Séminaires : vers une reprise en douceur

L’inquiétude n’interdit pas l’action. Si l’avenir est incertain, les entreprises multiplient les réunions pour donner de nouvelles directives à leurs équipes. Avec des messages de cohésion renforcés par une offre hôtelière qui suit la tendance.
Par La Rédaction -

Moins loin, moins long, moins cher… En cette année olympique, mais aussi de crise économique, la devise pastichée du baron de Coubertin pourrait parfaitement convenir à définir l’ambiance qui domine au sein de l’hôtellerie de séminaires. Et cela dure quasiment depuis la fin de la dernière olympiade, celle de Pékin, en 2008 ; soit quelques jours à peine avant la faillite de Lehman Brothers. La tempête financière qui s’en est suivi a entraîné des coupes nettes dans les budgets. Si, en 2011, les hôteliers ont pu constater une amorce de reprise, celle-ci reste toujours fragile. “L’année 2012 ne sera pas exempte de challenges, mais elle devrait globalement rester stable au niveau mondial”, remarque Cédric Gobilliard, directeur des ventes globales de Accor.

Dans le sillage d’années peu propices aux dépenses somptuaires, les entreprises ont pris des habitudes. Ainsi, multinationales et PME organisent leurs réunions professionnelles en gestion naires avisés, gagnant ici une nuitée, rognant là sur un moment de loisir, limitant toujours les prestations superflues. “Les soirées en dehors de l’hôtel se font de plus en plus rares. Et, même en restant sur place, les sociétés préfèrent le verre de vin blanc à la coupe de champagne à l’apéritif ; elles s’arrêtent aussi souvent sur le menu de base”, constate Michel Stalport, vice-président Europe de l’Ouest, Afrique du Nord et de l’Ouest de Rezidor.

Signe des temps, les acheteurs sont à l’œuvre pour comprimer les coûts, remontant à la surface ce vieux serpent de mer qu’est l’intégration des dépenses MICE (Meetings, Incentives, Congress, Events) dans les politiques d’achats voyages. Mais cette fois-ci avec l’intention de lui maintenir durablement la tête hors de l’eau… “C’est une vraie évolution. Les entreprises ont la volonté de consolider leurs achats Corporate, à la fois individuels et groupes”, confirme Cédric Gobilliard.

D’autres tendances de fond continuent de marquer l’activité événementielle depuis plusieurs années, à commencer par une volonté d’éviter toute ostentation, bien malvenue dans une période d’austérité, mais également par la pratique de réservations de dernière minute pour gagner en flexibilité face aux aléas économiques. Une habitude de toujours repousser à demain dont les sociétés ne sortent pas forcément gagnantes. “En cas d’empêchement au dernier moment, les frais d’annulation peuvent s’élever jusqu’à 90 % de la prestation. Les entreprises américaines l’ont compris et réservent plus longtemps à l’avance. En revanche, elles négocient les conditions d’annulation”, remarque Emmanuel Schott, directeur général de l’hôtel Tiara Mont Royal à Chantilly.

Réunions de courte durée

Toutefois, et entre tous, un constat caractérise plus particulièrement les séminaires d’entreprise du moment : les événements les plus courts sont les meilleurs. Comme le met en évidence le baromètre annuel du tourisme d’affaires réalisé par Bedouk et Coach Omnium, les manifestations d’une journée, voire d’une demi-journée, prennent le pas sur les événements s’étirant sur deux ou trois jours. “Grâce au réseau ferrovaire qui relie Marseille à Paris en trois heures, les séminaires sur une seule journée sans hébergement se multiplient”, confirme Laura Matteï, responsable marketing France du groupe IHG.
 
Pour réduire les coûts de transport, l’hôtellerie de centre-ville, proche des sièges sociaux, a la faveur des entreprises. Et, quand elles décident de mettre leurs équipes au vert pour renforcer la cohésion sans risquer l’éparpillement le soir venu, c’est la proximité directe des grands nœuds aériens et ferroviaires qui guide leur choix. Les nombreux hôtels de la région parisienne ne pourront que se satisfaire de cet état de fait, que ce soit ceux situés dans la capitale comme le Marriott Rive Gauche Conference ou encore ceux de la zone aéroportuaire de Roissy, avec Sheraton, Pullman, Hilton et Best Western en tête. L’attrait est le même pour les établissements proches des grandes métropoles de province comme le Crowne Plaza Montauban ou le Dolce Frégate, non loin de Toulouse et Marseille.
 
À l’inverse, cette tendance oblige les hôteliers éloignés des pôles économiques à se montrer beaucoup plus persuasifs. “Même si nos établissements à La Baule ne se trouvent qu’à trois heures de TGV de Paris et que nous avons un accord avec la SNCF pour proposer la privatisation d’une voiture entière pour commencer les réunions dans le train, nous devons faire pas mal de pédagogie pour y attirer nos clients”, explique Pascal Visintainer, directeur commercial du groupe Lucien Barrière.
 
