Réservation de réunions : le big bang n’est pas pour demain

Si la réservation hôtelière est aujourd’hui largement automatisée, il n’en est pas de même, loin de là, pour une composante importante de l’activité des établissements : les réunions et séminaires. “Le jour où on y arrivera, ce sera un grand pas en avant, remarque Paul-Édouard Le Bret, de Louvre Hotels. Mais, pour l’instant, c’est encore de la gestion humaine. D’une part, parce que les salles de réunions sont rarement intégrées dans les systèmes de gestion et de réservation des hôtels ; et, d’autre part, parce que la gestion de ces espaces est plus compliquée, l’organisation des salles de réunions étant flexible.”

Agathe Fabron, d’AccorHotels, partage ce constat : “Le vrai enjeu, c’est la réservation en ligne, le Graal pour beaucoup d’acteurs. Aujourd’hui, personne ne sait réellement le faire, la majorité fonctionnant avec un extranet. Les choses évolueront certainement dans les 12-18 mois à venir, mais une vraie distribution 100 % live prendra plus de temps. Je ne suis pas sûre que l’on voie cela arriver dans les trois prochaines années.” Alors, où en est-on aujourd’hui ? “Comme d’autres groupes hôteliers, nous avons un site meetings et events, explique Agathe Fabron. Il permet de sélectionner les hôtels en fonction de leurs capacités, de sa situation géographique et de ses équipements puis d’envoyer directement une requête à l’établissement adapté.”

Appel d’offres en ligne

De l’autre côté du miroir, les grandes agences de voyages d’affaires ont dopé leurs départements MICE avec des acquisitions phares comme celle de Bank Sadler par American Express ou celle d’Ormes par Carlson Wagonlit. De son côté, BCD Travel a développé sa plate-forme en ligne Meetingsource pour permettre de réserver des chambres et d’envoyer des demandes aux hôtels, le tout permettant d’accroître la visibilité sur les dépenses MICE. De la même manière, HRS, avec sa solution HRS Meetings and Groups, permet de sélectionner et de mettre en concurrence plusieurs hôtels, puis de leur envoyer un appel d’offres (RFP) en ligne, avant de recevoir leur proposition à travers l’outil.

Cependant, le grand soir d’une automatisation à 100 % semble encore loin. Ce qui n’empêche pas certains acteurs de relever le défi. L’histoire aimant à se répéter, un mouvement comparable à celui qui a donné naissance aux plates-formes de réservation hôtelière se reproduit dans l’événementiel. Une start-up comme Bird Office utilise en effet les mêmes recettes, celles qui ont fait le succès d’un HCorpo ou d’un HRS : l’intégration des moyens de paiement corporate, une facturation centralisée et, surtout, du contenu avec l’ouverture à la réservation de salles de réunions, au sein comme en dehors des hôtels. “Tous ne proposent pas leurs disponibilités en temps réel, mais ceux qui le font sont mis en avant par notre algorithme. Dans ce cadre, nous sommes soit directement connectés au système de gestion des hôtels, soit ceux-ci utilisent l’outil de gestion des séminaires que nous leur mettons à leur disposition”, explique Arnaud Katz, fondateur de Bird Office.

De son côté, GroupCorner, issu de la réservation d’hébergement pour les groupes loisirs, a lancé sa solution Pro, destinée aux agences de voyages, mais qui peut être aussi déployée en direct dans les entreprises. “C’est une sorte de SBT dédié aux réunions qui permet de réserver dans 23 000 hébergements en Europe. Toutes les réservations remontent dans un même outil et le paiement des hôtels peut être géré via la plate-forme grâce à un système unique d’Iban virtuel. Ce qui permet une consolidation des dépenses”, décrit Antoine de Corson, fondateur de GroupCorner. Pourtant, au final, le grand gagnant ne pourrait-il pas être, une fois encore, une agence de voyages en ligne ? Depuis 2017, Expedia teste avec Best Western en Allemagne le moteur de réservation Meeting Market, un outil dédié aux réunions qui promet de réduire le temps de réponse aux RFP de 5 heures à 14 minutes. Disruption des disruptions, tout est disruption…