Séminaires et réunions : l’hôtel, source d’inspiration

Le monde jusqu’ici très conventionnel des salles de réunions ne se prend plus tout à fait au sérieux. En effet, si les hôtels avaient effectué depuis longtemps leur révolution lifestyle, il restait encore aux espaces séminaires à suivre le mouvement. “Si un lieu avait été laissé pour compte dans cette évolution, c’est bien la salle de réunions”, confrme Xavier Louyot, directeur marketing de Pullman, marque du groupe Accor orientée “meetings”. Fonctionnels certes, assurément efficaces, il manquait encore à ces points de rencontres professionnelles un petit supplément d’âme, cet esprit contemporain propice à la réfexion.

Or voici qu’apparaît aujourd’hui une touche bienvenue de modernité là où elle en manquait cruellement. “Bien sûr, les organisateurs de réunions sont d’abord attentifs aux fondamentaux : la qualité de la restauration, le service autour des événements, le confort des salles, poursuit Xavier Louyot. Ensuite viennent les détails, le design ou l’architecture d’intérieur, qui ne passent plus inaperçus et qui font la différence. Grâce à cela, l’atmosphère d’un séminaire est positive, les participants ont l’impression de se réunir au bon endroit, au bon moment.”

En compagnie du créateur designer Matthieu Lehanneur, Pullman a choisi de soigner ces petites choses qui participent de manière subtile au retour sur investissement d’un événement. C’est ainsi qu’un nouveau concept de salles de réunions, dont le déploiement va s’étirer sur trois ans, apparaîtra à Londres d’ici la fn d’année, et peu après dans les cinq établissements parisiens en cours de métamorphose. “Les tables de réunions sont inspirées de l’esthétique des tables de poker, décrit Xavier Louyot. Nous ajoutons aussi des “cabinets de curiosités” disposant d’une technologie de pointe et des alcôves qui font penser aux cabines téléphoniques d’autrefois et qui pourront accueillir des réunions informelles, à deux ou trois, en toute intimité.”

Bye bye, bored rooms

L’heure serait-elle venue de dire adieu à ces ennuyeuses “bored rooms” comme les décrivent ironiquement les AngloSaxons ? Sans graver défnitivement leur épitaphe dans le marbre de l’histoire hôtelière, une nouvelle génération de salles de séminaires est en train de naître, donnant un petit coup de vieux aux modèles plus classiques. Brain Box chez Radisson Blu, Think Tank chez Scandic,? Eurek@ chez Novotel, Creative Meetings chez Le Méridien et Creative Space à l’hôtel Alstadt de Vienne, entre autres concepts évocateurs d’un remue-méninges généralisé, démontrent la volonté des hôteliers de dessiner de nouveaux cadres inspirants.

“Les entreprises ont besoin de se projeter dans le futur, de faire évoluer leurs stratégies. Nous, on pose le décor qui favorisera les échanges et la créativité”, dit Serge Trigano, à l’origine des Mama Shelter, ces établissements design à prix doux portés sur les fonts baptismaux par la famille fondatrice du Club Med et par Philippe Starck, garant d’un esprit revigorant et décalé. Le dernier né de la collection, ouvert en mars dernier à Lyon, propose ainsi cinq “ateliers” très tendance aux plafonds tagués à main levée par le calligraphe Tarek Benaoum. L’une de ces salles est assortie d’une bibliothèque avec canapés confortables, bar, baby-foot, jeu de fléchettes et une foule de livres posés çà et là. “Quand on est ici, on se sent intelligent”, poursuit-il.

Ce type d’espaces conviviaux et ludiques destinés aux séances de brain storming récréatives a tendance à se multiplier ces derniers temps. Si l’enseigne Pullman, dès ses débuts en 2007, a dédié ses “chill out spaces” aux réunions décomplexées, Radisson Blu déploie aujourd’hui ses Brain Box, l’un des points forts de son produit Experience Meetings lancé l’an dernier. “Elle casse à la fois les codes traditionnels d’une réunion et le cadre hiérarchique des entreprises. Tout le monde est assis au même niveau, non pas derrière une table, mais sur un pouf coloré Fatboy pour partager les idées. On peut également écrire sur les murs en surface ardoise”, explique Marion Gauthier, directrice ventes Europe de l’ouest et Afrique du nord-ouest de Rezidor. Dans le même ordre d’idée, le groupe IHG teste l’Ideation Room au Crowne Plaza d’Amsterdam, un des fleurons de la marque afaires et séminaires de l’hôtelier britannique. “Avec son tableau blanc digital et des murs magnétiques, cette salle est complètement différente des autres”, souligne Brice Marguet, directeur du développement France et Afrique du nord d’IHG.

