Vingt minutes, et 53 euros : voilà en deux chiffres résumée la problématique de la gestion des notes de frais, que sous-estimerait encore une majorité d’entreprises, tout particulièrement en Europe. Ces chiffres correspondent respectivement au temps et au coût de traitement moyen d’une note de frais, et sont issus de l’étude menée conjointement par HRS et la fondation GBTA, auprès de 500 acheteurs voyages du monde entier. Une problématique d’autant plus sensible que dans un cas sur cinq, une erreur vient enrayer le dispositif ajoutant ainsi 48 euros – et 18 minutes – par note de frais corrigée.
« Les entreprises souhaitant réaliser des économies se focalisent généralement sur les coûts directs, comme le prix des billets de train ou d’avion, ou celui de l’hébergement », rappelle Tobias Ragge, le Pdg d’HRS. « Peu d’entre elles réalisent encore que l’optimisation du processus de gestion des notes de frais est une source d’économies importantes. Pour ce faire, il convient d’adopter un solution technologique qui automatise chaque étape du processus éliminant ainsi les saisies manuelles, le risque d’erreur et de perte de factures » ajoute-t-il.
L’Europe en retard sur les Etats-Unis
Selon l’étude GBTA-HRS, les entreprises européennes souffrent de la comparaison avec leurs homologues US. En effet, 81 % des reçus seraient encore au format papier en Europe, alors que l’utilisation des technologies mobiles comme les reçus scannées par smartphone concernerait 61 % des entreprises nord-américaines. En outre, les notes de frais seraient numérisées dans 84 % des cas en Amérique du Nord, contre 40 % en Europe. Un état des lieux qui pousse les auteurs de l’étude à préconiser : « L’Europe doit abandonner le papier pour suivre l’exemple nord-américain et adopter la technologie numérique ». « Les acheteurs voyages doivent avoir une vision holistique de la dépense hébergement, depuis la réservation jusqu’au paiement, en passant par la facturation et l’archivage des données » souligne Tobias Ragge, évoquant « un gisement d’économies énormes ».
