Dépenses annexes : petits extras et grands enjeux

Après s’être essentiellement focalisées sur les dépenses aériennes et hôtelières, les entreprises regardent aujourd’hui d’un peu plus près tous les autres frais engagés durant un voyage d’affaires. Restaurants, taxis, télécommunications : tout reste à faire, ou presque, pour reprendre le contrôle sur ces nombreux "à côté".

Dépenses annexes

En se focalisant sur les postes de dépenses les plus évidents, transports et hôtellerie en tête, les responsables voyages ont tendance à sous-estimer les à-côté du voyage d’affaires. Frais de restauration, notes de taxis, transports urbains, coût du “roaming” sur les communications passées à l’étranger : difficile de ranger dans un ensemble homogène ces différentes dépenses engagées par un professionnel dans le cadre de ses déplacements. “Annexes”, “secondaires”, voire “ancillaires”, ces différents adjectifs tendent à minorer l’importance des coûts qui, additionnés en fin d’année, peuvent peser très lourd pour l’entreprise. “On serait tentés de mettre ces frais supplémentaires de types très différents dans cette catégorie un peu fourre-tout, remarque Emmanuel Vergé, directeur marketing de Concur France. Jusqu’ici, ces dépenses ne donnaient lieu que de temps en temps à une analyse. Or, en fonction de l’activité de l’entreprise ou de son profil, l’ensemble de ces dépenses peut rester soit tout à fait marginal, “annexe” donc, ou alors s’avérer bien plus important, voire majeur”. Le constat est partagé par Gilles Bobichon, directeur du pôle Travel & Expense Management de Dimo Software, qui souligne : “Ces frais ne sont pas annexes : il s’agit bien d’une composante à part entière du voyage d’affaires”.

Coûteux déjeuners d’affaires

Difficile donc de ranger sous une étiquette générique ces lignes de dépenses hétéroclites qui gonflent la note d’un déplacement professionnel. Difficile aussi – et c’est plus grave – de chiffrer ces frais. À eux seuls, et rien que sur le marché français, les déjeuners d’affaires s’élèveraient à quelque six milliards d’euros. En moyenne, ils représenteraient près du tiers d’une note de frais selon Business Table. Pour sensibiliser le marché au fait, ce spécialiste des déjeuners d’affaires propose un outil de réservation, de commande et de facturation centralisée. “Quand nous avons lancé la solution en 2012, ce type de démarche n’était pas dans l’air du temps, le problème étant mal cerné par les entreprises, se rappelle Laurent Gabard, directeur général de Business Table. Aujourd’hui, elles ont bien compris que ces frais représentent un coût de traitement énorme et cherchent véritablement à rationaliser ce poste.

Coûteux déjeuners d’affairesAprès avoir converti les grands comptes du CAC 40 à l’idée d’optimiser leur budget restauration, Business Table s’attaque aujourd’hui aux structures plus modestes. Ainsi, cet été, son accord conclu en 2014 avec American Express Cartes a été étendu aux entreprises de taille intermédiaire et aux PME avec une offre commune qui leur permet d’ouvrir un compte gratuitement et sans engagement. Témoignant d’une véritable demande pour ce type de solution, une quarantaine de petites entreprises ont rejoint les rangs de Business Table durant l’été.

L’offensive de Business Table sur le marché des PME s’est ensuite confirmée à travers l’annonce en juillet d’un partenariat stratégique avec Edenred. Les utilisateurs de la solution voyages d’affaires Ticket Travel Pro, développée par Edenred, peuvent ainsi accéder aux tarifs négociés par Business Table auprès des 15 000 restaurants référencés, le tout associé à une facturation centralisée. À la fin de leur déjeuner, les professionnels n’ont plus qu’à signer le reçu. “Il nous manquait une solution en ligne pour aider nos entreprises clientes à piloter ce poste de dépenses”, témoigne Yan Mortreux, directeur général de l’activité Gestion des frais professionnels d’Edenred France, qui estime que “les repas d’affaires représentent un quart des frais des salariés”. Edenred n’est pas le seul acteur du voyage d’affaires intéressé par la question, puisque Concur a également ajouté Business Table au réseau de partenaires intégrés dans son outil TripLink.

