L’essor des cartes d’entreprise

Dans un environnement pour le moins morose, les cartes dédiées à un acte d’achat continuent leur progression. En agrégeant l’ensemble des cartes de paiement “traditionnelles”, cartes business, cartes corporate et autres cartes d’entreprise, ce marché a enregistré une croissance de 16 % en 2008, au niveau mondial.

Indispensables outils pour le voyage et sa gestion, les cartes corporate sont proposées par de grands réseaux de paiement internationaux : American Express, Diners Club, Mastercard et Visa. En se basant sur le nombre de cartes détenues, Carte Bleue Visa affirme couvrir les deux tiers du marché des cartes d’entreprise à acceptation universelle ; donc sans tenir compte d’American Express. Certaines banques proposent à leurs clients entreprises, deux réseaux de paiement internationaux : Visa et Mastercard. Qu’ils soient ou non partenaires des banques, ces réseaux de paiement internationaux segmentent leur offre en fonction du type de clientèle visée. Pour chaque segment, ils proposent des cartes plus ou moins haut de gamme, selon le niveau des prestations accordées. Ainsi, chez American Express, les cartes business s’adressent plutôt aux professions libérales et aux TPE (très petites entreprises). Ces clients ne détiennent souvent qu’une carte, généralement attribuée au dirigeant. En revanche, les cartes corporate sont conçues pour les PME (petites et moyennes entreprises) et les grandes entreprises comptant un nombre important de voyageurs effectuant des dépenses au nom de leur société.

L’offre de cartes destinées aux entreprises est elle-même segmentée, comme l’explique Stéphanie Laroque, directrice marketing cartes corporate chez American Express : “Nous proposons trois produits : la corporate Green, la corporate Gold et la corporate Platinum. Plutôt conçues pour les PME, les deux seules cartes comarquées du marché français éditées en B to B, le sont en partenariat avec Air France et Accor.”

Différé de reglement

D’un acteur à l’autre, les cartes corporate sont assorties d’un différé de paiement – généralement fixé à 28 jours – ce qui constitue un avantage pour la trésorerie de la clientèle entreprises. Le débit de la carte peut s’effectuer sur le compte bancaire de la société, mais le plus souvent, il est fait sur le compte personnel du titulaire de la carte, c’est-à-dire le salarié.C’est donc lui qui établit sa note de frais et se fait rembourser par sa société ; avant le débit de son compte. Concurrence oblige, les réseaux de paiement internationaux s’efforcent de répondre aux besoins des entreprises : reporting, contrôle, visibilité et consolidation des dépenses. Grâce à ces informations détaillées sur leurs dépenses, les entreprises peuvent négocier avec leurs fournisseurs de voyages des tarifs établis “sur mesure”.

Au-delà de ces principes généraux, il existe des différences en matière de services fournis au cours des voyages professionnels. Ainsi, le service Visa Business Travel innove en permettant aux TPE d’avoir accès, pour tout ce qui concerne leurs déplacements professionnels, à une agence de voyages dont le numéro de téléphone figure sur leur carte. “Si, par exemple, un dirigeant a prévu de se rendre à Berlin et que son avion est dérouté sur Francfort,le service Visa BusinessTravel lui réorganise rapidement son déplacement”, explique David Cartier, en charge du marketing des cartes d’entreprise chez Carte Bleue.

Assistance et services vip

Le service Visa Business Travel qui réserve le voyage de bout en bout constitue une commodité par rapport à la réservation séparée des prestations telles que les vols, les nuits d’hôtel ou la voiture de location. Surtout pour ces entrepreneurs patrons, car les prestations de voyages sont négociées aux conditions financières habituellement accordées aux grands comptes. Selon le “standing” de sa carte corporate, le voyageur a accès à des services plus ou moins élaborés. “Au niveau des cartes affaires, le contour des garanties d’assurance et d’assistance a beaucoup évolué. Par exemple, avec la carte Visa Gold Affaires, la prise en charge des dépenses de première nécessité consécutives à des retards de transport augmente sensiblement”, poursuit David Cartier. Chez American Express, le détenteur d’une Gold dispose d’un rachat partiel de franchise pour la location de voiture. Avec une Platinum, la franchise est rachetée à 100 %.

Dans le climat économique actuel, un grand nombre d’entreprises ont tendance à restreindre leur budget voyages, et les travel managers sont souvent priés de faire voyager les collaborateurs en classe économique, y compris sur les vols long-courriers. Pour qu’ils arrivent à destination malgré tout en forme, la solution consiste à leur faciliter la vie à terre, c’està- dire à l’aéroport. Cela passe notamment par l’accès aux parkings VIP et aux “lounges” des aéroports. Ainsi, la carte Corporate Platinum d’American Express, réservée à l’élite des grands voyageurs, est assortie de prestations exclusives. En particulier grâce au “priority pass”, qui garantit l’accès à plus de 500 salons d’aéroport et 500 salons VIP implantés dans plus de 90 pays et 275 villes du monde entier. Cet accès est assuré, quelle que soit la classe ou la compagnie sur laquelle le passager voyage.

