En tout cas, interrogées en septembre dernier sur leurs prévisions pour l’année à venir, les entreprises européennes observent une certaine prudence quant à l’avenir, campent sur une position d’attente face aux effets de la récession. “L’an prochain, un double enjeu les attend : contenir leurs dépenses tout en continuant d’être présentes sur les marchés, à la fois pour fidéliser ou conquérir de nouveaux clients, prévoit Régis Chambert, directeur général d’American Express Voyages d’affaires. En moyenne, elles ne sont que 20 % à envisager une hausse de leur budget voyages, 61 % une stabilité et 19 % une baisse.” Au final, le marché du voyage d’affaires devrait enregistrer une timide hausse de 4 %. Ce score pourrait se décomposer en 2 % d’effet prix et 2 % d’effet volume. Les grands comptes continueront à consolider leurs efforts de réduction de coûts tout en voyageant sur les continents où la sortie de crise se profile déjà. À savoir l’Amérique du Nord et surtout l’Asie.
Cette étude européenne résulte d’une enquête effectuée par téléphone entre le 8 et le 22 septembre 2009 auprès des personnes en charge des budgets voyages (directeur achats, travel managers…) de 336 entreprises européennes implantées sur les onze pays suivants : Allemagne, Belgique, Danemark, Espagne, France, Grande-Bretagne, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas et Suède. Selon cette étude, les prévisions et l’optimisme varient en fonction des localisations. Ainsi certains pays anticipent une hausse de leur budget supérieure à la moyenne. C’est le cas de l’Allemagne, le champion des exportations (33 % de ses entreprises), des Pays-Bas (28 %) ou de la Grande- Bretagne (23 %). En revanche, la Belgique ou l’Espagne tablent sur une baisse plus forte que la moyenne, avec respectivement 22 % et 24 %. Entre les optimistes et les pessimistes, la France et les pays scandinaves font état d’anticipations proches de la moyenne.
En attendant de vérifier ces prévisions pour 2010, American Express s’est penché sur l’année 2009. Dans la conjoncture actuelle, ce réseau d’agences de voyages qualifié encore de TMC (travel management company) ne s’aventure pas à chiffrer de manière absolue le marché des déplacements professionnels, tant au niveau français qu’européen. Ses pronostics portent sur des valeurs relatives. Englobant les frais de déplacements professionnels, les frais de mission et de représentation, le budget voyages devrait reculer cette année de 30 % en valeur tandis que le nombre de transactions dans ce secteur devrait baisser de 15 %, par rapport à 2008.
Structure stable des dépenses
Au final, l’année 2009 se révèlera plus difficile que prévu. Contrairement à leurs prévisions de l’an dernier, 66 % des entreprises signalent une baisse de leurs budgets voyages (recul de 31 %) et 23 % observent une stabilité ; tout de même, 11 % d’entre elles notent une augmentation de 23 %. Pour la grande majorité des entreprises interrogées à l’occasion de ce baromètre (82 %), la récession économique est seule responsable de la sérieuse contraction de leur budget voyages. Et pour seulement une petite proportion (10 %), la mise en place d’une politique de voyages empreinte d’une “touche verte” a permis de réduire les dépenses.
Précisément, et contrairement à ce qu’elles annonçaient l’an dernier, le critère développement durable ne figure plus dans les priorités. Seulement 18 % des entreprises reconnaissent avoir mené une politique verte en imposant des déplacements ferroviaires à la place des trajets aériens. “Les préoccupations environnementales ont très souvent servi de prétexte pour serrer les budgets voyages, tout en préservant un climat social au sein de l’entreprise, analyse un observateur. Outre moins polluer, le train présente des avantages tarifaires par rapport à l’avion.”
Si l’on considère les différents postes composant les déplacements professionnels, les dépenses aériennes continuent de peser significativement sur le budget déplacements (80 %). Du coup et pour ce qui concerne l’aérien, les entreprises ne se limitent plus aux compagnies traditionnelles, mais recourent aux compagnies low cost dès lors qu’elles desservent les principaux aéroports. Comme la classe affaires est délaissée pour des raisons d’économie, les compagnies lancent une classe intermédiaire. Ainsi, à compter du 1er avril 2010, Air France proposera une cabine Premium sur son réseau moyen-courrier : fauteuil offrant plus d’espace, choix du siège à l’enregistrement, restauration adaptée à la durée du vol, comptoirs d’assistance…
Réalisant un score de 10 %, le rail constitue le second poste d’un budget voyages. Ce mode de transport est plus développé en France qu’en Grande-Bretagne où les compagnies low cost sont très actives. Avec le développement des lignes à grande vitesse en Europe, cette évolution se confirme au fil des récentes années. L’impact du TGV Est et de l’Eurostar s’est intensifié en 2009. L’hôtellerie (7 %) est suivie par la location de voitures (3 %).
Contrôle des achats renforcé
Lorsque les voyageurs d’affaires se déplacent, c’est principalement pour rendre visite à des clients et/ou à des prospects. Pour les entreprises interrogées, les voyages permettent de maintenir des relations avec des clients existants ou de développer de nouveaux marchés. Les voyages d’affaires sont considérés par la grande majorité des entreprises comme un coût nécessaire. La crise les pousse à se soucier du retour sur investissement. Les prestations voyages entraînent inévitablement des dépenses. Mais compte tenu du volume d’affaires qu’elles suscitent, à plus ou moins longue échéance, elles constituent de fait un vrai investissement.
