune visite privée pour les particuliers, le service concierge a dû argumenter, négocier, sécuriser la prestation et obtenir une assurance spécifique pour couvrir cette visite nocturne. Finalement, la conservatrice des collections concernées a accepté d’ouvrir les portes du Louvre. À titre exceptionnel.

Centraliser les notes d’hôtels

Le troisième poste grevant le budget voyages d’une entreprise concerne l’hôtellerie pour laquelle existe une solution de paiement particulière permettant de centraliser automatiquement ces débours. Les deux opérateurs de cartes Airplus et plus récemment American Express ont signé un accord avec CDS Groupe, une centrale de réservation proposant plus de 150000 références hôtelières. Depuis 2007, chez Air Plus, le règlement de la note d’hôtellerie transite par une carte logée, ouverte au nom de l’entreprise cliente auprès de la centrale de réservation CDS. Au lieu d’accumuler, et accessoirement d’égarer, de nombreux justificatifs individuels, l’entreprise privée ou publique reçoit un relevé de facturation des dépenses réalisées dans les hôtels durant une période précédemment définie. Sur demande, elle peut l’obtenir sous forme électronique. D’ailleurs, AirPlus projette de lancer avant la fin de cette année en France, AIDA (AirPlus integrated data & acceptance), sa propre solution de paiement.Déjà opérationnelle dans les autres pays d’Europe et dans le monde, elle permet de garantir ou/et de régler les nuitées d’hôtels pour le compte de clients corporate, via leur agence de voyages. Développée par AirPlus International, elle s’appuie sur le réseau MasterCard ; ce qui lui assure une large acceptation, nationale et internationale.

Centraliser les dépenses

Depuis la fin 2009, le budget hôtellerie transite par une carte corporate chez American Express qui a également passé un accord avec la centrale de réservation CDS. “Notre solution de paiement centralisée des dépenses d’hôtellerie avec CDS Groupe répond à la fois aux attentes des entreprises et à celles des agences de voyages soucieuses de mieux contrôler les dépenses, de bénéficier d’une réelle visibilité sur ces postes et de simplifier les flux comptables”, explique Stéphanie Laroque, directrice marketing d’American Express Carte Corporate. En outre, cette carte permet de limiter le nombre de comptes et les litiges entre les parties concernées : clientsagence, hôtels, prestataires…

Le fonctionnement repose sur quatre étapes. Dans un premier temps, l’entreprise réserve un hôtel par l’intermédiaire de CDS. Elle reçoit alors, par voie automatique, un numéro de commande et de paiement unique avec un montant et une date fixe. Troisième stade : avec ce numéro et cette solution de paiement, l’hôtel est réglé rapidement. Quatrième étape : en fin de mois, à la réception du relevé mensuel détaillé des dépenses hôtelières effectuées, l’entreprise dispose d’une visibilité optimale.

“En combinant une centrale de réservation hôtelière et un mode de paiement centralisé, cette solution procure à l’entreprise un bon tiers d’économie”, affirme Ziad Minkara, PDG de CDS Groupe. Cette économie se répartit en 15 % de gains sur les coûts directs et 20 % sur les coûts indirects. Ces coûts indirects résultent notamment de la suppression des différents comptes fournisseurs par l’hôtel, de l’envoi de factures, du remboursement des notes de frais aux collaborateurs qui, auparavant, réglaient leur hôtel avec une carte à usage unique de paiement. Côté trésorerie, l’entreprise peut obtenir un différé allant jusqu’à 59 jours après la date de check-out de l’hôtel. Lorsqu’une entreprise dispose d’une carte logée American Express, cette solution de paiement virtuel vient en complément.

Rapidité, facilité, sécurité

Pour les entreprises, la détention de cartes présente de nombreux avantages, en particulier des paiements rapides, faciles et sécurisés. Couramment acceptée, la carte dispense de détenir des espèces. En outre, elle permet de “tracer” les achats et de mieux maîtriser les budgets. Grâce aux relevés qu’elle reçoit, l’entreprise peut mieux ventiler les dépenses. À l’évidence, les cartes corporate et/ou la carte logée facilitent la tâche des différents intervenants, travel manager, responsable achats, comptable, voire directeur financier. Elles leur donnent accès à des conditions financières attractives ainsi qu’à la gestion des délais de paiement de la billetterie. Cette optimisation du budget consacré aux déplacements professionnels contribue à garantir le respect de la politique de voyages de l’entreprise. “Mais attention ! des tolérances exceptionnelles dans l’application de la politique de voyages risquent de se généraliser rapidement, avertit un observateur. Cette dérive ne permet pas d’atteindre les niveaux d’économies espérés par la mise en place de règles internes.”

