« The year of the Meetings Maximizer » . Le groupe Hilton entrevoit une nouvelle année productive pour les réunions et événements d’entreprises dans son dernier rapport sur les tendances de voyages en 2025. Une prédiction faite en parallèle de la publication de l’étude « World’s Most Welcoming Events ». Réalisée en partenariat avec Jason Dorsey, président du Center for Generational Kinetics, ce document passe les évolutions des événements professionnels au crible du renouvellement des générations. Très bientôt, en effet, les Millennials et la Gen Z représenteront 75 % des actifs, la génération Z dépassant dès cette année les baby-boomers. « World’s Most Welcoming Events vise à établir une nouvelle norme d’accueil en soutenant nos clients avec les bonnes idées et les bons outils pour encourager des vrais moments de connexion« , a déclaré Chris Silcock, président en charge des marques mondiales et des services commerciaux de Hilton.
A nouvelle génération de professionnels, nouvelle génération de réunions et d’événements, mais aussi une constante : l’importance des rencontres en personne, par delà l’essor des bureaux virtuels et des visioconférences. « Les relations humaines n’ont jamais été aussi importantes, et la création d’une communauté suscite des questions importantes que les organisateurs de réunions et d’événements doivent anticiper, souligne Jason Dorsey, grand voyageur lui même qui participe à une soixantaine d’événements par an. Qu’est-ce qui rend un événement accueillant, engageant et percutant ? Que souhaitent les différents groupes de personnes avant et pendant une réunion ou un événement ? » La première réponse : se sentir à l’aise, ce qui est le cas de seulement la moitié des jeunes professionnels, à l’expérience inférieure à cinq ans.
Pour les rassurer – mais aussi tranquilliser les plus anxieux des voyageurs chevronnés -, cette étude, appuyée sur un sondage d’Ipsos portant sur un échantillon de 1 000 professionnels, souligne la nécessité d’une bonne communication en amont de l’événement. Recevoir l’ordre du jour bien à l’avance est une vraie attente pour 71 % des personnes interrogées, quand un briefing préparatoire pour répondre aux questions de dernière minute serait apprécié par 58 % des participants. La technologie peut dans ce cadre venir à l’aide des organisateurs, la création de groupes WhatsApp ou la possibilité d’envoyer des SMS pour poser des questions étant attendues par plus de la moitié d’entre eux.
Rendre les participants à l’aise
Se sentir à l’aise peut aussi prendre des tournures plus basiques. « Comment je m’habille ? » : c’est une des grandes questions des participants, et pas uniquement des voyageuses d’affaires. Près de deux personnes interrogées sur cinq s’accordent à dire qu’elles ne savent pas quelle tenue vestimentaire adopter. Une inquiétude qui touche particulièrement les membres de la génération Z, 79 % se disant anxieux à l’idée de ne pas avoir le bon « dress code » lors de l’événement professionnel. Au dire des participants, 67% se verraient rassurés par l’envoi au préalable de conseils vestimentaires, photos à l’appui éventuellement.
Autre question fondamentale, et qui perturbe les esprits avant même le départ : « qu’est-ce qu’on va manger ? » De nombreux voyageurs professionnels, de l’ordre de 30%, craignent en effet de ne pas aimer ce qui leur sera servi lors d’un séminaire. Ainsi, de même qu’une définition plus précise du business casual ou smart casual, le partage à l’avance des menus ou des précisions sur l’offre de boissons sans alcool sont aussi vus comme des moyens de limiter les inquiétudes.
Quant à ceux dont une des craintes principales est de se tacher, ils sont là aussi nombreux. Ce à quoi Hilton répond en indiquant travailler sur des menus évitant les aliments salissants, les soupes en particulier, ou qui nécessitent d’être coupés ou, pire, qui laisseraient ce désagréable bout de salade coincé entre les dents. En parallèle, pour faciliter les échanges lors des cocktails tout en restant en ligne avec des événements responsables, le groupe porte son choix sur des assiettes durables avec une découpe pour les verres à vin.
Enfin, se sentir à l’aise passe aussi une prise en charge dès l’accueil, attendues plus particulièrement par les professionnels de la génération Z les moins rompus aux événements corporate. Hilton s’est appliqué ce conseil à lui-même lors d’un de ses grands événements annuels en 2024, la conférence ALLC. La cinquantaine de petits nouveaux assistant à ce raout de 3700 personnes ont été invités à se réunir avant le début officiel de la conférence, dans un endroit désigné, pour créer des premiers liens autour d’une rencontre de bienvenue.
Frolleague, ils en raffolent
Ne pas se sentir seul : 54 % des membres de la génération Z et 48 % des Millennials sont, d’après cette étude, plus susceptibles d’avoir du mal à nouer de nouvelles relations lors d’événements professionnels, la présence rassurante d’un « frolleague » – contraction de « friend » et « colleague » – ou d’un autre membre de l’équipe venant atténuer cette anxiété pour 59 % des participants. Et ce, même si, au final, l’étude montre que 83 % reconnaissent s’être fait de nouveaux amis lors d’événements professionnels où ils se sont rendus seuls… Ice breakers, activités team building : autant de moments essentiels pour se créer des relations, souvent fructueuses d’ailleurs puisque 71% des participants au sondage disent qu’une rencontre lors d’un événement les a aidé à aller plus loin dans leur carrière professionnelle.
Reste un dernier constat mis en avant par cette étude : les événements professionnels sont souvent trop longs, selon près de 7 professionnels sur 10. Plus des trois-quarts des répondants déclarent avoir besoin d’une pause ou d’un moment pour eux, d’où l’invitation à des agendas moins remplis (71% des réponses), mais aussi à offrir des zones au calme où pouvoir travailler et consulter ses e-mails.
