Frais professionnels : les nouveaux atouts des cartes de paiement corporate

Accessible à partir de 50 000 euros annuels de dépenses voyages, la carte logée n’est ni plus ni moins qu’un système de paiement centralisé délivré au nom d’une société et “logée” au sein de l’agence de voyages. Bien qu’elle ne soit pas matérialisée, elle permet de régler toute une série de dépenses : compagnies aériennes, loueurs de voitures, portail SNCF, plates-formes hôtelières… Compte tenu des sommes en jeu, la plupart des dépenses relève de la billetterie liée aux déplacements aériens ou ferroviaires, soit les deux plus gros postes dans le budget annuel des voyages des sociétés.

 

En France, deux acteurs principaux se partagent le marché de la carte logée : AirPlus, fort de son partenariat exclusif avec BNP Paribas, et American Express avec son “compte carte voyages d’affaires”, également dénommé Business Travel Account (BTA). À destination des PME, ce compte se décline en solution co-brandée avec Air-France dans le cadre du “compte carte voyages d’affaires Air France-American Express”. Au fil du temps, ces deux grands acteurs améliorent leur acceptation auprès des différents fournisseurs. Ainsi la liste des transporteurs aériens composée habituellement des compagnies aériennes classiques s’est-elle étoffée d’une bonne vingtaine d’opérateurs low cost comme, par exemple, Easyjet, Flybee, Transavia ou Germanwings.

 

Pour une entreprise, ce moyen de paiement, utilisé en amont des déplacements professionnels, présente de sérieux avantages. À commencer par une rationalisation accrue des coûts en lui permettant d’imposer – et par conséquent de faire respecter – une politique voyages. En effet, pour les collaborateurs, il n’est plus tellement question de traiter avec des fournisseurs non référencés en réservant directement une voiture chez un loueur hors contrat. Par ailleurs, au lieu de régler les frais au coup par coup, le paiement des dépenses transitant par l’agence de voyages s’effectue selon un rythme défini à l’avance entre les parties. Par exemple, le “compte cartes voyages d’affaires” Air-France-American Express annonce un différé de paiement en moyenne de 43 jours. Un gain de trésorerie non négligeable.

Autre avantage, la mise en place de ce moyen de paiement centralisé s’accompagne de l’envoi électronique d’un relevé d’opérations synthétisant l’ensemble des transactions effectuées. Et cela, selon une cadence mensuelle, hebdomadaire, voire quotidienne. Il est, par ailleurs, facile d’inté grer ou de connecter une carte logée aux outils technologiques installés dans l’entreprise : outils de gestion de notes de frais, ERP (enterprise resource planning) ou progiciels de gestion intégrés. Grâce à ces solutions de reporting, il est possible de consulter, d’archiver et d’analyser les données liées aux déplacements professionnels. “Nous pouvons ventiler les analyses jusqu’au niveau de la transaction individuelle et les compléter par des mentions analytiques définies en fonction des besoins spécifiques de nos clients”, explique John Baird-Smith, directeur France de AirPlus International.

 

Cette automatisation des flux garantit un gain de temps non négligeable, les équipes comptables pouvant alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse de données et le contrôle budgétaire. “Une carte logée dans une agence de voyages procure des données très précises sur les dépenses directement payées à des prestataires comme les compagnies aériennes, les compagnies ferroviaires, les loueurs de véhicules et, parfois, les hôteliers, explique Étienne Pénaud, consultant spécialisé dans le travel management et associé dans le cabinet Atlans à Anglet. En se basant sur les informations fournies par un émetteur de carte logée, le service comptable d’une société peut savoir en quelle classe de train les collaborateurs ont voyagé, ou chiffrer le coût de chaque tronçon du voyage aérien sur un déplacement Paris-New York-San Franscico.” En matière de transport aérien, ce type de carte fournit le détail des dépenses par ligne : origine-destination, classe, typologie de tarifs, compagnie. Bref, tous les éléments nécessaires pour mieux cerner les dépenses de billetterie.

