Travel & Expense : BCD sonde les travel managers

En amont du lancement de BCD Pay, l'agence de voyages d'affaires BCD Travel publie une étude sur les habitudes des entreprises en matière de gestion des dépenses voyages.
BCD Pay
Quelques mois avant le lancement de sa solution BCD Pay, BCD Travel publie une étude sur les petites habitudes et les grandes attentes des entreprises dans le domaine du travel & expense

BCD Travel prépare l’arrivée de la solution BCD Pay dans le secteur du voyage d’affaires, attendue pour 2022 sur certains marchés. La TMC a donc sondé une centaine d’acheteurs voyages à l’international en octobre dernier. Objectif : identifier leurs pratiques, leurs problématiques et leurs attentes dans le domaine du travel & expense. D’après cette étude publiée le 30 novembre, les dépenses voyages figurent d’ailleurs parmi les secteurs prioritaires pour les travel managers. Ces derniers sont 76% à en faire un dossier extrêmement ou très important. Seules les thématiques liées au duty of care (93%), au bien-être du voyageur (88%) et au respect de la politique voyages (83%) focalisent davantage l’attention des entreprises.

A en croire les données compilées par BCD Travel, les travel managers sont avant tout en quête de simplicité dans le domaine des dépenses voyages. Un professionnel sur deux (48%) en fait un axe extrêmement important, et 43% le juge très important, preuve s’il en fallait que le domaine du travel & expense implique encore trop souvent un traitement fastidieux, et donc chronophage. « Les entreprises sont mises en difficulté par des formulaires de paiement encombrants, des processus manuels, des systèmes cloisonnés et un manque de visibilité sur les dépenses », analyse Ajay Singh, vice-président Digital Payment and Expense Products chez BCD Travel. La satisfaction de l’utilisateur final, à savoir le voyageur d’affaires lui-même, constituerait la deuxième priorité des travel managers, devant la visibilité sur la data et les économies directes. A noter que la lutte contre la fraude s’avère par ailleurs « extrêmement importante » pour près d’un travel manager sur deux, d’après BCD Travel.

BCD Travel
La simplification du traitement des dépenses voyages constitue la priorité des travel managers dans le domaine du travel & expense d’après BCD Travel

Logiquement identifié comme un acteur clé du dossier, le département finance serait pourtant, dans une entreprise sur quatre (26%), déconnecté du service en charge des déplacements professionnels. En matière de voyage d’affaires, son statut décisionnaire concerne le plus souvent le choix de l’outil de gestion des dépenses (45%), la récupération de la TVA (41%), et le choix de la solution de paiement (39%). Loin, très loin de ce trio de tête figurent le reporting et l’analyse des data liées au voyage d’affaires (11%), la création et la mise à jour de la politique voyages (8%), et a fortiori le choix des fournisseurs privilégiés (6%).

Des coûts cachés toujours mal identifiés

Autre enseignement de l’étude BCD Travel : l’approche globale du « Total trip cost » (TTC) reste minoritaire dans le domaine du travel management. Seules 27% des entreprises auraient adopté cette méthode de calcul plus exhaustive, même si cette dernière semble susciter un intérêt certain. En effet, la majorité des sondés (52%) aimerait adopter cette approche. Outre la partie émergée de l’iceberg tarifaire constituée par les coûts direct, liés aux déplacements, aux repas ou aux frais de roaming – des coûts cités par 94% des sondés – d’autres facteurs gonflent en effet la note du déplacement et peuvent être intégrés au TTC. Ainsi 44% des sondés citent la prise en compte des frais liés à la participation à une conférence ou à une réunion, 17% les coûts liés à compensation des émissions carbone et autres mesures environnementales, et seuls 6% identifient les coûts cachés tels que le temps occupé par le voyage, son impact sur la productivité et la santé du voyageur.