Business créatif

Pour stimuler la créativité, les salles de réunions de nouvelle génération jouent également sur la flexibilité, avec un mobilier qui s’adapte aux convenances des organisateurs. Lancée par Novotel fin 2012 et destinée aux réunions de 10 à 30 personnes, la salle Premium propose des tables sur roulettes à plateaux rabattables, des fauteuils signés Herman Miller, eux aussi sur roulettes et qui plus est, avec mémoire de forme pour un maintien du dos optimal. Par ailleurs, la table n’est plus disposée en U, mais en pince de crabe pour favoriser la communication ainsi que la circulation dans la pièce.

La flexibilité est également le maîtremot de la phase de transformation des salles de réunions en cours au sein des hôtels européens de l’enseigne Marriott. Les établissements de Munich et d’Amsterdam, avant ceux d’Istanbul et de Krasnoyarsk début 2014, révèlent ce mois-ci des espaces où les entreprises pourront donner libre cours à leur créativité plutôt que se sentir limitées par une mise en place figée ; le tout renforcé par une technologie dernier cri avec des solutions de vidéo-conférence et des tableaux blancs intelligents.

Surfant sur la vague des bureaux virtuels, Marriott, à travers le concept Workspring, mais aussi Starwood Hotels, avec les espaces Tangent at Westin, se sont également intéressés aux petites réunions ; avec, là aussi, de nouvelles salles modulables. L’espace Workspring, en test au Marriott de Redmond, près de Seattle, se présente comme un vaste business center collaboratif composé de cinq studios et d’espaces communs avec lumière du jour où les voyageurs d’affaires peuvent se retrouver à trois ou quatre autour d’un café, accoudés à une table haute. Mais le lieu se prête tout autant aux rencontres de 75 personnes pour travailler de concert dans un esprit créatif. Dans un même ordre d’idée, de nombreux établissements Westin à travers le monde mettent à disposition de leurs clients les espaces Tangent, loués à l’heure, pour des réunions intimistes, mais résolument technologiques grâce à l’offre interactive media:scape développée par Steelcase.

Le futur qui se dessine aujourd’hui correspond avant tout aux habitudes de travail de la génération Y, hyper connectée et ultra autonome. Face à l’émergence de cette nouvelle vague de voyageurs d’affaires, ce ne sont probablement même que les prémices des séminaires 100 % high-tech. “Nous avons un plan de travail sur les prochaines années pour donner plus de possibilités d’interaction aux événements. Les présentations de slides et de slides et encore de slides que vous subissez pendant deux jours, c’est fni, estime Ludovic Dupont, vice-président distribution des réunions et événements du groupe Accor. Les participants ne doivent plus être spectateurs, mais acteurs de leurs réunions en utilisant tous les canaux technologiques mis à leur disposition et notamment les smartphones pour des sondages en direct, des échanges sur les médias sociaux, des commentaires Twitter…” Déjà, l’hôtel Andel’s de Berlin propose à ses clients, pour 16,66 euros, une application qui permet de diffuser l’agenda du séminaire et la liste des participants, de partager des documents, photos et vidéos, d’interagir en direct pendant le séminaire sur un mur de tweets. Avantage non négligeable, l’application proposée débarrasse les organisateurs comme les participants de toute la paperasserie inhérente à ce type d’événement.

Voilà pour le volet “travail”, composante nécessaire, mais pas suffisante des réunions et séminaires. Car, dans tout séminaire, il y a aussi une partie “plaisir”. Tout autant que la communication des objectifs de l’entreprise ou la diffusion de sa nouvelle stratégie, l’intérêt des rencontres professionnelles repose toujours sur deux piliers aux consonances anglo-saxonnes : team-building et networking. Deux valeurs éminemment humaines, auquel le développement de solutions de visioconférence au sein des entreprises ne fait pas encore – trop – d’ombre. “L’importance de réunir ses cadres en interne, de motiver les forces de ventes, de rencontrer ses clients va aller croissant dans les prochaines années”, parie d’ailleurs Ludovic Dupont.

