Face à des perspectives d’activité peu réjouissantes, de vraies questions se posent : Comment faire avec un budget resserré ? Comment maintenir le contact avec ses filiales, ses partenaires, ses clients ? Du coup et parce que le voyage d’affaires vit une période de vaches maigres, les entreprises sont tentées de recourir plus souvent, et pour certaines de s’initier, à la visioconférence. Mais la visioconférence a gardé une image peu flatteuse : salle de réunion blafarde, son approximatif, décalages entre le son et l’image… . “Pourtant, aujourd’hui, les outils sont réellement opérationnels, explique François Moïse, directeur marketing communications unifiées et collaboration chez Cisco Systems, On atteint une qualité satisfaisante ; surtout avec l’arrivée de la haute définition.”
L’explosion des réseaux de données, la banalisation des technologies de l’information et la volonté de les simplifier pour mieux les généraliser jouent en faveur de ce que l’on regroupe sous l’intitulé Unified Communications. Ces facteurs ne sont pas seulement d’ordre économique et technique. “Pour les grandes entreprises, la dimension responsabilité sociale est de plus en plus importante, explique Michel Dudet, directeur de l’innovation sur les services IP d’Orange Business Services. Diminuer la fatigue et le stress liés au voyage est une préoccupation de toujours. Mais la nouveauté, c’est aussi la volonté de réduire son propre impact carbone.” Résultat, la visioconférence est devenue un secteur porteur qui connaît en moyenne, à l’année et depuis 2003, une croissance proche de 30 %. Les pratiques managériales ayant tendance à s’uniformiser, la désincarnation des rapports ne pose plus de problème culturel majeur. “D’autant qu’avec les nouveaux systèmes, toute la part non verbale de la communication passe parfaitement. Où quasiment”, ajoute Michel Dudet.
Cependant, la visioconférence n’ambitionne pas de se substituer au contact humain. Elle sert, dans le cadre de réunions de travail, à accélérer les processus de décision. Car rien ne remplace la poignée de main, le face à face, le dîner et la soirée qui suit… Elle est présentée comme un outil de productivité permettant aussi bien de motiver les forces de vente que de faire descendre un message vers ses équipes ; tout en mesurant son impact.
Qualité et simplicité
Les outils ont beaucoup progressé et accompagnent les besoins. Ainsi, l’image et le son cohabitent depuis longtemps avec le partage de documents. En fait, depuis l’époque où le projet pilote de ce qui allait devenir la future visioconférence s’appelait Halo. Créé par HP pour le studio d’animation Dreamworks, il mêlait visioconférence et échanges de fichiers de travail nécessitant plusieurs centaines de giga-octets de données entre les différents sites du studio.
Dès lors, sa présentation est devenue un standard : une salle de réunion dont un mur entier est couvert d’écrans plats (ou de projection), des micros directionnels disposés un peu partout et un appareil de contrôle posé sur la table. L’effet miroir de la salle ajoute au réalisme dans cette solution haut de gamme. “Un grand espace, plusieurs écrans, des gestions de projet, des études, du matériel, des installations… il faut compter 240 000 dollars, prix catalogue”, indique Gilles Chatelain, Visual Collaboration Services Business Manager chez HP. À ce niveau, tout dysfonctionnement est inacceptable. Les salles disposent donc d’un concierge chargé d’effectuer les mises en relation, de régler les problèmes, de répondre aux questions… Le tout est articulé sur un réseau dédié. “Il faut beaucoup de bande passante régulière pour oublier la technologie et travailler”, poursuit Gilles Chatelain. Le coût de fonctionnement varie évidemment selon la distance des liaisons.
Le secteur mise sur le tandem qualité-simplicité par un effort sur la formation et les services. Il s’agit d’augmenter le taux d’occupation des salles. “Sans l’aspect services, nous observons que les salles sont occupées autour de 10 % du temps. En tenant compte de cet aspect, cela monte à plus de 50 %”, précise Michel Dudet. À la clé, la rapidité du retour sur investissement. “Il se situe sous la barre de l’année”, dit François Moïse. Parallèlement aux systèmes qui vont du téléphone avec écran à l’installation haut de gamme, la visioconférence s’est immiscée dans de nombreux process collaboratifs. Si la Visio sur téléphone mobile, fer de lance de la 3G en son temps, a fait long feu, l’incrustation de la vidéo dans les suites logicielles Microsoft ou IBM se développe. Et la vidéo peut être disponible partout, grâce à la webcam intégrée aux ordinateurs portables et avec le soutien des réseaux haut débit sans fil (wi-fi, 3G, 3G+). L’intégration de ces technologies aux messageries instantanées en fait un outil qui se banalise dans la génération Y, très collaborative. Quand elle arrivera sur le marché du travail, sa familiarité avec la technologie transformera peut-être la vidéoconférence en un outil omniprésent…