La gestion des notes de frais liés aux déplacements professionnels tend à s’automatiser. De moins en moins de papier, des outils informatiques dédiés, des traitements simplifiés engendrent gain de temps et économies substantielles que vient augmenter la TVA restituée par certains pays.
L’évolution se fait en douceur dans les services de contrôle de gestion des entreprises comptant des collaborateurs nomades parmi leur personnel. Traditionnellement, la transmission de leurs notes de frais ainsi que le processus de contrôle et de remboursement sont gérés de façon manuelle. Dans la plupart des cas, l’utilisation d’un formulaire de note de frais en tableau Excel permet une présentation standardisée des informations. Mais la saisie dans le système comptable qui assure le remboursement est également manuelle. Voici pour le cheminement classique, qui a tendance à se modifier, avec une plus ou moins grande rapidité.
Grâce aux récentes avancées juridiques en matière de signature électronique, la facture électronique gagne de plus en plus de terrain. L’enjeu est de taille : en Europe, 13 milliards de factures sont traitées chaque année. “Les factures papier représentent une zone de non-productivité pour l’entreprise qui doit identifier les sources possibles d’économies et optimiser ses processus”, remarque un consultant. Depuis le début des années 2000, certains opérateurs, notamment BNP Paribas, ont mis en place une solution de gestion électronique des notes de frais. Pour le groupe bancaire, comme pour d’autres, le cahier des charges comporte quatre grandes exigences.
D’abord un processus de remise des notes de frais par voie électronique, interfacé avec la carte de crédit société de chaque collaborateur amené à se déplacer, afin d’insérer automatiquement des informations dans le formulaire de notes de frais. Il faut ensuite un processus automatique permettant de s’assurer que les dépenses sont bien conformes à la politique de voyages ; et aussi un processus d’approbation en ligne. Enfin, une interface automatique avec les systèmes comptables pour le remboursement des frais.
Dans cette chasse au gaspillage, le secteur des déplacements professionnels tient également sa place. Leader européen du marché de la gestion des frais professionnels, Etap-on-line conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses, alias Ulysse T&E. Disponible sur Internet (mode ASP) et intranet, cette solution automatise l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels, depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec à la clé, une baisse des coûts de gestion de 50 à 70 %, des gains de temps pouvant réduire des deux tiers la phase de saisie par les collaborateurs et une meilleure maîtrise de la politique de voyages.
“Nous comptons 650 clients, PME-PMI, organismes publics et grands comptes dont 19 cotés au CAC 40”, dit Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d’Etap-on-line, dont le logiciel Ulysse T&E est déjà déployé dans quinze pays en Europe, aux États-Unis et en Asie. Pour l’instant, cette société est la seule à proposer un service de numérisation des justificatifs des notes de frais. Généralisé depuis le 1er septembre 2007, le module NJ procure une meilleure visibilité. En outre, il permet d’optimiser les contrôles et les audits, tout en facilitant la récupération de la TVA. Quelque 400000 justificatifs ont déjà été numérisés via ce nouveau module. Reste une sorte de vide juridique : à ce jour, les justificatifs numérisés ne constituent pas une preuve opposable à l’administration fiscale. Encore que certains contrôleurs les acceptent.
Disparition des factures papier
De son côté, depuis un peu plus d’un an, American Express propose à ses clients une solution de dématérialisation baptisée e-Invoicing. “Conçue avec la société B-Process, cette solution unique en France permet à l’entreprise de disposer d’un accès en ligne aux relevés des comptes Carte Voyages d’affaires, synchronisés avec les factures électroniques de l’agence de voyages de notre réseau”, explique Olivier Tanigault, directeur Innovations et développements chez American Express. En totale conformité avec les législations européennes et locales, ces factures dématérialisées remplacent les justificatifs papier.
