Pour les déplacements professionnels de leurs collaborateurs, les entreprises, quelle que soit leur taille, s’efforcent de simplifier la réservation et la gestion des voyages. Afin de répondre à une demande en très forte croissance, des éditeurs ont mis au point des plates-formes logicielles accessibles par l’intermédiaire d’outils de réservation en ligne (self-booking tools).
En France, ce marché compte moins d’une dizaine d’acteurs. Dans le peloton de tête figurent KDS, leader européen de l’automatisation des processus de déplacements professionnels sur Internet, suivi d’Amadeus et de Traveldoo, grands spécialistes des technologies appliquées au secteur du voyage. Quant aux principaux challengers qui viennent d’intégrer plus ou moins récemment la réservation des billets SNCF, ils portent le nom de GetThere et Concur Cliqbook. À ces intervenants, s’ajoutent la SNCF avec son tout nouveau portail Entreprises ainsi que les outils proposés tant par les réseaux intégrés d’agences de voyages (CWT,American Express) que les réseaux volontaires, comme Sélectour, Afat et Tourcom.
Question de profil
Pour sa part, Expedia Corporate Travel vient de changer de nom pour devenir Egencia afin de mieux distinguer son positionnement et son offre par rapport à la branche loisirs d’Expedia. À ce stade, Egencia qui n’est pas un SBT, mais une solution globale, a conçu une offre spécifique. “Nos outils présentent de nouvelles fonctionnalités liées au profil de chaque voyageur, mais donnent aussi la possibilité de procéder à l’enregistrement en ligne de leur vol plutôt qu’au guichet de l’aéroport”, explique Christophe Pingard, vice-président senior Europe Expedia Corporate Travel et directeur d’Egencia. En outre, les clients peuvent recevoir des alertes automatiques lorsque leurs cartes d’abonnement ou d’identité sont sur le point d’expirer. Tandis que les grands comptes choisissent une solution dédiée, les autres sociétés se rattachent à un portail “mutualisé” par l’intermédiaire de leur agence de voyages. Via ces outils, ils peuvent effectuer des réservations en ligne auprès des différents prestataires concernés : grandes compagnies aériennes, compagnies locales, low cost, hôtels de chaîne ou indépendants, loueurs de véhicules, croisiéristes et transporteurs ferroviaires.
Intégrer le train
En fonction de la localisation de leurs flux commerciaux, les grandes et moyennes entreprises ont tendance à se déplacer de plus en plus en train, en Europe. Elles privilégient ce mode de transport à la fois pour des questions environnementales, mais aussi financières, au regard de la flambée des cours du pétrole. Dans ce contexte, les avancées des solutions technologiques proposées par la SNCF peuvent retenir l’attention des sociétés. Tel est le cas, par exemple, de SFR qui a choisi la dernière version de la solution KDS Corporate pour traiter les déplacements de ses 4000 voyageurs répartis sur ses dix sites. Aux yeux de l’opérateur de téléphonie mobile, la fonctionnalité “multipassagers” qui permet de réserver des billets pour des voyageurs ayant des profils tarifaires différents, a constitué un critère d’adoption majeur ; près des trois quarts des déplacements étant effectués avec la SNCF.
Ces avancées avec les transporteurs ferroviaires sont également mises en avant par les SBT. Ainsi, Traveldoo, l’éditeur européen de platesformes logicielles pour la réservation et la gestion des voyages d’affaires en ligne, a mis en mars dernier à la disposition de tous ses clients la nouvelle interface de la SNCF Riva 4. “Les utilisateurs des plates-formes Traveldoo Enterprise et Traveldoo Portal peuvent optimiser leurs recherches de trajets aller-retour fortement contingentés en termes de prix et accéder à une offre internationale plus large”, explique Olivier Mindren, vice-président marketing chez Traveldoo. Par exemple, lors d’un trajet effectué entre Lyon et Bruxelles, le voyageur pourra cumuler automatiquement les atouts tarifaires de sa carte d’abonnement sur Lyon-Paris et ceux d’une carte Lys ou du programme TCP sur Paris-Bruxelles.
