La perception d’une gestion de parc automobile est souvent réductrice, et ne rend pas justice à la diversité des responsabilités qu’implique ce rôle essentiel. Gérer une flotte automobile, même de quelques véhicules, c’est une mission complexe qui demande des compétences avancées et les bons outils… Et c’est bien souvent une assistante de direction ou une personne des services généraux qui prend en charge cette activité, en sus de son travail quotidien.
Une compétence stratégique et de gestion centralisée
Bien au-delà de l’attribution des véhicules, le gestionnaire a le souci d’optimisation du parc, la planification des renouvellements et l’analyse des coûts, par le biais d’une gestion rigoureuse et centralisée des contrats de location et d’entretien.
Il doit suivre le kilométrage des véhicules en location longue durée (LLD) pour s’assurer du respect des lois de roulage. S’il frôle le “sur roulage” qui coûte très cher, il va étudier l’ensemble de la flotte et réaffecter le véhicule à un collaborateur qui roule moins, ce qui implique un suivi centralisé du parc pour ajuster en interne rapidement.
Il va sélectionner les fournisseurs, négocier les assurances, planifier l’entretien des véhicules pour éviter les pannes coûteuses et minimiser le temps d’immobilisation. Quoi de plus désagréable pour un collaborateur lors d’un contrôle de police que de constater qu’il n’a pas la bonne attestation d’assurance ou que le contrôle technique a été “oublié” ?
Et depuis 2017, avec l’obligation légale de dénonciation, il doit connaître l’historique des affectations afin de pouvoir retrouver et désigner un conducteur ayant commis une infraction. Ce qui n’est pas évident si les véhicules sont en libre-service et que le planning n’est pas renseigné scrupuleusement…
Une compétence d’analyste financier pour optimiser les coûts !
Le gestionnaire va suivre de près des indicateurs comme le TCO, ou Total Cost of Ownership que l’on peut traduire par coût total de possession / de détention, et déterminer le coût de revient d’un véhicule. Ce dernier inclut le prix d’achat et de revente ou de location du véhicule, sa consommation de carburant ou d’électricité, l’assurance, l’entretien… ainsi que sa fiscalité qui varie selon les situations.
Une compétence verte pour répondre aux obligations légales !
Le gestionnaire doit également s’assurer du verdissement de sa flotte pour réduire les émissions de CO2 et répondre aux exigences écologiques. La LOM (Loi d’Orientation des Mobilités), accélérée par la loi Climat et Résilience, incite les entreprises à inclure un pourcentage de véhicules à faibles émissions dans leur parc auto et de planifier l’installation de bornes de recharge. Les voitures hybrides et électriques doivent ainsi représenter 40% du renouvellement de la flotte au 1er janvier 2027, et 70% au 1er janvier 2030 : il faut suivre et anticiper !
Gérer TOUT cela sous Excel est-il possible ?
De nombreuses entreprises gèrent leur flotte automobile sur leurs tableurs. Mais quand la taille du parc augmente, les fichiers Excel deviennent peu fiables, difficiles à maintenir et ne sont pas orientés “analyse”. La gestion manuelle des données et des factures des différents prestataires est complexe : loueurs, pétroliers, autoroutiers, pneumaticiens, assureurs, etc. Historiser les flux et avoir une traçabilité n’est pas non plus possible.
Une solution dédiée permet de centraliser l’ensemble, d’analyser votre parc et de l’optimiser, d’avoir un état des lieux du verdissement de la flotte mais aussi des alertes de renouvellement de voitures, de désigner simplement les conducteurs en cas d’amendes et disposer de tableaux de bords personnalisables. La gestion de flotte automobile est un métier à part entière, qui n’est pas décorrélé du voyage d’affaires. Que vous soyez gestionnaire ou que ce soit une mission que l’on vous a confié, que votre parc soit constitué de 5 ou de 500 véhicules, il est indispensable d’être équipé d’outils qui sauront vous assister dans ces différentes tâches et permettre à l’entreprise de tirer le meilleur de sa flotte automobile.
Cegid Notilus est d’ailleurs la seule application du marché qui gère à la fois la flotte automobile et les frais de déplacements liés.
