Réunions hybrides : boîte à idées pour bien les animer

Pas plus que Rome, la digitalisation des réunions ne se fera en un jour. Et comme toujours – mais plus encore quand il s’agit de technologie – il y a les « early adopters » et ceux qui suivent le mouvement, tant bien que mal. « Certains de nos clients sont très en avance, savent exactement ce qu’ils veulent, par exemple telle ou telle résolution pour les caméras de captation, mais d’autres sont un peu perdus. Ceux-là ne veulent pas savoir quelle plate-forme ou quelle technologie sera utilisée. Ils ont une problématique, leur façon de voir leur événement et nous demandent comment l’organiser« , constatait en début d’année Benjamin Abittan, directeur général de Châteauform’, lors de la présentation des nouvelles offres de ce spécialiste des réunions corporate. A ces fins, Châteauform’ s’est lancé dans le conseil avec une offre baptisée Acte@Châteauform’. Son objectif : aider les entreprises à construire leurs prochains séminaires et leurs futures formations autour de journées composées de workshops très concrets. « Les entreprises viennent avec le plan envisagé en présentiel et repartent à la fin de la journée avec une solution pour garder le lien à distance avec leurs équipes« , expliquait Benjamin Abittan.

Le basculement brutal des événements physiques vers le digital a plongé nombre d’entreprises et d’organisateurs dans un océan d’incertitudes. Face à cette perplexité, la plupart ont besoin d’être pris par la main pour réussir ce virage. « Un événement digital, ça ne s’apprend pas en un claquement de doigts. Il faut en comprendre les enjeux, les diverses applications, souligne Manuel Henaut, directeur des opérations du Studio Liveteam à Paris, un acteur de l’événementiel qui délivre aussi des formations sur le sujet. Nos clients viennent nous trouver à quelques semaines d’un événement, car ils veulent monter très rapidement en compétence. On leur donne bien sûr les bases mais, comme on ne peut pas connaître en deux formations toutes les ficelles d’un événement digital, nous les accompagnons dans la mise en place de ce qu’ils ont appris. »

Pour une plus large audience, et toujours à des fins pédagogiques, plusieurs acteurs du segment MICE ont édité des guides de bonnes pratiques fondés sur les retours d’expérience des mois passés, entre réunions en interne et événements clients. Cvent, un des leaders des technologies adaptées aux réunions, a par exemple sorti L’événement virtuel pour les nuls (Virtual Event Strategy for Dummies), tandis qu’Encore, géant de la production d’événements anciennement connu sous le nom de PSAV, diffuse en ligne son Hybrid Event Handbook.

De la même manière, les hôteliers accompagnent le lancement de leurs programmes de réunions hybrides de notices explicatives en quelque sorte, par exemple les « Hybrid Meetings Insights » de Marriott ou encore l’EventReady Playbook de Hilton. « C’est une ressource très pratique pour les organisateurs d’événements et qui fournit des informations et des conseils sur la manière de mener une réunion hybride dans les meilleures conditions« , décrit David Kelly, Senior Vice-Président de Hilton pour l’Europe continentale.

Ces boîtes à idées permettent d’y piocher des conseils propices à de meilleurs usages du mode hybride. Par exemple, Hilton, en se basant sur une réunion des équipes mondiales du groupe où les participants avaient tous le nez sur leur ordinateur pendant les présentations, conseille d’ « avoir deux écrans pour une meilleure expérience, l’un montrant les participants virtuels et l’autre la présentation« . « Une caméra orientable aurait mieux fonctionné dans le cadre de cet événement qu’une caméra statique non pilotée afin de suivre les participants et les présentateurs » est-il également souligné. Parmi les constats faits par Marriott lors d’un événement test de son programme Connect with Confidence, « la planification des angles de caméra à l’avance s’est avérée importante pour s’assurer que les participants à domicile voient de l’activité plutôt que des espaces vides« , note le groupe.

Apprendre et découvrir, repenser sa façon d’appréhender les événements : autant de choses qui éviteront de reproduire les erreurs du passé. « Entre mai et juin dernier, on a vu une vague d’événements préparés un peu dans l’urgence qui, par manque de temps et de réflexion, ont reproduit en digital leurs événements physiques sans toucher au programme, ni aux contenus. D’où une succession des séances de présentations powerpoint de 20 minutes chacune » , se souvient Alain Chanavaz, co-président MPI France Suisse, par ailleurs formateur pour le Studio Liveteam. Le verdict de ce professionnel chevronné est sans appel : « insoutenable« . « Ce qu’il y a de terrible, et je le vois souvent dans les grandes entreprises, ce sont ces intervenants qui lisent leur support, remarque-t-il. Or, à partir du moment où vous lisez une diapo, les participants n’écoutent plus, car ils la lisent également à l’écran. Donc le message ne passe pas.  »

