C’est encore pour beaucoup de voyageurs d’affaires l’étape la plus rébarbative d’un déplacement professionnel : la note de frais. Pourtant, les éditeurs, les agences et l’ensemble des acteurs du business travel investissent pour garantir une expérience plus fluide – et surtout moins chronophage en vue de simplifier le remboursement des dépenses voyages. Pour mesurer l’écart entre les grandes annonces et la pratique – et promouvoir au passage sa propre solution BCD Pay, la TMC éponyme a sondé 1 349 voyageurs d’affaires, dans le monde entier (majoritairement en Amérique du Nord), au début du mois d’avril. Et malgré la taille des entreprises concernées – les trois quarts des sondés (75%) évoluent dans des entreprises de 10 000 salariés ou plus – le degré de maturité reste perfectible dans le domaine des dépenses et des paiements.
Sans surprise, la principale frustration des professionnels nomades réside dans le temps passé à créer des notes de frais. Cet aspect chronophage est cité par 63% des voyageurs d’affaires, devant la collecte des reçus (54%). La perte de temps peut notamment s’expliquer par le manque d’outil ad hoc. BCD Travel note ainsi que l’utilisation d’une application mobile dédiée demeure minoritaire (40%). Quant au paiement, c’est le fait de rester « dans les clous » de la politique de l’entreprise qui constitue le principal problème. A noter néanmoins que cette étape du paiement ne semble finalement pas poser tant de problème aux voyageurs, dans la mesure où l’absence de frustration figure en deuxième position.
Pourtant, les pratiques en matière de paiement offrent encore une confortable marge d’amélioration à en croire l’étude publiée par BCD Travel. Si un quart des sondés (26%) connaissent les cartes virtuelles, leur utilisation demeure très restreinte : 1% des voyageurs recourent à cette méthode de paiement. Les cartes corporate demeurent largement majoritaires (79%), et un quart des sondés (26%) doivent utiliser leur carte personnelle.
« Les entreprises qui cherchent à simplifier les paiements pour leurs voyageurs devraient explorer les avantages de l’automatisation des paiements grâce aux cartes de crédit virtuelles » souligne Ajay Singh, vice-président de la division Digital Payment and Expense Products de BCD. « L’automatisation des paiements virtuels facilite le paiement centralisé des réservations d’hôtel ou de voiture. Elle génère automatiquement un numéro de carte virtuelle à usage unique pour chaque transaction et associe tous les frais à une réservation spécifique. Cela facilite non seulement le processus de paiement pour les voyageurs, mais réduit aussi considérablement le risque de fraude », insiste-t-il.