Quant à GetThere (Sabre), le leader mondial de la réservation en ligne de voyages d’affaires, il a récemment intégré SNCF Riva. Comparaison simultanée de l’aérien et du train, solutions tarifaires pour chaque trajet, tarifs négociés, e-ticketing et personnalisation des affichages tarifaires caractérisent cette nouvelle solution. De son côté, Concur Cliqbook Travel, qui a reçu son certificat de conformité SNCF en juin, se positionne comme un service disponible au sein d’une offre unifiée de traitement des voyages d’affaires et des notes de frais Concur Travel & Expense ou en stand-alone.
Sur le plan technique, tous les SBT doivent être connectés à une agence de voyages pour que celle-ci puisse émettre les billets réservés par l’outil. Pour effectuer cette connexion, il faut établir une interface permettant aux deux environnements de communiquer dans un format compatible. Le fait que les SBT soient “supportés” par ces réseaux signifie du même coup qu’ils peuvent s’interfacer avec eux, qu’il s’agisse d’American Express Travel, de CWT ou de BCD Travel… Les outils de réservation en ligne intègrent aussi bien du contenu que des données, des systèmes “maison” ou d’autres, provenant de fournisseurs extérieurs.
Évoluant de la simple aide à la réservation vers la gestion intégrale des voyages d’affaires, ils profitent également des avancées de la technologie mobile. Reste que ces outils sont principalement utilisés pour réserver des voyages simples, de point à point, c’est-à-dire d’un aéroport à un autre sans correspondance, effectués généralement par des collaborateurs se déplaçant en solo ou en nombre réduit. Dès qu’il s’agit d’un voyage plus complexe d’un groupe de passagers ou combinant plusieurs destinations ou “segments”, le recours à l’agence pour une réservation off line reste l’usage.
Compensation carbone
Simple et rapide, l’outil de réservation en ligne peut encore s’enrichir en intégrant diverses solutions. “Au lieu d’utiliser un seul outil SBT, il peut être judicieux pour les entreprises privées ou publiques dont les collaborateurs effectuent des déplacements professionnels, d’intégrer un outil d’ordre de mission, explique Anne-Laure Gogeon, associée du cabinet de consultants EPSA. Géré au travers de l’outil “ordre de mission” pour tous les voyages simples ou complexes, ce processus unique permet de maximiser le taux d’adoption du SBT : l’outil décide si le processus de réservation des voyages s’effectue on line, c’est à dire via le SBT ou, au contraire, offline, c’est à dire par l’agence de voyages.”
Grâce à ce mécanisme combinant ordres de mission et SBT, les entreprises optimisent les dépenses payées à l’agence de voyages. En outre, le SBT peut prendre en compte les notes de frais éditées après les déplacements, de même que les flux automatiques de facturation. Le SBT, enrichi d’autres solutions, couvre donc toutes les étapes du voyage, soit avant, pendant et après. Il peut même surfer sur la vague du développement durable, en accord avec l’air du temps. Ainsi, certains SBT proposent de nouveaux instruments pour la mise en œuvre de politiques de voyages respectueuses de l’environnement et du développement durable, avec compensation des émissions de gaz à effet de serre liées à un déplacement professionnel.
Chez Traveldoo, et tout récemment chez KDS, le calcul des émissions est basé sur la méthode de calcul Bilan Carbone recommandée par l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie). Désormais, les voyageurs peuvent donc mesurer et visualiser l’empreinte carbone d’un voyage, d’un déplacement en avion, en train ou en voiture. Chez Traveldoo, grâce au programme Action Carbone de Good- Planet, les voyageurs peuvent aussi choisir de compenser leurs émissions de carbone en participant au financement de projets de réduction d’émission de GES (efficacité énergétique, énergies renouvelables…) et rendre ainsi leurs déplacements professionnels “neutres en carbone”. Concrètement, la compensation s’opère par l’achat et l’annulation de crédits carbone. Avec Action Carbone, l’acquisition d’unités de réduction de gaz à effet de serre prend la forme d’un don ouvrant droit à réduction d’impôts.