Malgré la conjoncture ou l’émergence de la visioconférence, le besoin de réunir ses collaborateurs disséminés de par le monde, de motiver ses commerciaux, de reconnaître ses meilleurs clients reste toujours aussi fort au sein des entreprises. Pour preuve, contrairement aux années précédentes, Karine Pinson, vice-présidente ventes Europe du groupe Dolce entrevoit, cette année, une croissance du nombre de participants aux événements organisés au Dolce Chantilly : “autant, ces derniers temps, nous avions accueilli des séminaires de taille plus restreinte, autant nous ressentons aujourd’hui une volonté des entreprises de réunir leurs équipes de manière plus large afin de donner de nouvelles directives.”
 
Dans ce cadre, peut-être plus qu’avant encore, les incentives qui jalonnent les journées de réunions ont pour impératif de créer une osmose entre les participants. Aux hôteliers de proposer une offre renouvelée et innovante, mais toujours structurante, d’illustrations récréatives des messages à faire passer.
 

Forts en thèmes

Parmi tous les thèmes, le sport est évidemment largement développé par les professionnels de l’hébergement. Entre autres exemples, après avoir lancé ses “universités au château”, des séminaires de coaching d’équipe agrémentés de séances d’aviron sur le canal de Chantilly, l’hôtel Dolce se met à l’heure de Londres 2012, avec un concept d’activités “olympiques” s’appuyant sur les équipements d’un établissement disposant de terrains de tennis, de beach-volley et, surtout, d’un golf. Plus cérébral, mais toujours avec la vocation d’illustrer l’importance du travail d’équipe, le Tiara Mont Royal a développé des incentives sur les thèmes de la peinture et de la musique.
“Nous proposons une activité “percussions” où, pendant qu’un groupe s’exerce au tam-tam, l’autre joue des cymbales. Puis on les rassemble et cela donne une harmonie, explique Emmanuel Schott. L’idée est identique avec la peinture. Plusieurs groupes dessinent des éléments abstraits en apparence, mais qui, collés les uns aux autres, donnent une longue fresque dont le thème collera à l’image de la société.”
 
Mais l’incentive tendance, à l’heure des chefs stars, est de mettre ses invités aux fourneaux. Emmanuel Schott explique un autre aspect de cet engouement : “les événements organisés autour de la cuisine savent fédérer, sans pour autant grever les budgets”. Relais & Châteaux, avec sa pléiade d’établissements multi étoilés au Michelin, joue évidemment sur cette corde et vient de lancer une offre commerciale “Séminaires d’exception”, à laquelle parti cipe une centaine d’hôtels. Ces établissements, qui ciblent les événements de 5 à 30 personnes, ont été sélectionnés selon trois critères principaux : se situer à moins de 30 minutes d’un aéroport ou d’une gare, disposer d’au moins deux salles de réunions et de 15 chambres.
 
Les atouts de ces hôtels : un éloignement, mais pas trop, du tumulte du monde, des cours de cuisine dispensés par de grands noms – Anne Sophie Pic, Michel Guérard… – et un cadre de travail qui sort de l’ordinaire. “Ainsi, au Mas de Pierre à St Paul de Vence, une serre à orchidée nichée dans un jardin paysager devient salle de réunions. Au Relais de Poste dans les Landes, les séminaires peuvent se tenir dans un chai au milieu des vignes, donnant l’occasion d’organiser en parallèle une dégustation avec le sommelier du restaurant”, raconte Thomas Jobbe Duval, directeur marketing et développement produits de la chaîne volontaire.
 

Casino et comédie musicale

Les organisateurs attendent que leurs réunions s’accompagnent de moments particulièrement mémorables. Si les hôtels urbains n’ont évidemment pas la chance d’offrir un cadre bucolique, ils savent jouer sur leurs points forts. Jeune centenaire, le groupe Lucien Barrière appuie son attractivité sur des hôtels haut de gamme, mais aussi sur son autre savoir-faire, les casinos. “On peut y organiser des soirées avec de vrais croupiers. Autre avantage, ces casinos offrent la possibilité de prendre un verre tard le soir. C’est important, notamment dans une petite ville comme Ribeauvillé, où nous ouvrons un hôtel cette année, explique Pascal Visintainer. À Lille, nous avons également un théâtre adjacent à notre hôtel qui se prête à l’organisation de spectacles de type “comédie musicale”, d’autant que nous avons une direction artistique au sein du groupe qui peut se charger de la conception de l’événement”.
 
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Entre autres incentives originaux, comme des petits déjeuners pris en montagne sous des tipis ou des jeux de pistes en buggy dans la ville, le Hilton Evian propose, au sein même de l’hôtel, une vraie tyrolienne. “Les participants s’élancent du sixième étage, avec une vue magnifique surplombant le lac Léman, et arrivent directement au pied de la salle de réunions où un cocktail les attend. Comme le temps manque souvent, c’est une activité relativement courte et qui surprend toujours”, dit Dominique Dmytryszyn, directeur général de l’établissement.

