Séminaires : établir un cahier des charges

À la différence des opérations événementielles comme les lancements de produit ou les voyages de récompense, les séminaires sont amenés à se répéter au cours d’une année.

Ce type de manifestation se prête à la standardisation et à l’établissement d’un cahier des charges à diffuser auprès des prestataires. “Le meilleur moyen d’obtenir de bons prix est une planification annuelle plutôt qu’une négociation au coup par coup”, recommande Jérôme de Béru, directeur MICE chez Egencia. Dans ce cadre, le rôle de l’agence de voyages consiste, entre autres, à aider les sociétés à définir leurs besoins en termes de localisation du lieu de séminaire et de capacité des salles de réunions. “Par exemple, une société établie en région parisienne et souhaitant faire venir des collaborateurs de province préférera un établissement situé à proximité de l’aéroport, poursuit Jérôme de Béru. Pour chaque séminaire, il est judicieux de définir la capacité de la salle plénière et des éventuelles salles de sous-commissions.” Pour la journée d’étude, il est également utile de définir les équipements indispensables, par exemple un rétroprojecteur et un micro, ainsi que des produits d’accueil, bloc-notes, stylos, post-it, paper boards ou feutres. S’agissant de la restauration, il faut songer à spécifier si les collaborateurs déjeunent et dînent sur place. “Dans un souci de gestion des frais professionnels, nous venons d’interroger des prestataires référencés comme non référencés pour recevoir une dizaine de séminaires sur un jour et demi cette année, explique la secrétaire de direction d’un directeur commercial dans une PME préférant conserver l’anonymat. Comme pour chaque manifestation, nous tablons sur une trentaine de participants venant de toute la France, nos besoins en nuits d’hôtel devraient tourner autour de quatre cents chambres.” Pour estimer ce volume de nuitées, cette société a pris en compte le lieu de résidence des parti ci – pants : ceux voyageant plus de six heures, soit une vingtaine de personnes par manifestation, ont généralement besoin d’une nuit supplémentaire avant ou après le séminaire.