Plus globalement, les spécialistes de la gestion des frais de déplacement sont à l’affût de ces nouvelles catégories de dépenses susceptibles d’entrer dans leurs solutions. “Nous avons mis en place une cellule de veille afin de pouvoir intégrer un certain nombre de nouveaux partenaires, explique Gilles Bobichon chez Dimo Software. Il y a énormément de start-up qui se lancent dans le voyage d’affaires. Toutes ne seront pas élues, mais il nous faut repérer celles qui font le plus sens dans leur offre de services”. KDS, autre référence sur le marché de la gestion des frais professionnels, s’inscrit dans la même dynamique. La nouvelle version 16.3 de son outil Neo, disponible depuis la mi-juillet, intègre notamment la réservation de taxis. “Avec le temps, nous souhaitons nous ouvrir à de nouveaux services : pourquoi ne pas intégrer la restauration, voire des alternatives aux déplacements comme la visioconférence ?”, s’interrogeait Sébastien Clouet, directeur marketing de KDS, à l’occasion de ce lancement produit.

Rien d’excellent avec Excel

Au-delà du coût direct de ces dépenses se pose aussi et surtout le problème du traitement des données. D’autant que beaucoup d’entreprises utilisent encore des solutions basiques en la matière. “Excel est toujours considéré comme leader dans le monde de la note de frais. Beaucoup d’entreprises en sont encore à ce stade”, souligne Sébastien Clouet chez KDS. “Il faut minimiser ce temps improductif passé sur les notes de frais, confirme Emmanuel Vergé chez Concur. C’est un travail lourd, inintéressant au possible. Si on peut l’automatiser avec des solutions de paiement et des services de réservation dédiés, si tous les justificatifs sont rattachés à un seul fichier numérique, l’effort disparaît du même coup et la note de frais s’établit quasiment toute seule”.

Ce manque de productivité est régulièrement calculé par des études qui cherchent à chiffrer le coût moyen d’une note de frais. Dans le livre blanc “Notes de frais : pratiques globales et points de friction”, HRS et la fondation GBTA estiment à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais pour un déplacement comprenant une nuit à l’hôtel. Vingt minutes seraient nécessaires à la rédaction, et 18 autres minutes à la vérification d’une seule de ces notes de frais. Une éternité à l’échelle d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Cette étude internationale estime également que les entreprises passent en moyenne 3 000 heures par an à corriger des notes de frais, pour un coût estimé à un demi-million de dollars. “Souvent, les entreprises se focalisent sur les seuls coûts directs comme les vols, l’hôtel ou les transports terrestres. L’optimisation de la gestion des notes de frais offre pourtant un potentiel énorme en termes d’économies”, rappelle Tobias Ragge, le PDG d’HRS. Chez Concur, Emmanuel Vergé va plus loin : “il y a d’une part le coût facial, d’autre part le coût de traitement. Ce sont deux choses différentes et complémentaires. Mais il faut aussi prendre en considération le coût de l’inactivité : il s’agit de bien cerner les risques que l’on encourt si l’on ne pilote pas ces dépenses-là. Ce risque de non-conformité est crucial et aura un impact négatif pour la société, en matière d’image ou de violation de certaines règles vis-à-vis du fisc ou de l’Urssaf. C’est un coût caché”.

Et le directeur marketing de Concur de rappeler la note de taxis pour le moins salée, de 40 000 euros, qui coûta son poste à la directrice de l’Institut National de l’Audiovisuel (INA) il y a quelques mois, soulignant au passage qu’un système efficace de gestion des notes de frais aurait permis d’alerter plus tôt les responsables de l’institut. Car les outils existent; ils se perfectionnent même, à l’image de la nouvelle version de KDS Neo qui, dès la réservation du voyage, anticipe le coût des frais annexes liés à ce déplacement, permettant ainsi aux entreprises de gagner en visibilité. Les données sont ensuite réconciliées en fonction des dépenses véritablement réalisées pendant le voyage.

Dépenses annexes

Start-up innombrables

À côté de ces acteurs déjà bien installés, de nouveaux protagonistes se lancent aujourd’hui. “Le marché est en pleine évolution, avec l’émergence d’offres innombrables, analyse Gilles Bobichon. Personne ne peut se targuer de faire du end-to-end, car les offres sont interdépendantes les unes des autres”. L’édition 2016 d’UnivAirPlus a d’ailleurs témoigné du dynamisme de l’offre : dans l’Innovation Room mise en place par AirPlus à cette occasion, les participants ont pu découvrir des start-up comme Expensya, une solution cloud, web et mobile de gestion de frais professionnels, mais aussi Dine+Go ou Business Table qui, pour sa part, fait déjà figure d’acteur reconnu.