 

La carte logée offre également d’autres avantages allant vers une plus grande rationalisation. En effet, dans un groupe, toutes les entités régionales ne travaillent pas forcément avec un même réseau d’agences de voyages. Imaginons qu’une maison mère ait un contrat avec Carlson Wagonlit (CWT), la branche basée à Lyon avec AS Voyages et celle de Marseille avec Egencia. “Outre consolider au niveau du groupe les dépenses réalisées auprès de ces diverses agences, recourir à une carte logée permet de centraliser l’ensemble de nos frais de voyages par centre de coûts et donc d’optimiser notre visibilité sur les frais engagés par fournisseur”, reconnaît un chef comptable.

 

Les cartes affaires, souvent appelées corporate lorsqu’elles sont destinées aux sociétés, procurent certes des données utiles, mais avec un moindre niveau de précision. “À la différence d’une carte logée ou d’un système de paiement centralisé au sein d’une agence de voyages, les cartes de paiement – ou corporate – ne remontent pas le détail des consommations”, poursuit Étienne Penaud. Prenons l’exemple d’un débit de 500 euros au profit d’un hôtel-restaurant. Sur son relevé de débit de carte affaires, la banque ne précise aucun débours ; en l’occurrence, ni le nombre de nuits d’hôtel passées dans cet établissement, ni les dépenses représentées par la restauration, ni la consommation du minibar, etc. Le rêve des comptables serait de bénéficier du même niveau de précision qu’avec une carte logée afin de connaître, par exemple le détail des dépenses effectuées par tel collaborateur… Or, pour cerner ce poste, l’entreprise doit réaliser une opération supplémentaire : éplucher à la loupe les notes de frais des salariés.

 

Depuis le groupe mondial jusqu’à la PME, les cartes de paiement servent à régler toutes les dépenses “nomades” des collaborateurs pendant leurs déplacements professionnels. Les titulaires de cartes affaires apprécient ce rectangle de plastique qui leur permet de voyager en toute sécurité, moyen de paiement et de retrait d’argent utilisable aussi bien en France qu’à l’étranger. Selon l’émetteur – Visa, Mastercard ou American Express – le réseau d’acceptation peut être plus ou moins étendu. Par ailleurs, en fonction de sa politique financière, l’entreprise peut retenir un débit effectué sur son compte société ou sur celui du titulaire de la carte.

 

Aux yeux des spécialistes, cette dernière formule incite à plus de responsabilisation. Ainsi, dans une multinationale comme Hewlett Packard, lorsqu’un colla borateur se déplace, il doit établir sa note de frais dans les huit jours suivant son retour, par le biais du système de gestion des notes de frais Concur. Une fois approuvées les dépenses effectuées par le titulaire de la carte, Hewlett Packard règle directement à American Express.

 

Pour les entreprises, le recours aux cartes de paiement est incontournable pour gérer efficacement les dépenses professionnelles. Avec cette solution, à quelques rares destinations près, il n’est plus nécessaire de consentir aux voyageurs des avances sur frais, ni de leur remettre des devises étrangères lorsqu’ils se déplacent en dehors de l’Hexagone. À cette réduction des coûts administratifs s’ajoute un gain sur les délais de paiement. Les dépenses sont en effet débitées avec un différé d’une trentaine de jours, voire un super différé d’une soixantaine de jours, les entreprises profitant d’une sorte de crédit gratuit. Toujours sur le plan financier, les grands comptes parviennent même à obtenir des “remises arrière sur commissions”. Une fois par an, la carte leur rétrocède une partie des commissions acquittées par les commerçants acceptant le paiement par carte Visa, Mastercard ou American Express.

Autre avantage des cartes corporate : faire du sur-mesure. Les entreprises peuvent en effet paramétrer les plafonds de paiement et de retrait, voire de dépannage en fonction du profil de leurs collaborateurs. Ainsi, par exemple, un cadre commercial chargé de la zone des Émirats Arabes Unis ou du Japon, où l’hôtellerie est très chère, se verra accorder un plafond de dépenses supérieur à celui d’un techni cien effectuant des déplacements de deux jours en Europe centrale.

 

Parmi les réseaux de paiement internationaux , Carte Bleue Visa est celui qui couvre la plus grande partie du marché des cartes à acceptation universelle, sans bien sûr tenir compte d’American Express. Certaines banques donnent le choix à leurs clients entreprises entre deux réseaux de paiement : Mastercard et Visa. En fonction du type de clientèle visée, l’offre comprend des cartes plus ou moins haut de gamme selon le niveau de presta – tions et d’assistance accordé. Par exemple, chez American Express, les cartes business s’adressent aux professions libérales et aux PME-PMI. Ces clients ne détiennent généralement qu’une seule carte, attribuée au dirigeant. En revanche, les cartes corporate conçues pour les grandes entreprises sont éditées au nom des collaborateurs.

