« Ça ne sert à rien »… Et si ! Car l’ordre de mission est le contrat qui lie l’employeur à son salarié en déplacement. Il définit le cadre, les conditions de sécurité et le périmètre des responsabilités. L’article l411-2 du code de la sécurité sociale stipule que les accidents de travail survenant en dehors du site de travail et des horaires normaux ne sont pas reconnus. Ainsi, l’absence d’ordre de mission pourrait être interprétée comme une négligence de la part de l’employeur, avec des conséquences graves tant sur le plan légal que sur celui de la réputation de l’entreprise.
Côté salarié, c’est également l’assurance d’être remboursé des frais liés à son déplacement (carburant, billets de train ou d’avion, hôtels, repas…), conformément à la politique de voyages.
« Ce n’est que pour le secteur public » Certes le secteur public y est contraint – car il y va de l’engagement de fonds publics – mais le secteur privé n’en est pas pour autant exempt. Toutes les entreprises ont une obligation de « duty of care ». L’article L. 4121-1 du Code du travail stipule que “l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.” Cette obligation s’applique d’autant plus dans les pays exposés aux risques sanitaires, sociaux, météorologiques, terroristes ou politiques dont la liste s’étoffe malheureusement. Il est évidemment bien plus confortable de savoir exactement où est son collaborateur lorsque l’inattendu se produit. Raison pour laquelle, d’ailleurs, depuis le COVID, les salariés déclarent leurs jours de télétravail afin qu’en cas d’incident ou virus sur site, l’employeur soit informé de la situation géographique des équipes.
« C’est de l’administratif en plus » Si la perspective peut sembler lourde à certains, l’administration liée à l’ordre de mission est en fait un investissement dans la prévention des risques. Cela donne des directives claires aux salariés et établit un canal de communication officiel pour les mises à jour liées au voyage, pouvant s’avérer précieuses comme évoqué plus haut. Vous pouvez tout simplement utiliser des modèles d’ordre de missions prêts à l’emploi.
Il est certain que, selon la configuration de votre entreprise, la multiplication des ordres de missions peut vite devenir chronophage. Mais vous pouvez les automatiser dans certaines solutions de gestion des déplacements ! C’est le cas de Cegid Notilus, qui intègre à la fois les notes de frais ET les feuilles de route des voyageurs. C’est là l’intérêt d’une plateforme centralisée : réservation des voyages par les collaborateurs (train, avion, hôtels), validation par la hiérarchie, et visibilité en temps réel sur la localisation des voyageurs. Elle permet une réactivité immédiate en cas de risque ou d’accident et assure un remboursement rapide des frais professionnels. Les décideurs ont en sus une visibilité financière sur les réservations effectuées et donc de la trésorerie engagée.
Alors, ne laissez pas les déplacements professionnels devenir une source de risque pour vos collaborateurs et votre organisation. Editez vos ordres de mission ou mieux, adoptez un logiciel complet de gestion des déplacements qui vous offre sécurité, conformité et tranquillité d’esprit.
Pour aller plus loin : retrouvez le Guide complet des déplacements professionnels (cadre juridique, obligations et tendances)
