Le rapport de 40 pages publié le 12 juin par l’IACC s’appuie sur les témoignages de 275 meetings planners à l’échelle mondiale. L’association des espaces meetings & events, qui regroupe quelque 400 membres dans le monde, permet ainsi de cerner l’évolution dans le temps des pratiques, des attentes et des projections, avec parfois de fortes différences en fonction des régions.
Parmi les enseignements notables de l’étude Meeting Room of the Future, on peut souligner la persistance de certaines habitudes adoptées en réponse à la crise sanitaire. Et notamment le fait que les meeting planners privilégient toujours des espaces plus vastes qu’avant la crise, avec si possible des options extérieures, quand bien même les mesures de distanciation sociale ont été levées. Interrogé par IACC sur l’évolution de ses critères de recherche en matière d’espace événementiel suite au Covid, un organisateur d’événements dans le domaine associatif aux Etats-Unis évoque un attrait pour les lieux « plus grands et plus aérés ! Nous sommes vaccinés (ou, du moins, nous appliquons des politiques demandant la vaccination ou le port du masque), mais cela ne change rien aux trois dernières années où nous nous sommes habitués à disposer d’un peu plus d’espace. Psychologiquement, cela aide à réduire la tension » précise-t-il.
Une tendance d’autant plus cruciale que les caractéristiques physiques de l’espace événementiel figurent sur le podium (3e) des éléments à prendre en compte pour assurer le succès d’une opération, d’après l’étude. Notons que le contenu, les sujets abordés figurent en première position, devant la possibilité de networking pendant l’événement. Néanmoins, des différences apparaissent selon les régions d’après l’étude IACC. L’attrait pour le networking est bien plus marqué en Europe et sur la zone Amériques que sur le marché africain et la zone Australie-Asie Pacifique. Les organisateurs africains valorisent plus qu’ailleurs la valeur de la destination d’accueil de l’événement, ainsi que le recours à la technologie pour favoriser les interactions entre participants.
A l’heure de choisir leur espace événementiel, les meetings planners restent avant tout focalisés sur sa localisation (75%). Suivent la flexibilité du lieu de réunion (58%) et l’offre de restauration (45%). Les bonnes pratiques en matière de développement durable passent quant à elle au second plan, avec seulement 17% des sondés… En outre seul 1 organisateur sur 5 (19%) requiert une mesure de l’empreinte carbone de l’événement de la part du lieu d’accueil. Mais le rapport au dossier sustainability diffère fortement selon les régions d’après l’étude IACC. En effet, le chiffre grimpe à 50% chez les organisateurs européens, contre 14% sur la zone Amériques.
Quant à l’hybride, qui semblait pourtant avoir sensiblement reculé avec la fin de la crise sanitaire, IACC lui accorde une place de choix dans sa « Salle de réunion du futur ». D’après les auteurs du rapport, « Le besoin d’une plus grande création d’expériences, d’une plus grande flexibilité, ainsi que l’augmentation des réunions hybrides, signifient maintenant que les offres technologiques des lieux sont plus importantes qu’elles ne l’étaient avant la pandémie. La praticité et la rentabilité de l’accès virtuel aux conférences, qui ont été mises en évidence pendant la pandémie, signifient que les événements hybrides sont là pour durer ». IACC relaie d’ailleurs le témoignage d’un meeting planner rwandais dans le domaine universitaire, selon lequel « Les équipes sont devenues hybrides, et donc la plupart des conventions et des événements également ».
