Réunions en visioconférence : si loin, si proche…

Moins onéreuse et plus fiable qu’à ses débuts, la visioconférence gagne du terrain dans l’entreprise. Reste à identifier la solution adaptée à ses besoins parmi une offre toujours plus riche.

« Une réunion virtuelle ne remplacera jamais la bonne vieille poignée de main” : le refrain est repris en choeur par tous les acteurs du voyage d’affaires. Ici pour défendre ses parts de marché, là par peur du changement, ailleurs par conviction profonde… Pourtant, l’heure du meeting 2.0 a bel et bien sonné, si l’on en croit les spécialistes ès visioconférence qui annoncent régulièrement l’avènement de la réunion virtuelle. Malgré ces discours flatteurs, le courrier électronique demeure encore et toujours le moyen de communication numéro 1 dans l’entreprise. Selon une étude de Polycom, 89% des décideurs le privilégient, devant les appels téléphoniques (64%) et – donc – la visioconférence.

Poids lourd des solutions de communication, Polycom pronostique cependant la prise de pouvoir de la “visio” pour 2016. Partisane ou non, cette prévision s’appuie sur certains arguments. En premier lieu, la visioconférence favorise la communication non verbale. Dès lors, plus d’échappatoire pour ces nombreux salariés dont l’esprit divague pendant un entretien téléphonique. Les chiffres publiés à cet égard par Intercall sont éloquents : 82% des salariés travailleraient sur un dossier sans aucun rapport avec la teneur d’un “conf’call” pendant son déroulement. Mais il ne faudrait pas tout de suite jeter la pierre à ces participants qui ont, au moins, le mérite de travailler… La même étude indique que certains sondés en ont déjà profité pour jouer à des jeux vidéo (25%), pour faire de l’exercice (9%) ou, mieux, se sont fait remplacer par un ami (5%)…

Plus interactive que l’email, plus impliquante que le téléphone, la visioconférence va-t-elle gagner du terrain sur les déplacements professionnels ? “Nous sommes tous convaincus que c’est le sens de l’histoire”, résumait d’ailleurs Muriel Hernandez, responsable achats, réunions et événements chez Sanofi, en introduction d’une table ronde organisée par la Global Business Travel Association (GBTA) France sur le thème “Digital meetings : de nouvelles opportunités pour l’acheteur travel/meeting”. “Le digital est une solution d’avenir : nous cherchons tous à réduire les frais de déplacement et les coûts de réception des participants”, ajoutait-elle.

L’argument économique pèse évidemment dans la balance, mais il n’est plus le seul. Car la dégradation des conditions de voyage s’est invitée au débat. “Pendant longtemps, le souci d’économie était un des principaux éléments pris en compte, rappelle Olivier Bonniec-Fischer, responsable de l’offre visioconférence chez Interoute, spécialiste de la communication unifiée et propriétaire de la plus grande plateforme de services Cloud en Europe. La réflexion s’oriente aujourd’hui vers la productivité : la visioconférence permet d’assurer virtuellement un rendez-vous à Lille et à Marseille dans la même journée. Il y a un certain plaisir à voyager pour affaires, mais les déplacements ne sont plus aussi luxueux qu’auparavant”. En outre, le recours à la visioconférence contribue à façonner une image moderne de l’entreprise tout en réduisant son empreinte carbone.

Des freins qui disparaissent

Cependant, tous ces atouts ont longtemps été contrebalancés par le coût élevé des solutions, mais aussi par une adhésion modérée de la part des salariés, faute de confort d’utilisation. “La visioconférence est arrivée très tôt sur le marché français sans avoir atteint une qualité optimale et sur des réseaux qui n’étaient pas non plus de très bonne qualité, analyse Olivier Bonniec- Fischer. Il y a eu des échecs et je pense que beaucoup d’entreprises ont été échaudées par des problèmes de communication, des images pixélisées… Avec en plus des prix prohibitifs. Maintenant, la qualité est au rendez-vous et les tarifs ont baissé. Il y a une augmentation très nette de la demande en France depuis deux ans”. Le constat est le même pour Guillaume Mikowski, directeur général de Brainsonic : “La visioconférence se développe très vite dans les entreprises, mais pas assez rapidement à mon avis. Je suis étonné de ne pas voir pousser des écrans géants un peu partout, d’autant que les budgets sont très faibles au regard des économies potentielles.