L’entreprise recourant à cette solution se met en rapport avec une plate-forme web sécurisée. Fonctionnant 24 heures sur 24, elle lui propose l’accès à toutes les factures originales sous forme électronique en provenance de l’agence de voyages American Express, disponibles 24 heures après l’émission. Cet accès inclut l’envoi d’une notification automatique par e-mail aux voyageurs, ainsi que, 48 heures après l’émission de la facture, un archivage électronique en ligne pendant trois exercices fiscaux, conformément aux dispositions légales. Afin de faciliter l’intégration des données de facturation dans ses systèmes comptables, l’entreprise peut obtenir des fichiers électroniques ad hoc.
Toujours avec cette plate-forme, l’entreprise a accès à ses relevés du compte Carte Voyages d’affaires, automatiquement synchronisés avec les factures de l’agence de voyages. Ce service inclut la mise à disposition d’un fichier d’intégration ; ce qui facilite les contrôles, supprime les erreurs de saisie et permet de visualiser les factures en attente.
Archivage dématérialisé
Efficacité accrue et réduction des coûts constituent les principaux bénéfices liés à la facturation et à l’archivage électroniques. Certes, il n’existe plus de contraintes réglementaires et législatives pour dématérialiser, grâce à une solution incluse dans la carte logée. Bien qu’elle ne nécessite aucune modification des chaînes informatiques, cette dématérialisation implique souvent une prise de décision longue dans les grands groupes. American Express indique qu’une cinquantaine de groupes l’ont déjà adoptée. Dans ces conditions, le basculement vers la facturation électronique devrait, c’est évident, s’accélérer dans le futur. Cette étape s’accompagnera de la disparition progressive du papier comme support de facturation et d’archivage. Et cela, en totale conformité avec les législations européennes et locales. Avant de mettre en place ce type de processus, les entreprises sont amenées à réaliser une étude comparative des principaux logiciels de gestion de notes de frais du marché, et peuvent se faire aider par un cabinet de conseil spécialisé
Contrôles et validations
À chaque étape du processus de gestion, l’entreprise tire des avantages. En commençant par la suppression du papier. Le document électronique devient la facture originale : réception accélérée, réduction des frais d’envoi, optimisation du flux de validation. À cela s’ajoutent l’accès amélioré aux informations concernant les dépenses et le paiement, ainsi que l’intégration comptable des données. Sans oublier l’archivage électronique, les factures étant stockées sur la plate-forme pour l’année en cours, plus les trois années suivantes afin de répondre aux exigences de l’administration fiscale. Ensuite, elles sont restituées sous forme de CD-Rom ou conservées sur un serveur sécurisé. D’où l’optimisation de l’espace, la simplification de la récupération et de l’audit de la TVA. En intégrant la solution de dématérialisation, les entreprises s’affranchissent du support papier pour leurs factures et pour leurs relevés. De plus, elles automatisent l’ensemble du traitement de la facturation, et optimisent leurs processus de contrôle, de validation et de comptabilisation.
En cumulant les avantages du compte Carte Voyages d’affaires et ceux induits par la dématérialisation des flux papier, les sociétés réduisent le coût du traitement administratif. Cette économie se chiffre entre 20 % et 25 % avec le compte Carte Voyages. S’y ajoutent de 20 % à 40 % supplémentaires lorsque ce compte est couplé à la dématérialisation des factures. “D’après nos calculs, le traitement d’une facture papier revient entre 12 et 17 euros. En revanche, ce coût tombe à 2 ou 3 euros par facture lorsque la société recourt à la dématérialisation. Des économies somme toute importantes, en particulier pour les sociétés traitant au moins 2000 factures par an et réalisant un chiffre d’affaires annuel de 100 millions d’euros”, poursuit Olivier Tanigault.
Récupérer la TVA à l’étranger
Alors que les déplacements professionnels hors des frontières se multiplient, les sociétés implantées en France ont la possibilité – en vertu des 8e et 13e directives européennes – de récupérer les taxes acquittées sur certaines dépenses effectuées par leurs collaborateurs à l’étranger. Pour entreprendre cette démarche, elles peuvent faire appel à des sociétés spécialisées, comme Meridian, TVA Conseil, Global Taxe Refund, E&A VAT Refund ou Vialtis. Car près de 90 % des entreprises européennes rencontrent des difficultés pour récupérer la TVA payée hors du marché domestique. Et les enjeux sont de taille : le montant annuel de TVA récupérable atteint 5 milliards d’euros ! “Pour une entreprise exportatrice dont le montant des frais de déplacements au sein de l’Union européenne atteint 500000 euros, la TVA récupérable est estimée à 75000 euros, compte tenu d’un taux moyen de 15 %”, indique-t-on chez TVA Conseil.
