L’étude révèle que ce poste représenterait de 0,5 % à 1,5 % du chiffre d’affaires des sociétés avec des pointes allant jusqu’à 4 % dans l’industrie pharmaceutique, la banque et la finance… Pour les mêmes raisons, les Mice peuvent représenter de 30 % à 60 % du budget voyage d’affaires des entreprises. Un tiers d’entre elles ont choisi de centraliser la gestion de ces dépenses, les autres l’ayant répartie entre plusieurs départements : marketing et communication, travel manager ou responsables des achats… Seulement 55 % des entreprises associent voyage d’affaires et Mice pour bénéficier des meilleurs tarifs chez les fournisseurs. Avant toute définition de stratégie, il convient pour CWT d’estimer chaque dépense : 37 % étant en moyenne dévolues à l’hébergement et à la location d’espaces, le transport comptant pour 33 %.
Les recommandations de CWT consistent d’abord à recourir à la vidéo ou à la visioconférence pour de petites réunions. Puis de passer à l’élaboration d’un calendrier et d’un budget annuel pour chaque événement. Le respect des éléments du contrat est primordial, 40 % des entreprises interrogées ayant payé des pénalités d’annulation durant l’année écoulée. Il est en outre conseillé de travailler avec des fournisseurs attitrés, comme des agences spécialisées connaissant parfaitement les besoins de l’entreprise. L’étude préconise un processus de validation obligatoire pour toute organisation d’événement, et la réalisation a posteriori d’un rapport de conformité au budget prescrit. Cette étude est donc un guide utile pour les entreprises n’ayant pas encore adopté ces pratiques qui, selon CWT, généreront des économies comprises entre 10 % et 25 % des dépenses totales de ce poste.
