Concur Fusion : la dématérialisation au secours de l’entreprise

Concur a présenté jeudi les résultats d'une étude sur la gestion des notes de frais. l'occasion de mettre en avant la nouvelle fonctionnalité ExpenseIt, et le nouveau cadre juridique entourant la dématérialisation.

Concur Fusion
Julien Million-Rousseau , Directeur Avant-vente chez Concur, aux côtés de Pascal Seguin, Avocat Associé chez Taj (Deloitte)

C’est maintenant un classique dans l’actualité du Travel Management : chiffrer le temps perdu et la frustration des voyageurs d’affaires à l’heure de traiter leurs notes de frais. Mais forcément, quand l’étude est signée par un acteur comme Concur, le constat gagne en légitimité et donc en intérêt. Le sondage a été réalisé par OpinionWay à la mi-septembre, interrogeant 510 salariés sur le marché français. Le résultat est assez édifiant : une seule note de frais mobiliserait 27 minutes sur le temps de travail du salarié, et donc autant d’énergie de perdue pour l’entreprise. Plus d’un voyageur sur cinq consacrerait même plus de 30 minutes à cette tâche laborieuse.

Ces résultats, présentés à l’occasion de l’événement annuel Concur Fusion, à Paris, doivent confirmer l’appétence des voyageurs d’affaires pour des solutions plus efficaces que le « bon vieux Excel »… L’étude Concur estime d’ailleurs que le marché français affiche une belle marge de progression, puisque seuls 41% des sondés sont dotés d’une solution de gestion des notes de frais permettant de numériser les justificatifs papier, ceux-ci se disant satisfaits à l’unanimité, ou presque (95%). La majorité des salariés (59%) ne disposent donc pas d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs papier de leurs dépenses. Parmi eux, 68% seraient bloqués au stade du formulaire papier ou du fichier Excel…

Concur Fusion
Concur a présenté jeudi son étude sur la gestion des notes de frais

C’est là qu’intervient l’une des nouveautés Concur attendues depuis longtemps par les voyageurs d’affaires français. A l’image de leurs homologues américains, déjà équipés depuis au moins deux ans, les professionnels français ont maintenant accès à l’outil ExpenseIt, qui extrait les données de la facture au moyen d’une simple photographie. La fonctionnalité s’appuie sur un système de reconnaissance de caractères (OCR), une brique technique combinée à l’expertise humaine qui contrôle l’extraction des champs mal reconnus.

Cette avancée technique s’inscrit dans un contexte légal de dématérialisation. Un arrêté paru au Journal Officiel du 30 mars dernier « autorise les entreprises à conserver au format numérique des factures initialement émises au format papier », expliquent les responsables de Concur. « Cet arrêté leur ouvre de nouvelles perspectives en termes de productivité, puisqu’elles ont désormais la possibilité de s’affranchir non seulement des tâches chronophages et sans valeur ajoutée de gestion des documents papier, mais aussi du coût de stockage, pouvant aller jusqu’à 10 ans, et de manipulation des archives en cas de contrôle », précisent-ils.