Voyages d’affaires : des solutions de paiement sur mesure

Centraliser les dépenses de billetterie et d’hôtel, simplifier et sécuriser les paiements, déléguer les approvisionnements : quelles que soient les dépenses, des solutions BNP Paribas existent et peuvent s’adapter au fonctionnement et à l’organisation des entreprises.

Afin d’optimiser la gestion de leurs budgets voyages, les entreprises cherchent de manière croissante à rationaliser leurs coûts et à piloter leurs dépenses. De cette ferme volonté découlent plusieurs enjeux, notamment la fluidification du processus de réservation, le contrôle des dépenses, mais aussi l’analyse des données et la sécurisation des paiements. BNP Paribas a développé des solutions de paiement riches et variées pour répondre à toutes ces problématiques.

Les entreprises ont besoin d’effectuer des paiements sécurisés à usage unique pour les achats en vente à distance, par exemple les billets d’avion ou les réservations d’hôtel. La Carte Virtuelle est la meilleure des solutions.

Que l’entreprise passe ou non par une agence de voyages pour organiser les déplacements professionnels, la Carte Virtuelle répond totalement à ses besoins de solutions de paiement paramétrables, sécurisées et sait s’adapter à la structure de ses achats.

Comment fonctionne la Carte Virtuelle ? Générée à la demande, elle comporte un numéro à usage unique utilisable pour une transaction précise. Elle se caractérise par un numéro de carte à 16 chiffres, une date d’expiration et un cryptogramme de sécurité CVV. Son plafond d’utilisation est prédéterminé par l’entreprise et son usage est limité dans le temps. La Carte Virtuelle assure de ce fait une protection renforcée contre la fraude grâce au paramétrage de l’utilisation de chaque carte selon le montant, la durée, le code secteur d’activité… BNP Paribas propose cette solution en plusieurs devises sur le marché européen afin d’éviter des frais de change aux entreprises.

La Carte Virtuelle est aussi utilisée par les agences de voyages, qu’elles soient orientées business ou loisirs, ainsi que par les plates-formes de réservation hôtelière. Elle leur sert à réserver et payer les prestations commerciales en vente à distance (billets d’avions de compagnies low cost, réservations d’hôtel, locations de voiture…). En plus de faciliter les achats dans le cadre des déplacements professionnels, la Carte Virtuelle s’adresse aux entreprises qui souhaitent obtenir des données enrichies pour chaque paiement par carte. Car cette solution associe à chaque dépense des informations additionnelles – le matricule du voyageur, son centre de coûts entre autres – qui seront restituées avec les données de paiement. Ce qui facilite ensuite l’enrichissement comptable et la traçabilité des dépenses.

Les entreprises ont besoin de piloter leurs dépenses de billetterie et d’optimiser la gestion des déplacements professionnels. La Carte Voyage (carte logée) de BNP Paribas répond à ce besoin.

Dans le cadre de la rationalisation de leurs déplacements professionnels, les entreprises qui utilisent une agence de voyages pour la réservation de billets de train ou d’avion ont à leur disposition une autre solution de paiement centralisée proposée par BNP Paribas, la Carte Voyage, une carte logée qui permet de s’assurer à la fois du paiement des billets et du respect de la politique voyages de l’entreprise. Bénéficiant du réseau d’acceptation Visa, l’un des plus larges au monde, elle offre en outre des merchants fees inférieurs à la plupart des solutions concurrentes.

Comment fonctionne la Carte Voyage ? Cette carte logée, proposée par BNP Paribas sous le nom de Carte Voyage, est directement hébergée au sein des outils de réservation des plus grandes agences de voyages d’affaires en France et en Europe. Elle est par ailleurs connectée à leur back office. Chaque billet est directement débité sur le compte de la société cliente. Surtout, et c’est là que réside toute la force de cette solution, la Carte Voyage permet de mettre à disposition des entreprises un reporting très précis sur l’ensemble des dépenses.