Un temps pour le plaisir

Si, dans une Europe touchée par la crise, la tendance est à l’efficacité avec des réunions de proximité, en Asie la donne semble diférente, plus festive. Ainsi le groupe IHG constate une attractivité croissante de ses resorts pour la tenue d’événements professionnels, avec moins de temps passé dans les salles de séminaires et davantage de sessions informelles et d’activités annexes : une demi-journée au spa, une visite des communautés locales… Le groupe britannique constate également que 20 % des demandes vont vers des séminaires combinant au sens propre travail et loisirs, matérialisant l’expression très actuelle de “bleisure”, contraction de business et leisure. En effet, le temps consacré aux réunions a lieu dans un établissement urbain, très professionnel, avant de voir tout ce petit monde se déplacer dans le cadre d’un resort enchanteur. Les échanges y gagnent en chaleur et les invités, pour la plupart venus de loin, garderont le souvenir d’un séjour idyllique au parfum très local.

Bien sûr, il est assez rare de trouver à proximité des grandes métropoles d’Europe une telle ofre associant nature luxuriante, sable d’un blanc éclatant et mer bleu lagon… Cependant, pour séduire les organisateurs, les établissements du Vieux Continent ont plus d’un argument à mettre en avant. Ainsi, en région parisienne, le luxueux Trianon Palace de Versailles, qui dispose d’un centre de conférences de près de 1 000 m2, propose de découvrir le parc du château en le sillonnant en Segway, entre les bosquets et fontaines imaginés par Le Nôtre. Les établissements proches de Chantilly jouent eux sur leur accessibilité depuis l’aéroport de Roissy, mais surtout sur leur environnement au vert pour des activités au grand air, l’hôtel Dolce proposant par exemple des batailles de bateaux dragons sur le grand canal du château de Chantilly ou bien encore une très chic initiation au polo.

Entre montagne et lac Léman, l’Evian Resort, qui achèvera en 2014 un plan de rénovation sur trois ans avec l’ouverture d’un nouveau centre de conférences et la transformation en cours de l’hôtel Royal après celle, déjà achevée, de l’Ermitage, s’appuie lui aussi sur un socle solide. “Les entreprises cherchent à se retirer du monde pour un moment de tranquillité, explique Samuel Berne, directeur des ventes et marketing du resort. Avec deux hôtels, un casino, des thermes, une académie de golf dans un parc de 20 hectares écocertifé, on se sufft presque à nous-mêmes avec une multitude d’activités possibles. Même si, en plus, des pistes de ski en hiver, les endroits pour faire du rafting en été sont juste à côté.” Plus au sud, le Dolce Frégate Provence compte sur un cocktail indéfiniment porteur : le ciel bleu, la Méditerranée et deux parcours 9 et 18 trous où sont organisés des apéritifs golfques, team building d’une heure et demie mariant coup de swing et coupe de champagne. Petit plus pour les organisateurs d’événements automobiles, cible privilégiée du groupe hôtelier à travers son offre “Let’s Launch Together” : des routes côtières sinueuses et le circuit Paul Ricard pour tester leurs bolides.

Cocktails arty et VIP

Les établissements urbains savent aussi, à leur façon, créer des moments mémorables. Dans le cadre chic et très parisien du Royal Monceau, une salle de cinéma de 99 places se prête à des compétitions animées de jeux vidéo en 3D où même les plus stricts des dirigeants sentent revenir la fraîcheur de leur adolescence. Bien sûr, dans un registre plus classique, les entreprises peuvent y tenir des présentations ou des lancements de produits avant de déjeuner ou dîner au restaurant étoilé La cuisine, dont les lourdes tentures se tirent pour créer des espaces privatifs. Les participants ont ainsi le sentiment d’être entre soi, sans pour autant être tout à fait à l’écart de l’ambiance de la ville.

