Réunions high-tech : l’humain aux commandes

Réunions du futur. Plus de networking d’un côté, plus d’applis et de tableaux connectés de l’autre : un nouveau modèle pour les événements corporate se dessine où les technologies, avec tout ce qu’elles font gagner en efficacité, laissent du temps au temps pour créer des moments de partage et de découverte.

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Copyright Barco

Même à l’ère du presque tout digital, se rencontrer est aussi important qu’avant, voire plus. “La réalité est un besoin basique de l’Homme dans un monde de plus en plus high-tech” : c’est le constat du cabinet suédois Memoori, pourtant spécialisé dans les bâtiments intelligents, qui soulignait l’importance du contact humain dans une étude datant de 2017 concernant le design des bureaux du futur. S’agit-il d’une sorte de contre-révolution à l’heure où les enceintes vocales et autres objets connectés s’installent dans les salles de réunions ? Tout de même pas. Car la balance entre une ultra modernité technologique et le besoin intemporel d’aller vers l’autre se retrouve dans les réunions d’aujourd’hui, comme sans doute dans celles de demain.

Selon l’étude annuelle de l’association IACC sur la salle de réunions du futur publiée en 2018, les organisateurs s’attendent à ce que les multiples expériences humaines qui viennent agrémenter les événements corporate occupent une part toujours plus importante. Parmi les solutions avancées, les meeting planners plébiscitaient des repas thématisés (71 %), des réunions en extérieur (69 %), mais surtout des salles créatives (77 %). La flexibilité des espaces de réunions est devenue essentielle, composés qu’ils sont de meubles sur roulette ou extrêmement légers pour être mobiles, avec aussi une diversité des assises, tables et chaises hautes, sofas confortables et même poufs posés à même le sol. Autant de propositions qui conviennent aux différentes personnalités et laissent le loisir, chacun à sa façon, de déployer sa créativité. Car la digitalisation ne s’accompagne pas pour autant de salles au design ultra high-tech, façon Minority Report. Certaines se font même plutôt cosy, presque british, habillées de bois et entourées de bibliothèques. Un côté chaleureux potentiellement rassurant alors qu’en parallèle, les données s’en vont loin, loin dans les nuages.

85 % des millenials attendent une intégration des nouvelles technologies, mais aussi plus d’expériences, plus d’interaction et des formats plus courts.

Cependant, si la flexibilité des espaces sera primordiale dans les années à venir pour la moitié des sondés par l’IACC, les technologies interactives le seront bien plus encore, recueillant près de 90 % des suffrages. Naturellement, la part croissante des millenials dans les effectifs corporate explique pour beaucoup ce résultat. Selon une autre étude de l’IACC– datant de 2019 –, 85 % des jeunes collaborateurs attendent une intégration croissante des nouvelles technologies, mais aussi plus d’expériences (80 %), plus d’interaction (76 %) et des formats plus courts (70 %). Moins dans un rapport maître-élève, les nouvelles générations s’écartent des réunions old school, d’avant les smartphones et le wifi, qui s’étiraient en longueur à écouter silencieusement celui qui parle.

Plus de rythme et d’efficacité, moins de temps morts : les millenials, facilement zappeurs, apprécient de ne pas se perdre en choses inutiles pour laisser plus de place au networking et aux activités annexes. Dans ce cadre, les nouvelles technologies, pour ce qu’elles augurent d’interaction, de collaboration et d’efficacité, répondent pleinement à ces exigences. Oubliées les notes gribouillées sur le paperboard que seuls les médecins sont capables de déchiffrer, envolées les notes perdues : avec les écrans interactifs, tout est sauvegardé, puis transmis sur clé USB ou par email.

Parmi les best-sellers dans le monde de l’entreprise, on compte le Surface Hub 2S de Microsoft et sa compatibilité avec tous les outils Office, le Jamboard développé par son concurrent Google ou encore les solutions proposées par des leaders de la high-tech comme Cisco avec son Webex ou Samsung avec le Flip. Ce tableau blanc en version XXIe siècle permet par exemple de présenter des documents et de les annoter, chacun pouvant y aller de son contenu à insérer pour une plus grande interactivité.

Si l’application est devenue la clé de voûte de la technologie meetings, la pierre angulaire du système repose évidemment sur un wifi d’excellence.