 

Afin de répondre aux besoins de flexibilité de leurs clients, les émetteurs segmentent leur offre de cartes. Ainsi, dans une grande société, la direction financière ou des achats peut ainsi choisir le type de carte en fonction du profil des collaborateurs. Les petits voyageurs ou les sédentaires disposeront d’une carte d’entrée de gamme, comme la Carte Green d’American Express. Les grands voyageurs auront droit à une carte Gold. Les très grands voyageurs, pour leur part, recevront une carte Platinum et profiteront ainsi d’un éventail de privilèges, notamment l’accès à plus de six cent salons d’aéroports dans le monde.

Longtemps réservés à l’état-major des sociétés, les services haut de gamme s’adressent désormais à une plus large clientèle. Ainsi, en mars 2012, la Société Générale a lancé la carte Visa Gold Business class. Composée de deux produits – une carte Visa haut de gamme et une option Business class – , elle s’adresse aux clients souhaitant voyager dans de meilleures conditions de confort tout en optimisant leur temps de transport. Audelà des services de la carte Visa Gold Business, ce réseau bancaire leur propose des privilèges avec un numéro d’appel unique permettant de profiter de l’ensemble des avantages : une ligne d’appel prioritaire pour réserver un taxi ou une moto avec un chauffeur, un surclassement et des remises tarifaires accordées sur les véhicules de location, une chambre de catégorie supérieure dans des hôtels trois et quatre étoiles, partout en France…

Ces services très appréciés majorent évidemment le prix de l’abonnement annuel. Il revient à 123 euros par an pour la carte Visa Gold Business – ou seulement 99 euros pour les détenteurs du package Jazz Pro – et à 120 euros par an pour l’option Business class. “Plus de 45 000 clients professionnels et dans les TPE sont susceptibles d’être intéressés par cette nouvelle carte haut de gamme, indique-t-on à la Société Générale. Pour la lancer, nous leur offrons trois mois sur la cotisation de la première année.”

 

De leur côté, en novembre dernier, Air France et American Express ont renforcé leur partenariat autour de la carte corporate co-brandée d’Air France et de KLM BlueBiz, destinée aux PME-PMI. Avec à la clé, des assurances voyages améliorées sur les vols Air France et/ou KLM, le rachat total de franchise pour les locations de véhicules chez Hertz ainsi qu’un bonus de points annuel BlueBiz.

 

Depuis peu, les émetteurs de moyens de paiement se concentrent sur les cartes d’achat virtuelles. Le principe ? Grâce à un numéro de carte virtuelle, unique par transaction, cette solution répond aux besoins des entreprises en matière de sécurité. La restitution de données analytiques leur procure également une traçabilité. En outre, l’introduction d’un plafond de paiement, voire de restriction par type de dépenses, contribue au respect de la politique voyages.

 

En novembre 2009, American Express a ainsi lancé le vPayment, une plateforme de génération de cartes de paiement virtuelles à usage unique. Au-delà de l’hôtellerie, cette solution répond aux besoins de gestion centralisée des paiements dans des secteurs comme l’événementiel, le marketing ou d’autres dépenses dont le traitement nécessite flexibilité et contrôle. Depuis mi-2011, BNP Paribas propose également une solution de carte virtuelle pour la réservation et le paiement des hôtels, des locations de voiture, des billets aériens des compagnies lowcost et des réunions et événements. Les avis des professionnels restent encore partagés sur ces cartes innovantes. “Les cartes virtuelles paraissent lourdes en termes de gestion et d’utilisation pour les entreprises puisqu’elles nécessitent de recourir à un code spécifique pour régler une opération”, analyse Étienne Penaud. Son de cloche différent dans un grand groupe international comme HP : recourir à une carte virtuelle pour régler des dépenses liées aux réunions professionnelles permet de centraliser la réservation. Ce nouveau mode de paiement flexible fait actuellement l’objet de tests chez cette société multinationale.