Reporting d’avant-garde

Autre avantage : l’obtention d’un reporting indépendant de l’agence de voyages, voire consolidé si l’entreprise a passé un contrat avec plusieurs agences. L’intégration comptable, tout comme le processus de paiement des factures des agences de voyages, est sérieusement simplifiée. En outre, la complémentarité entre les cartes affaires et la carte logée permet de disposer d’une base très complète des données relatives aux déplacements professionnels.

En ce qui concerne le reporting, AirPlus est en mesure de faire remonter les informations correspondant aux coupons de vol émis par 209 compagnies aériennes,Air France incluse, dont 25 compagnies low cost (Easyjet,Transavia,Vueling) acceptant le mode de paiement UATP (Union Air Travel Plan). Afin de gérer les coupons de vol non utilisés, Air Plus peut même fournir les données de vols (flown data), notamment chez Lufthansa, Air China, Austrian Airlines, British Airways et Swiss International.

De son côté, MasterCard Smart Data OnLine, dont l’ergonomie est améliorée, facilite la gestion des dépenses de plus de 10000 entreprises réparties dans le monde. “Souple et fiable, cette application d’émission de rapports sur le Web, de portée mondiale, constitue une solution d’avant-garde que les entreprises préconisent pour mieux organiser, analyser, consolider et gérer leurs données financières provenant de nos programmes de cartes”, déclare-t-on chez Mastercard. Cet acteur propose aussi une offre In control, une plate-forme permettant aux entreprises de disposer d’un outil de paramétrage concernant l’utilisation des cartes, le type de dépenses ou la zone géographique. Cette offre intéresse les multinationales qui souhaitent moduler l’utilisation de la carte, selon leurs filiales.

Frais de transactions réduits

Dans le schéma traditionnel de la carte logée, l’agence de voyages consent une avance de trésorerie pour tout ce qui concerne le transport aérien et ferroviaire, les locations de voitures… Avec la mise en place d’une telle carte, l’agence est réglée plus vite et plus régulièrement. “Pour nos agences, les cartes logées impliquent le versement d’une commission aux grands émetteurs, en l’occurrence Amex, Air Plus et Diner’s Club, explique Philippe Quillien, directeur du voyage d’affaires chez AS Voyages, agence résultant de la fusion de Selectour et Afat Voyages. Même si cette commission est élevée, elle a pour contrepartie la rapidité de règlement alliée à la sécurité du paiement.”

En effet, lorsqu’une agence est payée par simple virement par un client-entreprise, le contrat peut stipuler un paiement à 30 jours, voire davantage. En revanche, en présence d’une carte logée, l’agence est réglée dans un délai de quatre à sept jours. En outre, la responsabilité du paiement est transférée au fournisseur de la carte, ce qui assure à l’entreprise une réelle sécurité. Le service comptabilité clients de l’agence a la charge de gérer les relances pour factures impayées. Comme le gain moyen généralement constaté varie entre 2 % et 5 % du coût annuel total de l’agence, les frais facturés par ce prestataire sont revus à la baisse pour les entreprises privées ou publiques.

Par exemple, une organisation internationale non gouvernementale consacrant un budget annuel de 12 millions d’euros aux déplacements professionnels a obtenu de son agence de voyages une réduction des frais de transactions de 10 %, suite à la mise en place d’un paiement par carte logée. “Contrairement aux pays anglo-saxons où il existe une forte culture d’acceptation des cartes affaires dans le milieu professionnel, ces cartes ont un certain mal à s’imposer en France. Et cela, malgré une réelle simplicité d’utilisation et un coût minime pour les entreprises”, indique cependant le cabinet Espa dans son livre blanc consacré à l’évaluation des impacts organisationnels et financiers liés à la mise en place d’une carte logée.

Carte achat et secteur public

Dans la sphère publique, le paiement par carte reste moins développé que dans le secteur privé.Nettement plus réglementé, ce secteur s’est ouvert à la carte d’achats il y a seulement quelques années. Autorisé en 2001, ce mode de paiement a fait l’objet d’un décret d’application le 26 octobre 2004. Dans ce cas et en matière de déplacements professionnels, on parle plutôt d’une carte d’achat voyages.

Pour les opérateurs de cartes d’achat, et en particulier de prestations liées aux déplacements professionnels, le potentiel de croissance se situe essentiellement dans le secteur public. L’Apeca organise cette année, en collaboration avec la direction générale des Finances publiques, “le tour de France de la carte d’achat et de la dématérialisation”. Cette tournée, qui se compose de neuf étapes, a commencé mi-avril à Bordeaux et se terminera en décembre 2010. “Ce tour de France vise à favoriser les échanges entre les différents décideurs des collectivités territoriales et les professionnels de la carte d’achat”, explique-t-on à la direction générale des Finances publiques. Les élus et les agents chargés de la commande publique rencontrent notamment des banquiers et des fournisseurs. Partenaires de ce tour de France,Air Plus et American Express continuent de s’investir dans le secteur public, notamment auprès des ministères et des grandes administrations pour les accompagner dans la gestion de leurs achats.