La chasse à la TVA s’effectue surtout sur les terres européennes (au sens large). En revanche, une société française ne peut pas récupérer la TVA aux USA, sauf cas marginal, ni en Russie. Mais il est possible de récupérer la TVA au Japon, si la société française s’est enregistrée auprès des services fiscaux japonais. De même avec l’Australie. Pour accéder au service “récupération de la TVA”, les multinationales s’adressent à des prestataires spécialisés, que les dépenses soient réglées par carte ou non. Les groupes peuvent bénéficier des services annexes associés aux cartes de paiement de leurs collaborateurs.
Ainsi, BNP Paribas propose aux clients de la carte Affaires l’accès aux services de TVA Conseil, à des conditions privilégiées. De son côté, MasterCard a lancé un service “récupération de la TVA” dans 36 pays, avec Meridian, le leader mondial de la gestion des frais professionnels. “Le service VAT Recovery permet aux grandes et petites entreprises du monde entier de récupérer jusqu’à 100 % de la TVA domestique et internationale éligible”, dit-on chez Meridian. Cette solution repose sur un guide des bonnes pratiques visant à optimiser la récupération de la TVA et un outil de reporting en ligne qui apporte une visibilité sur la TVA potentiellement recouvrable dans plusieurs pays. Les professionnels porteurs de cartes MasterCard peuvent même suivre, en temps réel, les montants de la TVA payée lors de leurs transactions par carte et estimer la TVA globale qu’ils peuvent récupérer.
“Dès qu’une entreprise a souscrit au service VAT Recovery, nous gérons toutes les étapes, de la réception des factures jusqu’au remboursement de la TVA, qui peut être réalisé dans la devise de son choix, directement sur son compte bancaire”, indique Philippe Glätzle, directeur de Meridian France. Grâce à la quarantaine de bureaux implantés dans près d’une trentaine de pays, cette société, la première de son secteur, affiche un taux effectif de remboursement de 97,6 %.
TVA récupérable : des délais très élastiques
Pour récupérer la TVA étrangère, il faut s’armer de patience, car les délais sont compris entre trois et trente-six mois. Ainsi, ils peuvent se limiter à trois mois pour des dépenses effectuées en Islande où les demandes de remboursement sont peu nombreuses. En revanche, dans les pays d’Europe centrale, en Pologne notamment, les délais peuvent atteindre trois ans !
Faire appel à une société spécialisée accélère le processus. Elle se charge en effet d’identifier au préalable les informations complémentaires et les documents à joindre aux dossiers qui facilitent le remboursement. “Les délais de remboursement résultent de la nature proactive de notre processus de récupération, qui implique un examen complet des factures fournisseurs et des notes de frais avant l’envoi des demandes de remboursement aux autorités fiscales”, explique-t-on chez Meridian. Les dossiers sont toujours validés par une équipe de consultants en matière de TVA. Néanmoins, les autorités fiscales de certains pays peuvent modifier leurs délais de remboursement ou retarder des paiements pour des raisons dictées par leurs propres politiques internes et procédures, sans en informer les sociétés spécialisées. De tels changements soudains de procédures rendent difficile toute estimation des délais de remboursement.
Les délais sont généralement plus longs si les sociétés établissent directement leurs demandes de remboursement. En effet, leurs courriers sont souvent incomplets ou non conformes, ce qui entraîne de nombreux échanges avec les administrations des pays étrangers. Les prestataires spécialisés retiennent une commission de l’ordre de 30 % sur le montant remboursé. À ce niveau, la rapidité n’a pas de prix.
