Certains en sont encore persuadés : le papier “ne ment pas“, “le papier, c’est plus sûr”, “c’est mieux en cas de contrôle, ça ne tombe pas en panne”. Détricotons ici ces fausses idées qui coûtent fort cher aux entreprises non converties à la dématérialisation des notes de frais.
Le papier ça coûte – très – cher : on l’ignore souvent, mais le prix du papier a essuyé une hausse de 40% entre 2022 et 2024 selon Média Livre Services. Un chiffre à faire pâlir les précautionneux qui photocopient leurs justificatifs pour légitimement en garder une trace avant de les transmettre à la comptabilité, impriment la note de frais en double exemplaire et envoient leur demande de remboursement dans des enveloppes individuelles..
Le papier, ça finit par prendre de la place : le stockage physique mobilise des m² onéreux à l’entreprise, même si certains groupes externalisent l’archivage en louant des box en périphérie.
Le papier, ça n’est pas immortel : avec le temps, va, tout s’en va. Et vos documents deviennent altérés ou illisibles. Comment faire en cas de contrôle ? Et en cas de perte, d’incendie ou de catastrophe naturelle ?Imaginez que votre lieu de stockage ait été inondé…
Le papier, ça n’est pas écologique : la fabrication de papier exige de grandes quantités d’eau et d’énergie, ainsi que de nombreux produits chimiques. Selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), entre 17 et 20 % des arbres abattus dans le monde servent à l’industrie papetière.
Le papier, ça n’est pas efficace : le cycle de traitement seul de la note est bien plus long, le temps que le collaborateur rassemble toutes ses notes en fin de mois, les envoie par mail, ou par courrier, qu’elles soient validées par le manager, puis rentrées par les gestionnaires puis envoyées en comptabilité/RH puis remboursées. Cela se compte parfois en semaines, voire en mois.
Le papier, c’est du temps inutile : calculez combien de temps mettent vos équipes pour le classement quotidien, l’organisation en pochettes, l’archivage annuel et ses manipulations en cas d’audit ou contrôle Urssaf.
Avec des solutions de gestion dématérialisées de notes de frais comme Cegid Notilus, vos gains en temps, argent, et productivité sont facilement mesurables. Vous respectez également la législation en cas de contrôle. Et vous soulagez tout le monde pour un meilleur bien-être au travail.
Pour les salariés, avec l’intelligence artificielle les champs sont reconnus immédiatement et intégrés dans la note une fois la photo prise. Plus besoin de garder les justificatifs et de mettre des heures à les saisir en fin de mois : ils sont sauvegardés en lieu sûr. Pour les gestionnaires, ils sont alertés en temps réel des notes à contrôler, des dépassements de frais, des doublons éventuels. Ils bénéficient de l’archivage à valeur probante en cas de contrôle et retrouvent les notes de frais en quelques clics. Et vous recentrez vos efforts sur l’analyse et la performance financière grâce aux tableaux de bord par gestion de type de dépenses/projets.
Ainsi, l’idée selon laquelle le papier est plus sûr que la dématérialisation des notes de frais est donc largement dépassée. Les solutions numériques offrent une sécurité renforcée, une efficacité accrue, et des économies substantielles. Pour rester compétitives, les entreprises doivent adopter ces technologies modernes et mettre à jour leurs pratiques de gestion financière.