En centralisant les paiements, la Carte Voyage garantit une excellente visibilité sur le budget des déplacements professionnels d’une entreprise. Ce reporting “dit enrichi” comporte l’ensemble des données utiles à la réconciliation entre la transaction financière, les informations relatives au trajet du voyageur – segment de voyage, classe, frais ancillaires – et les données analytiques propres à la structure de l’entreprise, centre de coût ou matricule du voyageur par exemple.

BNP Paribas met à disposition de ses clients des relevés détaillés sous différents formats afin de pouvoir s’intégrer simplement dans les logiciels de gestion de notes de frais ou dans les ERP. Les services achats ou/et de travel management ont aussi à disposition un site web avec des rapports prédéfinis et bien sûr la possibilité de personnaliser le reporting selon leurs exigences.

Dès lors, les gestionnaires voyages des entreprises disposent d’un outil de pilotage performant leur permettant un suivi par fournisseur, par segment, par voyageur, par département… Soit une foule de données sur lesquelles ils peuvent s’appuyer pour contrôler leurs budgets. Tandis que cette vision réconciliée et consolidée des dépenses permet aux travel managers de faire évoluer les politiques voyages, les acheteurs disposent de leur côté de leviers de négociation plus importants auprès de leurs fournisseurs.

Les entreprises ont et auront toujours besoin de cartes physiques pour permettre aux voyageurs de régler toutes leurs dépenses lors de leurs déplacements, les hôtels, les restaurants ou encore les taxis, les VTC et les transports en commun. À ce titre, la Carte Corporate accompagne les collaborateurs dans tous leurs voyages.

Proposée par BNP Paribas depuis plus de 20 ans, cette carte s’inscrit naturellement au coeur de l’offre. La banque propose une gamme complète qui se décline en trois statuts Classic, Gold et Platinum. Ces cartes sont assorties de différents niveaux d’assurances et d’assistances voyages pour permettre des déplacements professionnels en toute sérénité. Les porteurs de cartes comme les gestionnaires ont à leur disposition un site web permettant de suivre les dépenses, le tout associé à des relevés électroniques et des outils de reporting. De plus, un SAV dédié est disponible 24 heures/24, 7 jours/7 pour les détenteurs de cartes, mais aussi pour les gestionnaires.

La Carte Corporate offre aux collaborateurs :
– Une capacité d’utilisation universelle grâce aux réseaux d’acceptation Visa et Mastercard.
– Un réel confort d’utilisation pour le paiement comme pour le retrait d’espèces lors de déplacement à l’étranger. Par ailleurs, elle donne la possibilité de personnaliser le code confidentiel et de bénéficier d’alertes via SMS.
– Des différés de paiements donnant au collaborateur du temps pour rédiger sa note de frais. Cette solution offre aux entreprises :
– Une offre multi-pays adaptée à la structure de l’entreprise, lui permettant de consolider l’ensemble des dépenses voyages.
– Une optimisation de la trésorerie via des différés de paiement.
– Du choix en matière de débit, soit sur le compte de l’entreprise, soit sur celui du collaborateur.

Témoignage : Sylvain Abed, Responsable Service Missions & Parc Véhicules de TF1

La Carte Corporate permet de rendre les collaborateurs indépendants en facilitant leurs dépenses professionnelles. Dans ce cadre, l’acceptabilité et le large réseau BNP Paribas répond aux besoins des voyageurs lors des déplacements prévus ou dans l’urgence, et cela aux quatre coins du monde. Ce qui est évidemment très important dans notre domaine d’activité. C’est pourquoi l’ensemble des collaborateurs a accès à la Carte Corporate et nous en faisons régulièrement la promotion auprès d’eux. D’autre part, quand la carte est utilisée comme seul moyen de paiement, la fiabilité des données statistiques est d’autant plus pertinente et exploitable. La carte logée vient en complément de la Carte Corporate. Nous avons déjà tiré les bénéfices de son utilisation, tant dans la simplification de la relation avec notre agence de voyages que par l’intégration des flux de factures dans notre outil Travel & Expense et nos outils comptables.