En matière de dépenses de voyage, l’application de la TVA à l’étranger touche des postes aussi variés que l’hôtel, la restauration, les invitations, le transport de personnes, la location de voiture, l’essence, les formations, etc. Un vaste domaine d’autant plus difficile à appréhender que le taux de TVA varie en fonction du type de dépenses et du pays. Pour corser le tout, bien qu’elle soit généralement récupérable, il arrive qu’elle ne le soit que sous certaines conditions. Pour une entreprise consciente de l’intérêt à récupérer cette taxe, le chemin est long et pentu. D’autant qu’avec la crise de la dette touchant les pays de la zone euro, les taux ont évolué, passant en moyenne de 15 % à 20 % en Europe. Pour récupérer la TVA sur les dépenses acquittées hors des ses frontières, les entreprises ont le choix entre deux formules. Soit elles effectuent elles-mêmes la démarche auprès des autorités locales, soit elles soustraitent l’opération en s’adressant à des spécialistes. Si la récupé ration en direct est choisie, il convient de respecter des délais assez stricts. Et il faut savoir que, dans presque tous les cas, les entreprises s’exposent à un parcours du combattant, notamment pour les dépenses effectuées en dehors de l’Europe. D’où l’intérêt de s’adresser à un prestataire spécialisé, comme TVA Conseil, Accordancevat.fr, GB Business Global ou Taxeo, depuis peu partenaire de BCD Travel. Par ailleurs, lorsqu’une société utilise un logiciel de gestion des notes de frais, elle tire du même coup parti du reporting qui présente l’avantage d’extraire les dépenses effectuées à l’étranger en faisant ressortir leur montant de la TVA. Il suffira alors de demander à son éditeur de logiciels d’établir une intégration avec le réseau informatique du prestataire sélectionné, ce qui optimisera l’opération. Avant de s’adresser à un prestataire, il est conseillé d’évaluer le montant de la TVA à récupérer ainsi que le coût de la prestation. Généralement la rémunération se compose d’une part variable sous forme de commission calculée sur les montants de TVA récupérés. Le prestataire sera choisi de préférence en fonction de son implan tation dans les pays visités par les collaborateurs de l’entreprise.