“Lorsqu’une entreprise lance un appel d’offres auprès des réseaux internationaux de paiement pour mettre en place ou renouveler ses cartes, elle tient compte de plusieurs paramètres. Ses critères de choix concernent essentiellement le réseau d’acceptation de la carte, la qualité de ses données statistiques, le niveau d’assurance et son coût”, explique Cyriaque Benoist, consultant voyages. Au préalable, la société a intérêt à étudier la typologie de ses voyageurs et de leurs déplacements. S’ils se rendent dans les capitales du monde, ils peuvent descendre dans des hôtels de chaînes internationales. Mais si leurs déplacements se limitent à la province, ils seront hébergés dans des établissements indépendants qui ne sont généralement pas référencés dans les GDS (global distribution system) et, par conséquent, par les réseaux internationaux de paiement.

Reporting dans le détail

En matière de statistiques, l’ergonomie de l’outil a son importance. “Au-delà des rapports préformatés, les travel managers souhaitent recevoir des informations plus approfondies, relatives par exemple à une mission spécifique se déroulant avec une équipe bien précise”, poursuit Cyriaque Benoist. Le coût de la carte n’est pas négligeable. En fonction du nombre de cartes déployées dans un groupe et du volume prévisionnel d’affaires qui s’y rapportent, il est possible de négocier les tarifs. Dans certains cas, il est même possible d’obtenir un “cosigning bonus” prévoyant un reversement partiel à l’entreprise des commissions provenant des partenaires de la carte.

Généralement, les appels d’offres portent sur un contrat d’une durée de trois ans. “Encore plus exigeantes pour obtenir le meilleur service au meilleur prix, les entreprises sont attentives à l’acceptation universelle des cartes qu’elles vont délivrer à leurs collaborateurs. En particulier pour le personnel voyageant essentiellement en France”, souligne François Gandon, directeur produits et services chez Mastercard France. Avec la perspective de budgets de déplacements serrés, il est important que la carte corporate permette de régler les notes des hôtels indépendants.

La capacité de reporting constitue un critère déterminant dans le choix de l’émetteur de cartes. Tout comme son éventuel partenariat avec un spécialiste de la récupération de la TVA. Certains grands groupes se chargent en interne de ces sommes à récupérer, d’autres préfèrent sous-traiter cette tâche réputée complexe. “Dans un programme de cartes, les entreprises examinent à la loupe les conditions tarifaires. En particulier, la cotisation annuelle de la carte, ainsi que la commission de paiement et de retrait à l’étranger, le coût mensuel du reporting, la durée et le coût du différé de paiement”, ajoute François Gandon.

Il ne faut pas hésiter à vérifier la façon dont le reporting est facturé : à la ligne, au forfait ou par un simple abonnement. Son coût varie généralement en fonction du nombre de cartes circulant dans l’entreprise et du nombre moyen de transactions par carte. S’agissant des opérations de change, le réseau de paiement international – par exemple Mastercard –, se base sur un taux de change mécanique appliqué à toutes les transactions réglées par carte. À ce taux s’ajoutent la commission de l’émetteur et celle de la banque. Cette commission peut être fixe ou proportionnelle.

Pour accorder une éventuelle gratuité de cotisation des cartes, la banque prend en compte des données telles que le nombre de cartes dans la société et le volume prévisionnel d’affaires. Mais, si l’institution financière entretient déjà des relations commerciales avec son client, ou s’il s’agit de conquérir un nouveau client, des conditions attractives peuvent être proposées.

La carte logée, outil d’économie

Baptisé “carte logée” dans les entreprises publiques, ce mode de paiement porte couramment le nom de “compte carte voyages d’affaires” dans l’univers public. Dans un souci de simplification, nous retiendrons le terme générique “carte logée”. Cette carte – virtuelle – correspond à un numéro détenu par l’agence de voyages avec laquelle l’entreprise a passé un accord. La carte logée regroupe toutes les dépenses de billetterie avion-train qu’elle traite sur un relevé mensuel unique. Un outil de reporting en ligne consolide toutes les données de paiement carte logée-carte affaires. Ainsi, l’entreprise est mieux armée pour négocier avec ses fournisseurs. Disposant de ses données propres, elle est également capable de vérifier l’application de sa politique de voyages.

Introduite en juillet 2008, la nouvelle version d’AirPlus Information Manager constitue un outil encore plus ergonomique et enrichi quant à la qualité des données. Pour que les entreprises puissent contrôler l’application de leur politique de voyages, ce programme leur fournit différentes informations : données par coupon de vol pour l’aérien, base tarifaire, analyse par origine-destination des tarifs, des taxes d’aéroport et des coûts générés à la transaction. Depuis mai 2009, AirPlus propose aux PME, AirPlus savings trackers, un service permettant de repérer les gisements d’économie.

