Les grands noms de la Bourse parisienne ont instauré l’usage d’une politique de voyages. La réduction des coûts engendrés par les déplacements professionnels fait désormais partie d’une stratégie globale d’optimisation des achats hors production.
Cette préoccupation se comprend aisément : l’enjeu porte sur plus d’une dizaine de milliards d’euros au niveau mondial, et plusieurs dizaines de milliers de voyageurs d’affaires. Réaliser des économies sur un budget mondial d’une centaine de millions d’euros permet à coup sûr de doper les résultats financiers.
Ce souci d’améliorer l’organisation des voyages du personnel et de réduire les dépenses de l’entreprise en abaissant les coûts de transaction et le prix moyen des billets, s’impose depuis peu dans les groupes de dimension nationale, voire régionale. Ainsi, il est de plus en plus fréquent qu’une politique de voyages se mette en place dans les grosses PME, avec un budget voyages annuel à partir de 500000 euros.
La mise en place
Loin de s’improviser, la mise en place d’une telle politique demande un réel savoir-faire et une bonne dose de réflexion. Sans parler des négociations… Au préalable, la direction générale ou la direction des ressources humaines établit un cahier des charges détaillé afin de lancer un appel d’offres en vue de sélectionner une agence de voyages ou un réseau. Cette étape franchie, la tâche consiste à définir sa propre politique avec l’aide de l’agence de voyages et/ou d’un consultant en tenant compte de différents critères.
La population
À l’instar des pratiques des groupes américains qui mettent en avant l’équité entre les différents voyageurs, l’harmonisation des conditions de voyage a tendance à se développer de ce côté de l’Atlantique. Du coup, les techniciens se déplacent de plus en plus couramment dans les mêmes conditions que les cadres supérieurs, voire que les membres du comité de direction. Habitués aux classes business ou première dans les années euphoriques, ces derniers se contentent de plus en plus souvent de la classe touriste lors de leurs déplacements aériens.
“Comme il s’agit de donner l’exemple pour la politique de voyages que nous venons d’instaurer dans l’entreprise que je dirige, le mot d’ordre est à la rationalisation. Tout le monde, moi y compris, se déplace désormais dans les mêmes conditions de confort”, confie ce PDG d’une société française affichant plus de 300 millions de chiffre d’affaires annuel, dont 60 % réalisés à l’international. Disposant d’une plus grande latitude pour leurs décisions, les dirigeants de PME peuvent encore se permettre de franchir les frontières comme des VIP.
Au sein des entreprises, il est fréquent de définir deux grandes catégories de voyageurs : les “occasionnels” et les “grands”, selon le nombre de déplacements qu’ils effectuent chaque année. Emprunter au moins dix vols aller et retour long-courriers par an permet généralement d’accéder à la qualification de “grand voyageurs”.
“Plus que les règles de voyages, ce sont les prestations en matière de transport qui varient d’une catégorie à l’autre de collaborateurs, souligne un travel manager. Les Parisiens qui se rendent régulièrement dans une unité de production située en province peuvent être appelés à faire le choix entre un parcours en TGV et une ligne aérienne nationale. En revanche, ceux qui visitent régulièrement des sous-traitants ou des clients en Asie se trouvent face à plusieurs choix : outre la classe de transport, ils peuvent voyager ou non avec la compagnie nationale, sur un vol direct ou non.”
Les prestations aériennes
Justement, dans le budget annuel voyages d’une société, les billets d’avion constituent de loin le poste le plus lourd. Pour le contenir, mieux vaut écrire clairement toutes les règles.
Ces dernières années, les voyageurs d’affaires étaient habitués aux classes affaires, voire aux premières classes. Mais la chasse aux économies a introduit des limites en fonction de la durée du transport. “À partir de trois ou de cinq heures de vol, selon les entreprises, se pose la question d ‘autoriser les collaborateurs à se déplacer en classe affaires”, remarque Jean-Claude Cano, directeur du voyage d’affaires chez Selectour. Mais il arrive que des sociétés fixent la limite à dix heures de vol ! Par ailleurs, comme les vols avec escale sont plus longs et moins chers, de judicieux collaborateurs peuvent être prêts à faire un stop à Genève pour se rendre en Égypte afin d’emprunter la classe affaires ! Là encore, mieux vaut préciser la politique de l’entreprise. “Lorsqu’il s’agit d’introduire des restrictions, l’idéal consiste à accorder une contrepartie : par exemple, en donnant le feu vert pour la classe affaires lors des long-courriers ou en offrant une journée de récupération sur place en cas de voyage en classe économique pour le même trajet”, suggère Matthieu Gufflet, senior consultant chez EPSA, à Paris. Et passer le week-end à New York avec l’hébergement pris en charge par la société ne laisse pas souvent indifférent.