Malheureusement, les cadres pressés doivent souvent se contenter d’un trajet aller-retour “aéroport-taxi-hôtel”, sans bien savoir au fond si leur réunion s’est effectivement tenue à Paris, New York ou bien encore Bangkok. Pour tous ces professionnels débordés, InterContinenta s’attache, comme beaucoup d’enseignes et établissements de luxe, à leur donner un goût de la métropole où ils se trouvent à travers des incentives à la fois VIP et couleur locale. Parmi le catalogue de son Insider Collection, on trouve ainsi une pause Coca Cola à Atlanta ou un atelier mille-feuilles à Paris, un team building football à Buenos Aires ou une leçon de valse à Vienne. Pour des cocktails et dîners, les hôtels de l’enseigne proposent également la privatisation de galeries d’art ou de lieux prestigieux comme l’arc de Wellington à Londres ou la JFK Library à Boston.

Dans leurs forfaits journées d’étude, les Méridien incluent de leur côté la visite privée d’un musée partenaire comme le palais de Tokyo à Paris ou le le nouveau musée national à Monaco (NMMM). Car il faut bien souvent de l’art et de l’audace pour surprendre des voyageurs d’affaires rompus à l’exercice des réunions et séminaires. “C’est pourquoi nous sommes sans cesse à la recherche de nouvelles animations, explique Audrey Terai, responsable ventes séminaires de l’hôtel Château de Montvillargenne à Chantilly. J’ai eu récemment un coup de coeur pour les rallyes avec tablette mobile.

C’est technologique, donc dans l’air du temps, et comme tout s’installe une heure avant, nous ne sommes pas tributaires de la météo.” En pratique, que ce soit en intérieur ou en extérieur, les participants doivent rechercher des tableaux célèbres revisités de façon humoristique. Une fois trouvés, un défi leur est proposé. “Il s’agit alors de répondre à une question de culture générale ou, plus amusant, de rejouer une scène d’un flm culte et de l’immortaliser via la tablette”, décrit-elle. Sans être nouvelle, la cuisine reste l’une des activités phare du moment, surfant sur le succès des émissions Masterchef ou Top Chef. Certainement parce que ce team building, en plus de l’effet de mode, met en action des notions importantes dans le monde professionnel : la concertation, la répartition des tâches, le travail en équipe. Sans oublier l’exigence de qualité, car il ne faut pas l’oublier : même si un professionnel supervise l’exercice, les participants dégustent au final leurs propres réalisations…

Autour de la table

Et puis, ces cours de cuisine en groupe s’appuient sur un autre point clé : en France comme ailleurs, la table est un élément ô combien fédérateur. C’est même, selon les hôteliers, le souvenir des moments gastronomiques des séminaires que les participants emporteront avec eux. “Au fond, les séminaires ont très peu changé en quinze ans, constate Christophe Charolles, directeur général du Hilton Orly. Bien sûr, la technologie a évolué, le micro-cravate a remplacé le micro HF. Nos salles, récemment rénovées, ont toutes la lumière du jour avec vue sur un espace vert, même à Orly où l’on peut voir les lapins courir sur le gazon. Mais après… les besoins sont restés sensiblement les mêmes. Là où se fait la différence, c’est encore et toujours avec la restauration.” Pour se démarquer, le Hilton Orly élabore pour ses pauses sucrées des tartes aux fraises sans fin – plus de six mètres de long – et pour le volet salé, des buffets “autour de Paris” où les bouchées miniatures gravitent autour de reproductions de l’Arc de triomphe ou de l’île de la Cité.

En soirée, les dîners tapas, ou, si le temps le permet, les barbecues, les pique-niques chics ou les cocktails en terrasse sont particulièrement propices aux échanges. Mais, au-delà du divertissement, les groupes pensent aussi à la ligne des participants avec des concepts de restauration aux apports nutritionnels étudiés comme Eat Well, Work Well chez Crowne Plaza, Brain Food chez Radisson Blu. Des programmes qui présentent un atout n’étant pas sans déplaire aux organisateurs. “Cela évite le traditionnel assoupissement du début d’après-midi. Nous avons travaillé avec des nutritionnistes pour redéfinir les menus afin de garder la dynamique de la réunion. Avec plus de poissons et moins de viandes, des légumes et moins de 10% de sucres ajoutés”, explique Marion Gauthier. C’est vrai qu’on en oublierait presque que les cadres sont d’abord là pour travailler…