L’implication d’AirPlus dans le domaine n’est pas anodine. Car les spécialistes des solutions de paiement ont eux aussi leur rôle à jouer dans la rationalisation de ces dépenses. “L’évolution des moyens de paiement, la carte virtuelle notamment, va faire évoluer le marché et simplifier la vie du collaborateur”, prévoit Laurent Gabard chez Business Table. Et d’ajouter : “Beaucoup de nouveaux services vont évoluer en lien avec les nouvelles technologies.

dépenses annexesL’émergence de ces nouvelles offres s’inscrit dans un contexte où la donnée est de plus en plus éparpillée. La vente de services optionnels est devenue le nouveau credo des fournisseurs pour doper leurs revenus en proposant des services comme le wi-fi en vol dans le secteur aérien ou en facturant des services autrefois compris dans le tarif facial. Dans l’aérien, les frais dits “ancillaires” se multiplient, et la tendance s’est généralisée. Les voyageurs adhèrent au principe. Ils en redemandent même, selon une étude réalisée par Sabre et au titre évocateur “Les voyageurs veulent payer des extras pour personnaliser leurs voyages”. Alors qu’un tiers des sondés refusent l’idée de payer un supplément, une proportion équivalente (33 %) y est préparée dans la limite de 50 livres, 18 % jusqu’à 100 livres, et 15 % au-delà…

Pour garder le contrôle et accroître la visibilité sur ces “extras” plus ou moins onéreux, les entreprises doivent dès lors comparer les solutions existantes en accordant une attention particulière à l’utilisateur final afin de s’assurer que le voyageur d’affaires aura accès à un outil “confortable”, adossé à un catalogue de prestataires qui répondent à ses besoins. Dans le cas contraire, il y a fort à parier qu’il se détourne de l’outil pour en revenir à ses bonnes vieilles habitudes de réservation. La tentation est d’autant plus forte dans le secteur de la restauration, un dossier particulièrement “sensible” sur le marché français. Chaque collaborateur est généralement très attaché à ses petites adresses et il sera difficile de lui faire rayer de la liste sa table favorite pour cause de rationalisation. “Aujourd’hui, les programmes voyages sont très orientés sur l’utilisateur, assure Emmanuel Vergé chez Concur. Il faut simplifier la vie du collaborateur et lui offrir ce dont il a besoin sous peine de le voir réserver par lui-même en dehors des clous.

Pour beaucoup, la soumission des notes de frais est un processus encore très manuel ayant un impact sur la productivité

graphique

NOTES DE FRAIS
Triche ou pas triche ?

NOTES DE FRAISLes voyageurs d’affaires trichent-ils sur le remboursement de leurs notes de frais ? La question est régulièrement soulevée, mais n’obtient pas toujours les réponses les plus franches, forcément. Dans son rapport “Le coût de la fraude interne dans la gestion des frais des entreprises européennes”, le spécialiste espagnol Captio estime que “12,8 % des frais analysés sont potentiellement frauduleux” et précise que les PME sont les plus exposées. Le taux de fraude atteindrait 13 % dans les petites structures, contre 10 % pour les grands comptes. La plateforme de gestion numérique des frais de voyages d’affaires chiffre même à plus de 40 000 euros le coût annuel moyen pour une PME européenne, contre plus de 27 000 euros dans les grandes entreprises. Encore plus éloquent : Captio avance le chiffre de 7 223 euros par employé en moyenne. “Nous pensons que le manque d’outils et de politiques de gestions des frais dans les PME [explique] qu’elles subissent plus de cas de fraude”, indique Joaquim Segura, CRO et co-fondateur de Captio. Les frais doublés (29%) et les anciens frais (33%) seraient les principaux coupables de ce gouffre financier, devant les dépenses effectuées pendant le week-end (12%). Si certains abusent de leur employeur – notamment avec des frais kilométriques parfois subjectifs –, d’autres salariés se montrent au contraire assez attentistes. Une étude Ruigrok NetPanel estime que 14,5 milliards d’euros ne seraient pas réclamés par les salariés chaque année. En cause : des systèmes de remboursements frustrants et chronophages, des pertes de reçus ou de simples oublis.