Les notes de frais en temps de crise passent au révélateur Jenji

Plus insidieuse que l’image des aérogares désertées au plus fort de la crise sanitaire, la photographie des notes de frais en temps de Covid n’en demeure pas moins frappante, symptomatique d’un contexte exceptionnel. Pour saisir l’importance des mutations engagées depuis plus d’un an, Jenji se prête donc à un exercice inédit pour la start-up : la publication d’un indice semestriel dédié à l’évolution de l’Expense Management.

A l’occasion de cette première édition, Jenji fait notamment un focus sur les déplacements professionnels, confirmant ainsi chiffres à l’appui la paralysie constatée durant de longs mois. « Le COVID-19 a stoppé tous les voyages du monde entier, y compris les voyages d’affaires. Les professionnels ont dû s’adapter et passer aux réunions virtuelles », notent les auteurs de l’étude. D’après l’index, la baisse a atteint jusqu’à 95% dans le secteur aérien au regard des notes de frais réalisées, les rares déplacements en avions étant réservés d’après Jenji aux dirigeants d’entreprises. En outre, 80% des entreprises n’ont effectué aucune note de frais relative à une réservation de vol depuis le début de la crise d’après l’index.

Plus accessible en temps de Covid, le train n’en reste pas moins lourdement impacté. La moitié des entreprises étudiées par Jenji n’ont dépensé que 10% à 15% de leur volume de réservation habituel. Néanmoins, l’amélioration est sensible depuis le mois de mars dernier : à en croire l’index Jenji, près du tiers des entreprises (30%) ont même déjà renoué au printemps avec leur volume de dépenses ferroviaires pré-Covid.

beaucoup de professionnels font désormais beaucoup de déplacements sur une journée et excluent très souvent la nuitée

Quant à l’hôtellerie, d’après les auteurs de l’index, « pour les entreprises qui réservent encore, le volume est d’environ 15% du niveau pré-pandémique ». En outre, contrairement à ce que l’on pourrait se figurer pour le voyage d’affaires de demain, l’index Jenji estime que « beaucoup de professionnels font désormais beaucoup de déplacements sur une journée et excluent très souvent la nuitée (encore aujourd’hui malgré une lente sortie de crise) ».

Avec ce premier index, Jenji pointe aussi du doigt l’accélération à marche forcée de la digitalisation. Pour les auteurs du rapport, le constat est sans appel : « Les entreprises ont accéléré de trois à quatre ans leur stratégie de digitalisation. La gestion de la relation client, de la chaîne d’approvisionnement ainsi que les opérations internes ont rapidement été adaptées. La gestion des frais professionnels n’est pas passé à travers cette transformation ». Les chiffres en témoignent : alors que depuis 2017 l’équilibre entre reçus papier et numériques était stable, autour d’un ratio de 83% / 17%, le rapport de force a brutalement évolué. Jenji décrit désormais un équilibre de 78% de reçus papier, contre 22% pour le numérique.

Les réunions physiques ont été remplacées par des plateformes virtuelles, les billets d’avion par des abonnements Zoom ou Teams

Parallèlement, cet index Jenji confirme si besoin en était les proportions inédites prises par le télétravail. Et nous renseigne surtout sur ce que cela signifie en termes de transformation de l’entreprise en interne, et du nouveau rapport des salariés aux notes de frais. En effet, si le volume des dépenses professionnelles a baissé depuis plus d’un an, le nombre d’utilisateurs actifs aurait lui sensiblement – et étonnement – augmenté, à hauteur de +22%. En clair, les notes de frais qui étaient bien souvent restreintes aux professionnels nomades se sont généralisées au sein des équipes, dont il a fallu équiper le domicile pour permettre le télétravail. « Leur nature a complètement changé et est passée en quelques semaines des déplacements professionnels aux dépenses informatiques. Les réunions physiques ont été remplacées par des plateformes virtuelles, les billets d’avion par des abonnements Zoom ou Teams ».