Face à un environnement mondial devenu plus instable, le secteur du MICE doit désormais composer avec des risques multiples : tensions géopolitiques, cyber-menaces, intelligence artificielle débridée, dérèglement climatique ou encore désinformation. Pour aider l’industrie à mieux anticiper ces défis, le Copenhagen Convention Bureau a présenté durant IMEX Francfort, le salon du MICE, son « Copenhagen Risk Navigator – International Strategies and Tools for Business Events », un guide stratégique et opérationnel destiné aux professionnels du MICE.
Développé avec le cabinet de conseil GainingEdge, en collaboration avec la Fédération européenne des associations de gestion des risques (FERMA) et la Risk and Insurance Management Society (RIMS), ce nouvel outil se veut une première mondiale pour l’industrie des réunions et congrès.
Le projet s’appuie sur plusieurs mois de recherches : entretiens avec des experts du risque issus notamment de la finance et de l’assurance, enquêtes auprès d’associations, destinations, organisateurs et fournisseurs, ainsi qu’une analyse de plus de vingt rapports internationaux sur les tendances liées au risque.
Selon Bettina Reventlow-Mourier, directrice adjointe du Copenhagen Convention Bureau, les conclusions sont peu encourageantes. Selon les recherches faîtes, 43 % des associations ne disposent toujours d’aucune stratégie formelle de gestion des risques. Avec ce paradoxe, souligne Bettina Reventlow-Mourier: si les risques technologiques arrivent largement en tête des préoccupations -notamment la cybersécurité et l’intelligence artificielle, 80 % des organisations interrogées reconnaissent ne pas avoir de plan spécifique pour gérer les risques liés à l’IA.
Le rapport souligne également le retard pris par l’industrie dans l’utilisation d’outils de prospective. Seuls 13 % des organisateurs utilisent aujourd’hui des scénarios de planification pour anticiper les crises futures, alors que près des deux tiers souhaitent s’y mettre.
Un instrument d’évaluation gratuit
Pour la directrice adjointe du Copenhagen Convention Bureau, l’objectif est de faire passer le secteur d’une logique réactive à une véritable culture de préparation: « La gestion des risques ne peut plus être considérée comme un simple plan de crise ou de communication. Elle doit être intégrée dans la gouvernance, les opérations, la chaîne d’approvisionnement, la sécurité, les ressources humaines et la protection de la réputation des destinations », explique-t-elle.
Le Copenhagen Risk Navigator propose ainsi 14 outils couvrant l’ensemble du cycle de vie d’un événement : planification stratégique, achats, contractualisation, exploitation, sécurité et bilan post-événement. Chaque outil est accompagné de fiches pratiques détaillant les objectifs, les conditions d’utilisation, les ressources nécessaires et les bonnes pratiques selon le niveau de maturité des organisations.
Un guide de démarrage rapide en cinq étapes a également été conçu pour les structures qui débutent dans une démarche de gestion des risques.
Les responsables du projet insistent sur la nécessité de développer une approche plus collaborative à l’échelle de tout l’écosystème MICE. Le rapport met notamment en avant l’importance croissante du risque réputationnel pour les destinations, alors qu’un incident lors d’un congrès ou d’un événement peut durablement affecter l’image d’une ville ou d’un pays.
Le document identifie aussi plusieurs défis majeurs pour les prochaines années : montée des tensions géopolitiques, pénurie de talents, multiplication des campagnes de désinformation et renforcement des dispositifs de sécurité autour des grands événements.
Le Copenhagen Risk Navigator est disponible gratuitement pour l’ensemble des professionnels du secteur et bénéficie déjà du soutien de nombreuses organisations internationales du MICE, parmi lesquelles ICCA. Avec l’espoir que l’outil finisse par devenir un élément de référence obligatoire pour jauger une destination MICE. Au même titre que le sont désormais les critères écologiques et de durabilité