En règle générale, les politiques de voyages se renforcent. Particulièrement détaillées, elles intègrent des critères aussi variés que les règles de voyages en Europe (91 %) et hors Europe (90 %), la réservation on line (89 %), la sécurité des collaborateurs, notamment par le biais de l’assurance et de l’assistance (83 %), le contrôle des dépenses (91 %) ou les moyens de paiement (82 %). Phénomène assez récent, les solutions d’audio et vidéoconférence font un joli score (71 %), loin devant la prise en compte des émissions de CO2 et du développement durable (32 %).
Comme les entreprises cherchent à optimiser leurs dépenses, elles ont tendance à privilégier les solutions alternatives au déplacement. Ainsi, pour éviter des voyages intragroupes, les grandes sociétés recourent aux conférences téléphoniques ou aux sessions de visioconférence. “Dans les pays du Nord de l’Europe, quasiment 30 % des voyages intergroupes ont été supprimés, poursuit Régis Chambert. Mais il n’est pas question d’utiliser ces solutions de téléprésence pour gagner de nouveaux clients ou de nouveaux marchés, ou encore pour les fidéliser : on ne développe pas une affaire si on ne se déplace pas. De surcroît pour les petites structures.” Face à cette crise, les entreprises ont mis en place des plans drastiques de réduction des dépenses.
Afin d’optimiser leur budget voyages d’affaires, elles n’hésitent plus à rechercher le meilleur tarif au moment de la réservation. “Ce recours au ‘best buy’ comme premier levier d’économies à effet immédiat a deux conséquences : d’une part, elle va à l’encontre des tarifs négociés dans le cadre de contrats annuels, poursuit Régis Chambert, d’autre part, elle pénalise les ‘remises arrière’ accordées par les fournisseurs tels que0 les compagnies aériennes, les transporteurs ferroviaires ou les hôtels, aux clients sociétés dans le cadre de leur contrat annuel.” Loin d’être négligeables, ces “remises arrière” peuvent représenter jusqu’à 30 % du contrat négocié à l’année avec un fournisseur. Pour l’heure, les grands comptes restent sur l’expectative pour négocier des contrats 2010 avec leurs fournisseurs. Les discussions risquent d’être rudes : du fait des réservations au meilleur tarif du moment et de la chasse aux promotions, ils n’ont pas forcément honoré le volume d’achat défini dans le contrat annuel signé avec leurs fournisseurs. Sous l’effet notamment de la consolidation du secteur aérien, la globalisation des accords, déjà initiée en 2008, se confirme à 94 % pour les entreprises dont les budgets sont supérieurs à 20 millions d’euros. Cette globalisation intervient dans l’aérien à 81 % (plus 5 points) et dans l’hôtellerie à 69 % (plus 3 points).Au levier du meilleur tarif au moment de la réservation s’ajoutent souvent la réservation à l’avance ou l’utilisation de tarifs à contraintes.
Budgets optimisés
La politique de voyages devient un moyen incontournable pour réaliser des économies : 89 % des entreprises interrogées indiquent désormais disposer d’une politique unique. Avec deux nouveautés : le recours, nous l’avons vu, à des solutions alternatives aux déplacements avec les meetings par audio, vidéo ou visioconférence, qui entrent en pratique pour 70 % d’entre elles. De même, avec l’apparition de règles pour les congrès, incentives ou salons professionnels. Jusqu’à présent, ce poste Mice, qui représente 13 % des budgets, était encore peu contrôlé. Ce qui tend à moins être le cas.
Une fois la politique de voyages définie, encore faut-il la faire respecter. Un moyen efficace d’y parvenir consiste à recourir à la réservation en ligne.Ne serait-ce que parce qu’elle suscite une certaine culpabilité, si le voyageur dépasse les règles préétablies. En moyenne, 60 % des entreprises déclarent utiliser un outil de réservation en ligne, soit une augmentation de 3 points par rapport à 2008. Bien sûr, plus le budget voyages est important, plus on sollicite l’outil de réservation en ligne : 90 % dans les entreprises dont le budget dépasse 20 millions d’euros, 65 % dans les entreprises dont le budget se chiffre entre 5 et 20 millions d’euros, et seulement 53 % dans les entreprises dont le budget est inférieur à 5 millions d’euros. Et 95 % d’entres elles mesurent sa performance, un score supérieur de 10 points à celui de 2008.
Reporting consolidé
Les entreprises veillent au grain : 94 % d’entre elles disposent de procédures de contrôle et de suivi des budgets voyages. Pour les maîtriser, elles ne se limitent plus à “l’analyse des dépenses a posteriori de type comptable”. Elles ajoutent des vérifications a priori, en effectuant un “pré-reporting”. Au niveau intermédiaire, interviennent les traditionnels “analyse et suivi en continu de type tableau de bord”. À ce stade, le recours à la carte logée et aux cartes corporate leur facilite la tâche. Toujours pour bénéficier d’une visibilité optimale, les entreprises ont tendance à délaisser les avances de fonds (26 % contre 28 % en 2008) et la facturation directe à l’agence de voyages (50 % contre 59 % en 2008). En revanche, elles accordent plus de place aux cartes affaires (47 % contre 40 % en 2008).
Dans ce contexte de renforcement des contrôles, les entreprises où les directions administrative et financière jouent un rôle important privilégient donc la récupération et la consolidation des données. En 2009, 61 % déclarent disposer de la totalité des informations sur leurs dépenses, contre seulement 37 %, en 2008. Sans surprise, les statistiques sur l’aérien arrivent en tête, suivies par celles concernant les locations de voitures et les dépenses hôtelières.
Jouant un rôle essentiel, la TMC (réseau d’agences de voyages) est un partenaire privilégié pour l’entreprise qui la juge sur une multitude de critères : la qualité du service, le contrôle des coûts, la consolidation des données, la capacité à démontrer sa performance économique, l’application de la politique de voyages. Sans oublier l’assistance en matière de développement durable.