Ces produits et solutions génèrent d’autant plus d’économies sur les process que les volumes sont importants. Soucieuses de respecter les règles de la comptabilité publique, notamment en termes de délais et de méthode de paiement des fournisseurs, les entités publiques apprécient tout spécialement la qualité du reporting fourni par l’opérateur de cartes d’achat. Et aussi l’acceptation de cette solution de paiement par… les compagnies low cost. Traditionnellement, dans le secteur public où les cartes affaires sont peu développées, les voyageurs sont réticents à utiliser leur carte de crédit personnelle pour régler toute dépense à caractère professionnel. D’où l’intérêt de mettre en place une carte logée pour ces voyageurs.

Réussir l’appel d’offres

Qu’il s’agisse d’une mise en place ou d’un renouvellement de cartes, qu’elles soient corporate ou logées, les entreprises ont tout intérêt à lancer un appel d’offres auprès des banques et des opérateurs de cartes de paiement. Dans l’évident dessein de négocier des conditions encore plus avantageuses, lorsque deux ou trois candidats sont en lice. “Loin de s’improviser, la rédaction d’un appel d’offres nécessite de prendre en compte les spécificités de l’entreprise, de son statut, explique Anne Laure Gogeon, associé du cabinet Epsa, à Paris. Pour une entreprise publique, il convient de tenir compte de ses spécificités, principalement en termes de délais de paiement et de durée du marché.”

Que l’entreprise relève du secteur privé ou du secteur public, elle peut jouer sur un certain nombre de leviers avec les fournisseurs de cartes de paiement. À commencer par le délai de paiement par rapport à la date du relevé. “Si l’on souhaite gagner de la trésorerie, il est toujours possible de négocier le délai de paiement, poursuit Anne Laure Gogeon. Bien sûr, il sera plus facile à prolonger par rapport aux 28 jours standard, notamment si l’arrêté de compte est bimensuel et non pas mensuel.” La souplesse du relevé, en termes de date d’arrêté et de fréquence, constitue un autre critère de choix. Afin de faciliter le contrôle des factures, dans la mesure où le nombre de lignes facturées diminue avec l’augmentation de la fréquence des relevés, certains clients préfèrent recevoir un relevé établi par décade, voire tous les 15 jours. “La qualité de l’information sur le relevé reste primordiale, ajoute Anne Laure Gogeon. Imaginons qu’une société ait quatre grandes directions et des sous-directions. Inévitablement, elle souhaitera savoir à quelle direction ou à quelle sous-direction, voire à quel service-projet, elle doit imputer les dépenses figurant sur le relevé des cartes logées.” Tout aussi important : s’assurer de la capacité du prestataire de cartes à remonter les codes analytiques du client et de la facilité d’accès des reportings pour le service achats ou travel management de l’entreprise, ainsi que celles de la comptabilité, chargée de l’intégration des factures.

En cas de changement d’opérateur de cartes et lors de la mise en place des nouvelles solutions de paiement, l’entreprise doit pouvoir bénéficier de l’aide d’un chargé de compte ainsi que de celle d’un spécialiste de l’implantation pour une période de rodage de deux à trois mois.

En théorie, les cartes affaires sont facturées au client. Mais leur prix peut lui aussi se négocier et aller jusqu’à la gratuité, si d’importants montants de dépenses sont en jeu. Dans tous les cas, les garanties d’assurances méritent la plus grande attention. D’où la nécessité de s’interroger sur le montant des capitaux versés en cas d’accident ou de décès du voyageur. De plus, en fonction des réseaux bancaires distributeurs, les niveaux de garanties, par exemple pour l’assurance décès, varient chez Mastercard ou chez Visa.

Mieux vaut aussi vérifier la liste des compagnies aériennes low cost éligibles à la carte logée, pour éviter un paiement direct par le voyageur avec sa carte bancaire personnelle. Les bonus ou remises constituent bien sûr la cerise sur le gâteau. Les spécialistes des appels d’offres évoquent le signin bonus, c’est-à-dire la remise, lors de la signature du contrat avec l’opérateur, de la carte de paiement. Par exemple, un pourcentage de remise accordé sur le budget annuel de voyage de l’entreprise. Plus on s’engage sur de longues durées, plus l’opérateur de cartes est tenté de faire preuve de générosité. Mais en cette période manquant singulièrement de visibilité, il arrive aussi qu’il se limite à verser une remise a posteriori, et plus précisément en fin d’année. Sympathique prime de Noël.