La classe de transport autorisée n’est pas la seule question à considérer. Il convient aussi de s’interroger sur le choix de la compagnie. Grâce à son programme de fidélisation, Air France-KLM permet d’engranger lors des déplacements professionnels des miles qui peuvent être utilisés à titre personnel par le voyageur, voire par sa famille. Pour certains, cette pratique s’apparente à un abus de bien social. Plusieurs groupes américains n’hésitent pas à indiquer clairement dans leur règlement intérieur que “le choix d’une compagnie aérienne ne doit pas être guidé par des bonus offerts dans le cadre d’un programme de fidélisation”.
S’agissant des vols européens, ou même nationaux, mieux vaut préciser la classe de réservation. Par exemple, Tempo challenge pour les premiers et Y pour les seconds.
Le transport ferroviaire
Dans le match “air-fer”, la durée du trajet porte à porte pour se rendre sur des destinations de proximité constitue l’un des critères de choix. Aussi une société parisienne sera tentée de privilégier l’Eurostar, même en première classe, pour les déplacements à Londres ou de rendre Thalys obligatoire pour Bruxelles.
Pour les liaisons domestiques inférieures à trois heures de train, la première classe en TGV est généralement autorisée. En raison des conditions de confort et de souplesse d’utilisation des billets. Mais les professionnels le reconnaissent : “En France, les vrais concurrents de la compagnie aérienne nationale ne sont pas les low cost, mais le TGV qui prend le dessus pour les trajets ne dépassant pas quelques heures.”
Certes des exceptions existent en fonction de la situation géographique d’une société et des infrastructures de transports. Par exemple, pour ses rendez-vous dans la capitale, une entreprise implantée à Mérignac préfèrera l’avion, alors qu’une autre, située dans le périmètre d’Euroméditerranée à Marseille, retiendra le TGV.
La location de voitures
Circuler seul en voiture entre deux avions, voyager à plusieurs pour un long trajet ou pour transporter du matériel n’impliquent pas les mêmes contraintes. Les règles consistent à définir la catégorie de véhicules autorisée – A, B ou C – et le prestataire préconisé. “Lorsqu’un loueur est référencé par une société, l’usage d’un autre loueur ne peut être qu’exceptionnel et justifié”, lit-on souvent dans les règlements intérieurs.
Hôtels
Le prix d’une chambre d’hôtel à Paris, Londres, Moscou ou New York ne se compare pas. La solution ? “Au lieu d’accorder un plafond de dépenses identiques dans le monde, les entreprises modulent leur budget hébergement en fonction des zones géographiques”, explique Jean-Claude Cano. Elles se basent sur des comparatifs de prix des chambres d’hôtels dans le monde. Quitte à utiliser les tarifs négociés par l’agence de voyages, les accords conclus en direct pour l’hôtellerie restant plus rares que pour le transport aérien.
Diffuser les nouvelles règles et les faire respecter
Lorsque la politique de voyages est établie, il importe d’expliquer clairement aux collaborateurs les changements qu’elle instaure. À charge pour le travel manager d’organiser une réunion d’information en interne avec les voyageurs accompagnés de leurs assistantes chargées des réservations. Une fois compris par les intéressés, ce règlement intérieur sera diffusé sous forme de document papier ou par voie électronique au personnel. Dans un grand groupe, il peut être diffusé sur le site intranet “voyages”.
Pour que la pratique corresponde à la théorie, encore faut-il faire respecter la politique de voyages. Pour y parvenir, une entreprise peut intervenir a priori et a posteriori. Afin de rationaliser les déplacements et de favoriser la communication en interne, il est judicieux d’imposer un vrai système de validation. Le principe consiste à recourir à l’autorisation du supérieur hiérarchique avant tout déplacement. En outre, l’agence de voyages reçoit des consignes très claires et très strictes de la part de son client.
“Toujours a priori, le recours à des selfbooking tools, ces outils de réservation en ligne, contribue au respect de la politique de voyages”, souligne Stanilas Berteloot, directeur du marketing chez KDS. À condition que ces outils soient correctement paramétrés et prennent donc en compte les consignes codifiées dans la politique de voyages de l’entreprise. Comme l’explique Cyriaque Benoist, directeur voyages chez Alcatel : “Notre outil de réservation est paramétré en fonction de notre politique de voyages et les optimisations possibles entre certains fournisseurs proposant les meilleurs prix sont préconisées. Actuellement nous étudions comment envoyer automatiquement, par mail, une information lorsqu’un écart est constaté.”
Bien que les dérives soient aisément cernées dans les reportings réguliers émanant des solutions de gestion des déplacements professionnels, une politique de voyages bien expliquée et bien comprise a toutes les chances d’être respectée.
