Derrière le prix facial d’un déplacement professionnel se cachent encore bien souvent des coûts indirects, comme ces heures innombrables passées chaque année par les voyageurs à remplir leurs notes de frais. Innombrables ? Plus vraiment… Les études se multiplient, qui s’essaient à chiffrer le temps perdu, l’improductivité, et – donc – l’argent ainsi gaspillé dans les entreprises. La dernière en date est signée KDS, déjà récemment sous les feux de l’actualité après l’annonce de son rachat par American Express GBT. L’éditeur de solutions logicielles spécialisées dans la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais a interrogé 780 professionnels sur le marché français. Objectif : comprendre comment les salariés et leur entreprise traitent cet épineux dossier « expense », et à quel prix.
Selon cette enquête, 34% des Français utilisent encore des tableurs pour présenter les demandes de remboursement. Résultat : 59% des personnes interrogées y consacrent plus de 30 minutes. Une perte de temps et d’efficacité préjudiciables à la fois pour le salarié et son entreprise, dans la mesure où une large majorité des personnes interrogées (73%) remplissent leurs formulaires de demandes de remboursement pendant les heures de travail. KDS estime même cette perte de productivité entre 20 minutes et 1h par mois pour 85% des répondants… Le numérique reste donc une exception dans le travel & expense, alors que 11% des salariés utilisent un outil en ligne et numérisent leurs reçus au fur et à mesure. Le traitement des dépenses n’est d’ailleurs pas la seule étape chronophage du business travel, loin s’en faut. En effet, 41% des sondés passeraient entre 20 minutes et plus d’une heure à rechercher et réserver un voyage d’affaires.
Les processus obsolètes (…) limitent le choix des voyageurs ou sacrifient l’ergonomie
« Les données recueillies dans le cadre de notre étude prouvent à quel point les processus obsolètes, au même titre que les systèmes inadaptés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, limitent le choix des voyageurs ou sacrifient l’ergonomie, ce qui oblige les professionnels à réserver en direct et continue à pénaliser les entreprises françaises », témoigne Sébastien Clouet, Directeur Marketing de KDS. « Du point de vue des coûts et de la productivité, voilà qui devrait persuader les entreprises de l’importance de mettre en place les procédures et solutions adaptées permettant à leur personnel d’opérer avec un maximum d’efficacité », ajoute-t-il.
Pour terminer sur une note positive, et contrairement à certaines idées reçues, on retiendra que les salariés français jouent généralement franc jeu. L’enquête KDS fait même état d’une « grande honnêteté », et note que la grande majorité (76%) d’entre eux reportent leur kilométrage de façon exacte. Même chose pour les déplacements en taxis : « si le chauffeur de taxi remet un reçu vierge, 78% inscrivent scrupuleusement le montant exact de la course », précise l’étude.