Dans l’hôtellerie, Barco, longtemps connu pour ses projecteurs, a évolué avec son temps en imposant sa technologie ClickShare dans les salles de réunions de nombreux établissements. Ce système sans fil intuitif facilite les présentations, évitant que les participants n’aient à chercher la façon de brancher ou débrancher leur ordinateur. Son côté “plug & play” permet de prendre contrôle de l’écran grâce au bouton ClickShare connecté au port USB ou via une appli installée sur l’ordinateur. L’an dernier, Barco est allé plus loin en lançant son Ideation Wall, ou “mur d’idées”, qui combine un mur d’images tactile et l’offre ClickShare. D’autres solutions comme Coalesce de Blackbox, Solstice de Mersive ou Airmedia de Bimobject, permettent aussi d’accéder sans fil aux écrans des salles de conférence.

À côté des tableaux interactifs, les applications sont devenues des incontournables, véritables clés de voûte digitales des événements corporate. Quel séminaire ou convention n’a pas, aujourd’hui, son pendant digital sous forme d’une appli permettant de consulter l’agenda et la liste des participants, facilitant entre autres la mise en relation et les interventions lors des différentes sessions, tout en prolongeant l’expérience après les réunions en archivant toutes les présentations ? Selon l’IACC, plus de 70 % des organisateurs ont mis en place ce type de solutions qui renforcent l’engagement des participants, notamment des millenials qui ont besoin d’être stimulés à coup d’interventions, sous faute de perdre leur attention pendant les réunions. Des applis qui évitent aussi beaucoup de paperasse et d’impressions inutiles.

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Copyright Samsung

Format dépassé

Le récent rapport Global Meetings Forecast 2020 d’American Express Global Business Travel invite à poursuivre dans cette voie. Cité dans cette étude, Reggie Aggarwal, fondateur de Cvent, estime qu’il y aura en 2020 “un regain d’intérêt pour l’utilisation de solutions qui aideront à accroître l’engagement des participants et à rationaliser le suivi post-événement. Bien que les salons professionnels, les congrès et les autres types d’événements n’aient pas beaucoup changé de format au fil des ans, les outils pour maximiser leur impact ont évolué. Et je pense que le besoin de données plus exploitables continuera à guider les développements technologiques dans l’année à venir.” Si l’application est effectivement devenue la clé de voûte des meetings high-tech, la pierre angulaire du système repose évidemment sur un wifi d’excellence, sans lequel aucune réunion high-tech ne pourrait supporter tous les échanges de données.

Ce qui était déjà important le sera sans doute encore plus à l’avenir, en attendant l’essor de la 5G. “Le développement des infrastructures wifi et une confiance accrue dans son utilisation joueront un rôle moteur dans le design des espaces de réunions”, remarquait Peter Komornik, PDG de Slido, dans l’étude 2019 de l’ICCA. Un rapport qui met en exergue l’importance croissante de la cybersécurité : 27 % des sondés estiment que ce sujet sera prédominant dans les trois à cinq ans à venir et 76 % des organisateurs expliquent être particulièrement attentifs à ce sujet quand ils intègrent les nouvelles technologies à leurs événements.

Et demain ? Selon le cabinet Gartner, parmi les technologies qui commencent à se développer dans le monde des réunions corporate, la reconnaissance vocale est à la pointe. Mais, d’ici une dizaine d’années, l’environnement de travail intégrera la réalité augmentée, la reconnaissance faciale, des bots, des assistants virtuels… Quand ce n’est pas l’intelligence artificielle qui jugera des performances des collaborateurs et décidera de leurs bonus de fin d’année.

Une enceinte business connectée chez Microsoft ?

Lors de sa conférence Build en 2018, dédiée aux développeurs, Microsoft avait annoncé travailler sur la salle de réunions du futur, notamment sur un outil doté d’une caméra à 360° et de micros pouvant détecter la présence des participants à leur arrivée. Fondé sur l’assistant vocal Cortana, il pourrait aussi jouer sur son intelligence artificielle pour retenir les échanges. Au besoin, il pourra rappeler les engagements, se souvenant par exemple qu’un des paticipants a promis une réponse pour le lendemain. En outre, comme Skype le fait déjà, le système pourrait aussi se charger de traduire les échanges. Microsoft proposera-t-il bientôt tout cela ? Des observateurs attentifs aux développements de la firme ont noté qu’un brevet d’enceinte connectée, dont la ligne rappelle celle des Google Home Mini et probablement destinée au monde de l’entreprise, a été rendu public début septembre. Réponse le 2 octobre, lors de la présentation des nouveaux produits Surface.