 

La tendance est également à la globalisation de l’offre proposée aux entreprises. De dimension internationale, American Express dispose d’une gamme complète, couvrant aussi bien les cartes affaires que les solutions pour la gestion de tous les achats voyages. Étant émetteur de cartes en contact direct avec les titulaires et commerçants, cet acteur met en avant une valeur ajoutée fondée sur l’expertise et l’accompagnement. “Depuis plus de quarante ans, nous travaillons en étroite collaboration avec des entreprises de toute taille, ce qui nous permet de cerner leurs besoins qui sont en constante évolution et de leur donner les moyens d’identifier les opportunités d’économies, explique Stéphanie Laroque, directrice marketing American Express cartes et solutions corporate. Car, au-delà d’une gamme de solutions de paiement, nous apportons des conseils sur l’harmonisation et l’automatisation des procédures internes.”

Au niveau européen, Air Plus a noué un partenariat exclusif avec BNP Paribas. Rien qu’en France, cet acteur a pour clients 35 % des groupes du CAC 40. En raison du renforcement de son accord avec BNP Paribas, les commerciaux d’Air Plus vont pouvoir proposer les cartes affaires et le “virtual payment”, en plus de la carte logée.

Cette globalisation de l’offre donne un atout supplémentaire lors des appels d’offres internationaux. Compte tenu de ses origines américaines et de son réseau mondial, American Express est particulièrement bien armé dans ce domaine. Mais ses concurrents ripostent. Air Plus International et JPMorgan Chase Commercial Card Business viennent d’annoncer un partenariat stratégique : ces deux acteurs ciblent les multinationales cherchant à renforcer le contrôle de leurs cartes Affaires et de leurs programmes de gestion des dépenses de voyages. Air- Plus apporte son expertise en matière de frais de déplacements professionnels, et JPMorgan Chase sa force sur les services bancaires à l’échelle mondiale. Pour répondre aux appels d’offres de dimension internationale, la Société Générale peut, de son côté, s’appuyer sur des alliances, avec notamment la Royal Bank of England ou la Deutsche Bank.

Généralement ces appels d’offres portent sur un contrat d’une durée de trois ans. Et, compte tenu de la conjoncture, les entreprises sont encore plus exigeantes pour obtenir le meilleur service au meilleur prix. Parmi les critères qui influent sur leur choix, l’acceptation universelle des cartes délivrées à leurs collaborateurs est un point clé. S’ils se déplacent en France, il est également important que la carte corporate permette de régler des hôtels indépendants. Autres éléments entrant en ligne de compte : la capacité de reporting offerte par l’émetteur de carte, tout comme son éventuel partenariat avec un spécialiste de la récupération de la TVA. Si, en effet, de grands groupes se chargent en interne de ces sommes à récupérer, d’autres préfèrent sous-traiter cette tâche complexe.

Dans un programme de cartes affaires, les entreprises examinent à la loupe les conditions tarifaires : la cotisation annuelle de la carte, les commissions de paiement et de retrait à l’étranger, le coût mensuel du reporting, la durée du différé de paiement par rapport à la date d’arrêté des comptes. Car toutes les transactions ne s’effectuent pas en euros et, pour les opérations libellées en devises, les réseaux de paiement international, par exemple Mastercard, se basent sur un taux de change mécanique applicable à toutes les transactions réglées par carte. À ce taux défini à un moment précis, s’ajoute bien sûr les commissions de l’émetteur et de la banque. Ces commissions peuvent être fixes ou proportionnelles.

 

Pour accorder une éventuelle gratuité en matière de cotisations concernant les cartes affaires, la banque prend plusieurs éléments en compte, par exemple des données basiques comme le nombre de cartes au sein de la société et le volume prévisionnel d’affaires que généreront ces cartes. “Malgré le lancement d’appel d’offres pour la mise en place de moyens de paiement, en particulier pour les cartes affaires ou corporate, nombre de sociétés donnent la priorité aux banques avec lesquelles elles travaillent, conclut Étienne Pénaud. C’est une manière pour elles de préserver leur accès aux lignes de crédit, indispensables pour maintenir, voire développer leur activité.” À l’inverse, une banque souhaitant conquérir un grand compte sera sans doute tentée de lui accorder des conditions attractives pour ses moyens de paiement.