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Mais que reste-t-il de ces événements une fois les participants revenus à leurs tâches quotidiennes ? Plus encore qu’une soirée casino ou qu’un team building sportif, il semble bien que ce soit la qualité de la restauration qui prime. C’est en tout cas ce qui ressort d’une étude réalisée pour le groupe Accor auprès d’organisateurs de réunions. Bien sûr, à l’instar de certains Relais & Châteaux, tous les établissements ne peuvent se targuer d’offrir des pauses concoctées par des chefs étoilés. Mais ceci explique probablement pourquoi les hôteliers se penchent activement sur le sujet. Novotel travaille ainsi sur une nouvelle offre capable de créer “un effet waouh”, selon Christine Ravanat, directrice marketing monde de l’enseigne. De son côté, Pullman développe des activités – par exemple de détente, tai-chi ou yoga – qui s’articulent autour des pauses.

À côté de la forme, c’est aussi – et surtout – le fond de leur offre Food&Beverage que les hôteliers sont en train de revoir. Pour garantir justement… la forme ! Adieu sandwiches débordants de mayonnaise, place aux recettes légères et aux aliments énergisants. Holiday Inn et Crowne Plaza ont ainsi développé les concepts de restau ration “Simply uplifting” et “Eat Well, Work Well” au sein de leurs enseignes. Comme le nom de ce dernier l’indique, sous couvert de diététique, ce programme a un objectif sous-jacent : éviter le traditionnel assoupissement du début d’après-midi. C’est dans ce même état d’esprit, à la fois sain et studieux, que le groupe Dolce a également repensé ses pauses et que Radisson Blu est en train de finaliser le concept “Brain Food”.
 
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Cependant, la restauration n’est pas le seul chantier lancé par les groupes hôteliers pour améliorer leur offre Meetings. Avec, à la base, une réflexion engagée autant sur le fond que sur la forme de leurs salles de réunions. Novotel propose le concept Euréka, récemment déployé à Lyon et Avignon, et l’enseigne planche sur une nouvelle génération de salles de réunions. Parmi les axes de travail : la modularité de l’éclairage, une acoustique optimale, mais aussi un mobilier offrant une meilleure assise ou des tables plus larges pour accueillir un ordinateur. “Nous cherchons à soigner les petits détails qui, s’ils ne sont pas préalablement pensés, peuvent augmenter le niveau de fatigue des participants. Nous songeons aussi au confort de l’animateur avec un tabouret multi-fonctions d’où il peut piloter l’événement et, grâce à une commande déportée, envoyer les présentations sans avoir à courir à droite et à gauche”, explique Christine Ravanat.

 

Ambiance créative

Un événement se déroulant sans anicroche fait bien sûr partie des desiderata des organisateurs. Combien de réunions sont-elles perturbées par une présentation qui se fait attendre, par un micro défaillant ou une connexion Internet qui “rame”… Pour que l’intendance suive, les hôteliers développent leurs capacités technologiques, généralisant le WiFi tout en renforçant la bande passante. Ces améliorations vont de pair avec l’apparition de solutions de visioconférence proposées au sein des salles de réunions. Starwood et Marriott ont été les premiers groupes à lancer ce type de service qui fait son chemin ailleurs, chez Pullman, Hilton ou Lucien Barrière. “On commence à équiper notre hôtel de Lille avant, pourquoi pas, de le généraliser à nos autres établissements. La visiconférence permet par exemple de faire participer des intervenants éloignés, au lieu de le faire venir de l’autre bout du monde simplement pour une heure”, remarque Pascal Visintainer.
 
Par-delà la technique, c’est à une autre vraie gageure que se livrent les hôteliers : revoir l’ambiance des espaces séminaires. “Dans le cadre de notre recherche, nous voulons créer des univers relaxants, avec des codes décoratifs qui sont davantage ceux de la maison que de l’entreprise, dévoile Christine Ravanat. “Nous réfléchissons à des espaces qui, avant tout, ne soient pas ennuyeux”, renchérit Xavier Louyot, directeur marketing monde de Pullman. Déjà, dès ses débuts en 2008, la marque avait lancé le “chill out space”. Avec son atmosphère de salon convivial, avec ses canapés et ses écrans plats, cette salle se prête à des séances de travail créatives. La marque Crowne Plaza travaille aujourd’hui à une offre similaire. “Nous testons à Amsterdam un nouveau concept de salles de réunions créatives avec tableau noir, fauteuils, poufs et chaises hautes”, décrit Laura Matteï. Les salles de réunions sans âme ne seraient-elles bientôt plus qu’un lointain souvenir ?

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