Pour pallier ce retard au démarrage, une plus grande lisibilité de l’offre devrait être, en plus du prix, un facteur décisif au déploiement de ces solutions. L’adoption de la norme commune WebRTC s’inscrit dans cette optique de simplification, permettant d’abattre les cloisons entre fournisseurs. Il y a quelque temps encore, les communications entre solutions différentes n’étaient pas toujours possibles, un peu comme si le possesseur d’un iPhone ne pouvait pas téléphoner à un propriétaire d’un Samsung.

Le marché se met également au diapason de la mobilité connectée, offrant aux voyageurs d’affaires la possibilité d’assister à des réunions virtuelles pendant leurs déplacements. Les équipements requis pour participer à une visioconférence s’allègent et, aujourd’hui, la réunion point à point – qui relie deux salles de visioconférence – n’est plus la norme. L’heure est au “multipoints”, permettant à deux interlocuteurs isolés de se joindre, qu’ils soient dotés d’un ordinateur portable, voire d’un simple téléphone. L’étude Polycom précédemment citée révèle d’ailleurs que les ordinateurs portables et de bureau sont les appareils les plus utilisés par les Français pour la visioconférence professionnelle (73%), devant les salles de conférence (41%) et les terminaux mobiles (36%). Ces derniers pourraient même atteindre un taux d’utilisation de 55% à l’horizon 2016.

Réunions façon Star Trek

Que sera la visioconférence dans le futur ? S’en remettre à la boule de cristal reste très aléatoire dans un univers technologique où la référence d’aujourd’hui n’est pas forcément celle de demain. Cependant, certaines solutions émergent. Un acteur comme Interoute exploite les ressources du cloud et propose de la “vidéo as a service” pour réduire les coûts d’infrastructures. Dans le même temps, d’autres spécialistes se mobilisent pour répondre aux besoins ponctuels. Nombre de centres d’affaires, à l’image de ceux de Regus, intègrent des équipements dernier cri dans leurs adresses clés. De son côté, la plateforme Birdoffice, issue de la consommation collaborative à l’image d’Airbnb dans l’hébergement, met en relation les entreprises pour louer leurs espaces de réunions souvent dotés d’équipements de visioconférence.

De leur côté, une majorité de grandes chaînes hôtelières ont pris le virage du meeting virtuel, avec plus ou moins de succès. Certaines d’entre elles n’hésitent pas à se positionner à la pointe du marché, en proposant à leur clientèle des équipements futuristes. Inauguré à Madrid en octobre dernier, le NH Collection Eurobuilding est l’archétype de l’hôtel hyperconnecté, le premier à présenter le nouveau concept de réunions du groupe espagnol High Tech Made Easy. En plus des solutions de réunions virtuelles développées autour des outils Microsoft Lync, l’établissement expérimente un service révolutionnaire. Sa solution de téléprésence holographique fait passer la visioconférence dans la troisième dimension. Ainsi des interlocuteurs éloignés peuvent surgir plus vrais que nature pour discuter avec les participants, dans une ambiance digne de Star Trek. C’est peut-être bien cela, la norme de demain… En attendant la téléportation ?

Des avatars holographiques s’immisçant dans les réunions ? La perspective n’est pas si abracadabrantesque que ça. Le NH Eurobuilding de Madrid l’expérimente depuis octobre.

Meetings virtuels : décryptage…

De la solution grand public de type Skype à la téléprésence holographique en 3D, l’éventail de la réunion virtuelle est très large. La visioconférence relève de la communication unifiée, un ensemble plus vaste regroupant les différents media utilisés au quotidien dans l’entreprise : téléphonie, email, tchat… Souvent confondue avec la visioconférence, la téléprésence relève d’une forme plus poussée de communication et nécessite une salle dédiée. Le dispositif implique plusieurs caméras et des écrans permettant de reproduire l’ensemble des participants en taille réelle. En marge de ces visioconférences, d’autres types de communication corporate émergent et ciblent une audience bien plus large. Diffusés en direct ou en différé, les événements virtuels et les réunions digitalisées permettent d’impliquer plusieurs milliers de personnes pour diffuser son message à grande échelle, aussi bien en interne qu’auprès de partenaires ou de clients. Filmé à la manière d’une émission de télévision, l’événement nécessite alors le recours à des spécialistes de l’événementiel et de l’audiovisuel. En associant réunion physique et diffusion virtuelle, ce nouveau type d’événement hybride optimise la diffusion du message, tout en favorisant l’interactivité de la réunion et son retour sur investissement.