Frais annexes : les à-côtés du voyage au centre des priorités

En marge des budgets hôtellerie et aérien, des dépenses “secondaires” font aujourd’hui l’objet d’une attention particulière de la part des entreprises. Un intérêt soutenu par l’émergence d’outils de gestion dédiés aux repas d’affaires ou aux taxis. Encore faut-il que les mentalités évoluent pour intégrer ces à-côtés dans une politique globale de mobilité…

En France plus qu’ailleurs, le repas d’affaires occupe une place à part dans le monde de l’entreprise. Un moment privilégié, presque rabelaisien, où la logique de rationalisation n’a pas forcément droit de cité. Serait-ce en raison d’une certaine idée d’une gastronomie élevée au rang de patrimoine immatériel de l’UNESCO ou plus concrètement la force de l’habitude ? Toujours est-il que ces dépenses échappent partiellement au contrôle de l’entreprise. Car, s’il est relativement aisé pour un grand groupe de conclure des accords-cadres avec les principaux acteurs de l’hôtellerie et les compagnies aériennes, la fragmentation de l’offre de restaurants réduit leur marge de négociation. Elle rend surtout particulièrement fastidieux le travail de référencement sur un marché de quelque 124 000 restaurants traditionnels.

Goûts très personnels

La complexité du marché n’est pas le seul élément de réponse, loin s’en faut. « Le sujet est sensible en France, nation de gastronomes où l’on a voulu laisser à chacun le soin de réserver sa table de son côté », souligne Laurent Gabard, directeur général de Business Table. « Ce n’était pas un dossier prioritaire pour la plupart des grandes entreprises. Elles manquent de visibilité sur ce qui apparaît comme de petites dépenses, mais qui, mises bout à bout, peuvent représenter une somme conséquente en fin d’année. Dans certains cas, le budget restauration dépasse celui de l’hôtellerie », poursuit-il. Ce poste flirterait même avec les deux milliards d’euros pour la seule année 2012 (+5% à 1,9 milliard), selon une étude publiée par le cabinet de conseil EPSA.

Pour mettre en place une véritable politique de restauration sans pour autant réduire le nombre de repas d’affaires, encore faut-il disposer des bons outils… C’est justement sur ce créneau que s’est lancée, en 2010, la solution Business Table avec pour volonté de canaliser en amont les réservations via une plate-forme B2B ergonomique. L’un de ses autres buts est de mieux cerner les besoins spécifiques de chaque entreprise en fonction des différents types de restauration, allant du repas d’affaires « classique » au lancement de produit, en passant par les commandes de traiteurs et les journées d’étude. Enfin, la solution a aussi pour objectif de fournir aux sociétés toutes les données ad hoc sur ce budget. Dématérialisation des factures, reportings détaillés, paiement centralisé : l’outil s’intègre à l’écosystème de l’entreprise pour fluidifier l’expérience utilisateur, en ligne comme offline. Le tout moyennant un abonnement annuel et des frais de transaction proportionnels au nombre d’utilisateurs. Des frais certes, mais qui génèrent de substantielles économies en matière de coûts administratifs et de récupération de la TVA : « jusqu’à 20 euros sur une addition de 100 euros », selon Laurent Gabard.

Dans le sillage de Business Table, d’autres acteurs s’organisent pour répondre à une demande au rendez-vous. « C’est un domaine qui reste à défricher », souligne Jean-Claude Tacnet, président de BTravel. L’agence de voyages d’affaires s’apprête à lancer en milieu d’année 2014 la solution BTravel Restaurant en accord avec La Fourchette. « Nous sommes convaincus qu’une offre intégrant les repas d’affaires a du sens dans l’univers corporate, dans la mesure où le volume est significatif et échappe, faute d’automatisation, au contrôle de l’entreprise », assure Jean-Claude Tacnet. Reste à savoir quelle forme prendra cette déclinaison « pro » issue du partenariat entre un spécialiste du voyage d’affaires et un poids lourd de la restauration grand public, qui a franchi en 2012 le cap des 10 millions de couverts, dont 5% de clients « business ».

Cette quête d’optimisation ne concerne pas uniquement les repas d’affaires. Un autre maillon incontournable de la chaîne des déplacements professionnels tend également à mieux s’intégrer avec le monde de l’entreprise : les taxis. Leader du marché français, Taxis G7 propose depuis longtemps à ses entreprises clientes un service de facturation et de gestion détaillée, étendant même ses services à l’international. « Tous nos grands comptes ont la possibilité de réserver un taxi, non seulement à Paris, mais également dans une centaine de villes en France et dans cinquante destinations européennes à travers un même numéro de téléphone. Le tout en s’appuyant sur une facturation unique qui regroupe l’ensemble des utilisations dans les différents pays », indique Serge Metz, P-d.g. des Taxis G7. Et de concéder : « ce qu’il nous reste à faire, et ce sur quoi nous travaillons, concerne l’interconnexion de nos outils avec ceux d’autres fournisseurs spécialisés, notamment dans la gestion des notes de frais, pour permettre aux clients de retrouver la partie taxis dans leur environnement de gestion habituel. Dans les années à venir, il faut s’attendre à une convergence entre des systèmes qui communiqueront les uns avec les autres ».

Intégration des taxis

La bataille que se livrent depuis plusieurs mois taxis traditionnels et véhicules de tourisme avec chauffeur (VTC) se joue d’ailleurs en partie sur le terrain du voyage d’affaires et du reporting. SnapCar, qui cible tout particulièrement la clientèle corporate, appuie notamment son offre sur des reportings en temps réel, que l’entre­prise peut filtrer selon ses critères pour un meilleur suivi de sa consommation. De son côté, KDS a officialisé en janvier un partenariat avec l’agrégateur de transports terrestres Groundscope. Son but : ajouter la réservation de taxis aux fonctionnalités de l’outil de réservation de voyages « porte à porte » KDS Neo. « La plupart des entreprises s’appuient sur des systèmes distincts pour gérer d’un côté les réservations et de l’autre les notes de frais. Le management n’a donc pas une vue complète du déplacement », décrit Stanislas Berteloot, directeur marketing et communication de KDS. Une situation qui devrait évoluer grâce à la souplesse des outils les plus récents : « Neo est construit sur un standard informatique très ouvert, ce qui simplifie le développement de nouvelles connexions », insiste Stanislas Berteloot.

Dans un contexte où la recherche de nouvelles sources d’économies constitue la principale priorité selon l’étude mondiale Travel Management Priorities 2014 publiée par Carlson Wagonlit Travel, on peut s’attendre à ce que la prise de conscience s’accélère. En effet, les travel managers interrogés par l’agence de voyages d’affaires citent les taxis (40 %) et les repas et boissons (36 %) parmi les trois principales « sources d’économies secondaires » à surveiller de plus près cette année, en plus des frais de roaming (42 %) appliqués sur l’utilisation des téléphones portables à l’étranger. Reste à savoir si ces bonnes résolutions suffiront à inscrire ces sujets au menu du voyageur d’affaires.