Le combat de l’attention, déjà important en présentiel, devient d’autant plus essentiel avec le digital. Les participants aux réunions à distance peuvent en effet être perturbés par mille et une choses, un email, le téléphone qui vibre, la livraison d’un colis… « Lors d’une manifestation physique, l’attention ne dépasse pas les douze minutes, mais elle est encore bien moindre pour un format digital, sept minutes tout au plus, souligne Alain Chanavaz. Donc il faut des changements de rythme réguliers, que ce soit par l’envoi d’une vidéo, une question aux participants à distance, un changement d’intervenant. Ca passe aussi par le jeu des caméras, la réalisation. Les événements doivent s’inspirer des codes de la télévision où tout est calé, rythmé, saucissonné. »

S’il faut tirer plus loin le fil des analogies entre le nouveau modèle des réunions et l’univers de la télévision, un autre constat s’impose : tout le monde ne s’improvise pas animateur ou présentateur du 20 heures. « Un PDG qui se dit « j’ai l’habitude d’animer l’assemblée générale, donc je peux le faire devant la caméra », c’est faux. Ce n’est pas du tout le même exercice, estime Alain Chanavaz. En plus, ça lui fait perdre de sa stature. Ce n’est pas son rôle de lancer l’intervention de son directeur financier ou de son responsable commercial. Il doit être la voix de la société, et non – j’exagère un peu – un ‘passe micro’ qui est le rôle de l’animateur ». Ce même écueil est aussi visible lors des congrès médicaux récemment passés par la case digitalisation. « On voit souvent le président du congrès être à la manœuvre. Il est chirurgien, oncologue, mais pas animateur, remarque Alain Chanavaz. Un événement hybride ou digital demande un vrai travail d’écriture. »

Dans l’idéal, l’animation d’une réunion doit s’inspirer du travail que font en amont les animateurs et journalistes, c’est-à-dire préparer les questions, dialoguer avec les intervenants et planifier leurs prises de parole, pour mener les débats avec rythme le jour J et faire interagir le public dans la salle et à distance. Mais, ce qui est vrai lors d’un événement majeur pour lequel une entreprise peut se donner les moyens de s’associer les services d’un professionnel – l’annonce d’un plan stratégique, un lancement de produit – l’est aussi, à un degré moindre, pour des réunions d’équipe classique. « Quand bien même elle ne rassemble que 10 ou 20 personnes, il faut réfléchir à la scénariser un minimum pour garder l’attention des participants en créant un nouveau rythme, en faisant circuler la parole avec les gens à distance« , souligne Manuel Henaut, du Studio Liveteam.

De même que l’attention, l’autre combat de tout événement hybride est aussi celui de l’interaction. « Il faut arriver à faire que les participants se parlent et s’interconnectent. Cela passe par exemple par des sessions virtuelles de travail en petits groupes à un moment de la journée ou un concours du meilleur tweet résumant l’événement et qui sera soumis au vote de tous les participants, explique Alain Chanavaz. Dans ce cadre, je conseille également d’avoir un programme pour les personnes sur place et un autre dédié à ceux à distance. » Pour Benjamin Abittan, ce point est également essentiel : « Le parcours digital doit être aussi intéressant qu’en présentiel. Prenons l’allocution d’un dirigeant. On peut très bien envisager de l’interviewer à sa descente de scène pour quelques minutes d’entretien spécialement réservées au digital. »

Toutes les solutions sont bonnes pour que les participants à distance ne se sentent pas laisser pour compte et soient pleinement intégrés aux événements. Ce qui passe, par exemple, par l‘envoi chez eux des cadeaux de bienvenue ou, ce qui voit de plus en plus, la livraison de repas pour des moments de convivialité en commun. « Nous avons planifié des petites choses spéciales pour faire que les participants virtuels se sentent présents avec nous et à faire véritablement partie de l’événement, comme la fourniture de bons pour la livraison du déjeuner à domicile » est un des exemples notamment mis en avant par Marriott dans ses « Hybrid Meetings Insights ».

Moments privilégiés, émotions partagées : tout ce qui faisait la force des événements corporate, et son impact sur la dynamique des équipes, se met en mode digital. Alors que le mot « team building » est encore banni pour quelque temps des événements, Châteauform’ a dupliqué tout un catalogue d’animations virtuelles – escape game, pop up yoga, quiz, mentalisme à distance – avec ses partenaires. De la même manière, l’agence de voyages événementiels Funbreizh a créé un jeu en ligne pour faire voyager les salariés à travers le monde. La description de ce jeu baptisé Escales : « En partance vers une destination inconnue, les joueurs en équipes arpentent virtuellement une salle d’embarquement d’aéroport à la recherche d’indices pour débuter la partie et découvrir leur destination. Ce n’est qu’en échangeant et en rassemblant leurs indices qu’ils pourront découvrir collectivement leur destination« . S’ensuit un road trip à la fois culturel et virtuel. “L’objectif est d’offrir un moment de détente aux collaborateurs des entreprises, explique Jean-Vincent Petit, fondateur de Funbreizh, une parenthèse pendant laquelle ils peuvent voyager via leur écran.” En attendant mieux, mais pour plus tard.