Réservation en ligne : Des avantages concrets
Prenons le cas d’un déplacement à Londres au départ de Paris. Grâce à l’outil de réservation en ligne, le voyageur ou son assistance accède aux différentes alternatives autorisées par la société pour effectuer ce voyage : en avion – compagnies aériennes classiques ou low cost – ou en train. Ces propositions lui sont présentées selon plusieurs critères de comparaison : tarifs, préférences, fournisseurs, classes…
L’utilisateur peut donc choisir, en temps réel, le mode de transport et l’hébergement, tout en respectant les règles définies par la politique de voyages de l’entreprise. Au préalable, l’outil aura été paramétré pour en tenir compte. Par exemple, si les cadres ne sont autorisés à résider que dans des hôtels trois étoiles, aucun établissement quatre étoiles ne s’affichera lors de la phase de recherche. En revanche, dans le cas d’une réservation par téléphone ou par fax, un assistant zélé, ne souhaitant pas mécontenter son supérieur, pourrait être tenté de le surclasser en demandant à l’agence de réserver une catégorie d’hôtel à laquelle il n’a pas forcément droit. L’affichage multimodal permet de visualiser sur un même écran les disponibilités et les prix du train, des compagnies aériennes à bas coûts et des compagnies traditionnelles. Confrontés à un large choix d’offres, les utilisateurs des outils de réservation en ligne ont tendance à réserver des voyages moins chers.
Outre cette discipline on line, l’outil automatique procure de précieux renseignements pour l’organisation d’une mission : plan de cabine de l’avion ou placement dans le train, photo et localisation géographique des hôtels, livraison du véhicule de location sur le lieu de rendez-vous. Sans oublier la synchronisation avec les agendas électroniques.
“Amadeus e-Travel Management apporte des réponses spécifiques aux entreprises et aux voyageurs : aux entreprises, il permet de gérer de manière efficace et plus économique leurs budgets de déplacements ; aux voyageurs, il facilite la personnalisation et l’achat de leurs déplacements professionnels, tout en se conformant à la politique de voyages de leur société”, explique Laurent Engrand, responsable commercial entreprises chez Amadeus.
Pour les entreprises privées ou publiques se positionnant comme “acheteurs de voyages”, le recours à un système de réservation en ligne se traduit par des économies à plusieurs stades. Au niveau du processus interne, ce procédé évite les coups de téléphone, les mails ou les fax à l’agence de voyages. L’optimisation de l’émission des dossiers en ligne permet de réduire les frais d’agence jusqu’à 25 %, selon les estimations d’Amadeus. De plus, sous l’effet conjugué de l’application automatisée de la politique de voyages et du meilleur suivi avec les fournisseurs des prestations de voyages, la réservation en ligne permet de diminuer d’environ 10 % le coût des billets de transport.
Priorité : Se faire adopter
Si l’outil est bien “adopté”, c’est-à-dire utilisé rapidement et fréquemment, les résultats peuvent être spectaculaires. “Avec KDS Corporate, nous avons enregistré des économies que nous identifions sur trois niveaux : d’abord en réduisant nos coûts globaux de transaction d’environ 50 %, ensuite en automatisant l’application de notre politique de voyages, enfin en réduisant le coût de nos billets par l’élargissement de l’offre tarifaire. Ainsi, en moins d’un an, nous avons réalisé notre retour sur investissement”, constate Jessica Olsson, responsable des achats de voyages chez SFR.
Pour choisir un SBT, il convient d’étudier le niveau d’intégration avec le service de notes de frais, de prendre en compte les règles de la politique de voyages et autres procédures d’audit et de vérifier les processus d’approbation (y compris au niveau des ordres de mission).Autres critères méritant l’attention : l’intégration de tous les moyens de paiement, des reçus électroniques et la dématérialisation des factures-justificatifs. “Par l’intermédiaire de ses nombreux rapports standard et sa capacité à générer des rapports spécifiques via l’outil Cognos intégré, l’offre Concur permet aux entreprises d’exploiter très positivement les données, à des niveaux préalablement inexistants”, assure Franck Joguet, responsable commercial chez Concur.
Une fois le choix effectué, il importe de communiquer au sein de l’entreprise et de montrer l’exemple, pour que les voyageurs ou leurs assistants l’utilisent rapidement. Mais ça…