La carte logée sert également à gérer les avoirs, sachant que les changements de programme ou les annulations sont fréquents dans le cadre des déplacements professionnels. La richesse des systèmes de facturation des agences de voyages est un autre atout. Dans un premier temps, la carte logée permet à l’agence de voyages de régler l’ensemble des billets émis pour l’entreprise. Puis l’entreprise paie l’émetteur de la carte, sur la base d’un relevé de facturation détaillé. Cette formule assure un paiement centralisé. Sur le plan administratif, la carte logée s’accompagne d’une dématérialisation des factures et des données. La quasisuppression des saisies manuelles génère des économies de coûts indirects. “Optimiser des achats de billets auprès des fournisseurs permet d’économiser jusqu’à 15 % sur ces postes de dépenses de voyages. Le fait que les avances de trésorerie réalisées par les agences de voyages soient transférées vers l’opérateur carte logée, permet de comprimer les frais de transaction agence de 2 à 5 %”, explique John Baird-Smith, directeur d’Air Plus en France. À noter que la SNCF a choisi en exclusivité AirPlus international pour le paiement en compte logé sur son portail entreprises.

Dès lors que les émetteurs de cartes logées se chargent du paiement, les fournisseurs, transporteurs aériens, ferroviaires ainsi que certains loueurs de véhicules doivent toujours émettre une facture pour leurs clients. Mais grâce à la dématéralisation, ils ne sont plus obligés de l’imprimer puis de l’envoyer par la Poste. Les clients reçoivent un fichier où figure l’intégration comptable, ce qui leur évite d’archiver les factures. La carte logée sert principalement à régler les billets d’avion et de train ; dans le secteur aérien, l’acceptation de cette carte par les compagnies low cost commence à se développer. En l’absence de carte logée, bon nombre d’entreprises ont l’habitude de dédier une carte affaires à l’agence de voyages qui gère les déplacements dans l’entreprise. Les collaborateurs bénéficient alors des garanties d’assurance et d’assistance liées à leur carte Visa Affaires ; même si le voyage n’a pas été réglé avec leur carte.

Gestion centralisée

Les acteurs du marché ont identifié une tendance à la centralisation de certaines dépenses par secteur d’activité. Aussi, les solutions de cartes logées se sont-elles étendues à l’univers de la location de voitures, en proposant la consolidation des dépenses de location de véhicules au sein d’un relevé de dépenses mensuel et détaillé.

Par exemple, avec une carte Airplus, il est possible de louer des véhicules chez Hertz, Europcar, Sixt, National, Citer et bientôt Avis. À l’automne dernier, American Express a lancé “le compte carte location de voiture”. Ce service fonctionne déjà chez Avis et Europcar. Des discussions sont en cours avec d’autres intervenants de la location de courte durée d’automobiles et de véhicules utilitaires. “Pour les cartes logées, l’objectif consiste à parvenir à une solution de location de véhicules multifournisseur, afin de faciliter la vie des entreprises qui travaillent pour la plupart avec un loueur de référence et parfois un ou deux autres, en fonction des implantations géographiques. La carte logée permet d’avoir une vue exhaustive de l’ensemble des dépenses, grâce à la facturation centralisée”, remarque un observateur. Cette solution multiloueur et multimarché s’accompagne pour les entreprises utilisatrices d’un moyen de paiement unique effectué dans un délai de 28 jours, à la date du relevé ; elles n’ont plus qu’un règlement à effectuer, avec un délai moyen de 45 jours. Toujours pour les locations de courte durée des véhicules, la réservation peut s’effectuer par plusieurs canaux : via une agence de voyages, un SBT (self booking tool), un outil de réservation en ligne ou le site du loueur. Certes, la carte logée présente l’avantage de s’adapter à un nombre croissant de typologies de dépenses. Mais ses limites restent principalement du côté de l’hôtellerie. Pourtant les acteurs du marché font preuve de réactivité. Air Plus et American Express, entre autres, sont en train de développer une solution axée sur le paiement centralisé des achats d’hôtellerie.

La carte d’achat public

La carte d’achat public est une spécificité réservée aux collectivités et établissements locaux. Sur ce créneau, American Express, Air Plus, Mastercard proposent une offre adaptée à la réglementation et aux attentes de l’Administration, des EPIC (établissements publics à caractère industriel et commercial), des EPA (établissements publics à caractère administratif). Parmi leurs clients, des ministères, des villes, des chambre de commerce… Rappelons qu’en 2005, Dexia Crédit Local et American Express ont signé un partenariat pour commercialiser leur offre comarquée de carte d’achat dans les entités publiques. Interfacé avec les logiciels comptables, un système d’information permet de mandater mensuellement un unique relevé global des transactions par carte. Cela signe donc la fin des petites factures !