Pour les agences de voyages, la Carte Virtuelle est devenue incontournable grâce à ses atouts : simplicité, fluidité, transparence et sécurité.
Lancée au tournant de la décennie pour offrir une solution de paiement automatisée pour toutes les dépenses non couvertes par la carte logée et directement intégrable dans les systèmes d’informations des entreprises, la Carte Virtuelle connaît aussi un essor grandissant auprès des agences de voyages. Elle est même devenue le produit phare de la profession par sa capacité à s’insérer dans les différents systèmes.
Grâce à un numéro de carte généré automatiquement à la demande, cette solution leur sert aussi bien à garantir la réservation de chambres d’hôtel pour les voyageurs qu’à acheter des billets d’avion ou encore à louer des voitures.
Les agences de voyages trouvent avantage à utiliser cette solution pour l’achat de séjours et autres prestations qu’elles refacturent ensuite à leurs clients. Alors qu’auparavant elles devaient pour cela disposer d’un grand nombre de cartes – des cartes qui, en plus de cela, avaient des plafonds limités –, elles ont désormais à leur disposition une solution intégrée leur offrant une capacité de paiement adaptée à leurs besoins.
La Carte Virtuelle se présente donc comme une solution de paiement très fluide, mais aussi très sûre. Émis pour chaque dépense à partir de plates-formes sécurisées, le numéro de carte est à usage unique, ce qui prémunit les professionnels contre les risques de fraude. Autre avantage, elle leur offre des différés de paiement pour une meilleure gestion de leur trésorerie. En outre, la Carte Virtuelle BNP Paribas leur évite aussi des frais de change en étendant son empreinte à d’autres devises que l’euro ; la livre sterling, le dollar et le franc suisse en premier lieu, avant bientôt d’autres monnaies.
Par ailleurs, pour chaque transaction, jusqu’à dix données additionnelles peuvent être associées : la Carte Virtuelle permet de réconcilier les données très facilement. Le reporting analytique et le rapprochement des écritures comptables s’en trouvent d’autant simplifiés.
C’est ainsi, grâce à ces nombreux avantages, que la Carte Virtuelle BNP Paribas s’est imposée comme une solution de paiement incontournable auprès des agences de voyages et des plates-formes de réservation hôtelière, pour la plupart des leaders sur leur marché.
BNP PARIBAS, UN PARTENAIRE CLÉ DES “HUBS” DE CARTES VIRTUELLES
En plus de pouvoir intégrer la Carte Virtuelle de BNP Paribas directement dans leur système de réservation, les agences de voyages peuvent également profiter de ses bénéfices à travers les partenariats noués par la banque avec les fintechs permettant d’émettre les fameux numéros de carte à usage unique. La Carte Virtuelle BNP Paribas est ainsi connectée à Conferma, dont le moteur de génération de cartes virtuelles est directement implanté au sein des GDS et interfacée avec les principales solutions de SBT et HBT. De la même manière, la Carte Virtuelle de BNP Paribas est aussi accessible via la solution Blue développée par Koedia, un autre spécialiste du e-business et qui compte plus de 50 partenaires dans l’univers du voyage d’affaires. Un vrai bénéfice pour les agences de voyages.
3 questions à … Marie Paule Combadières, Directeur Commercial Support de Carlson Wagonlit Travel
LA CARTE VIRTUELLE NOUS PERMET DE RAPPROCHER 98 % DES ÉCRITURES COMPTABLES
Quel rôle joue la Carte Virtuelle dans la stratégie de centralisation des paiements ?
M. P. C. — La Carte Virtuelle permet de régler toutes les prestations que la carte logée ne prend pas en compte, en particulier celles des hôtels et des fournisseurs occasionnels. Dans les faits, Carlson Wagonlit garantit et paie les hôtels réservés en son nom, pour le compte de ses clients. Nous nous chargeons de la récupération des factures et des rapprochements bancaires, cette prestation étant ensuite refacturée à nos clients. Reste qu’il y a encore de l’éducation à faire auprès des différents acteurs du marché, notre travail administratif étant souvent mal appréhendé par les clients. Quant aux fournisseurs, certains ne connaissent pas encore le concept de carte virtuelle et préfèrent des garanties par carte plastique.
En quoi la Carte Virtuelle est-elle une solution efficace pour l’organisation de votre agence ?
M. P. C. — La Carte Virtuelle apporte une grande sécurité, car elle est à usage unique et pour un montant prédéterminé. Les risques de fraude et de détournement sont donc minimisés. Par ailleurs, comme cette carte est à usage unique, elle a donc un numéro de référence pour chaque transaction. Grâce à cela, nous réussissons à rapprocher 98 % des écritures comptables.
Peut-elle aussi couvrir les dépenses MICE ?
M. P. C. — La Carte Virtuelle est très utilisée pour toutes les dépenses annexes dans le cadre d’un événement. En effet, les fournisseurs – par exemple un fleuriste, un électricien, un décorateur – sont rarement référencés dans nos systèmes, car on fait appel à eux de façon ponctuelle. Les payer par carte virtuelle permet de régler le souci de délai de paiement de leurs prestations.
RÉUNIONS ET ÉVÉNEMENTS
TOUTES LES CARTES EN MAIN POUR LA GESTION DES ÉVÉNEMENTS
Des solutions bancaires existent pour structurer les dépenses MICE des entreprises. Bien qu’encore peu connues par les entreprises, elles permettent de regrouper ces dépenses sous un code budgétaire unique
Depuis plusieurs années, les entreprises cherchent à mieux maîtriser les dépenses liées au segment du MICE (Meetings, Incentive, Congress & Exhibitions). Reste que la gestion de ce budget est encore assez peu structurée, en raison notamment d’une visibilité limitée sur les frais engagés, la plupart du temps disséminés entre les différents services et directions. Pourtant, il existe des solutions pour résoudre ce casse-tête. Une solution de paiement centralisée comme la Carte Virtuelle simplifie le processus de réservation et de paiement de chaque prestation tout en apportant aux entreprises des données précises permettant ensuite aux acheteurs d’aller négocier avec les fournisseurs sur des bases plus larges. Dans les faits, l’entreprise peut allouer un budget global pour un événement défini, voire pour l’ensemble de ses dépenses événementielles.
Plusieurs services peuvent avoir accès à ce même budget et chaque personne habilitée peut l’utiliser à hauteur de ce qui lui a été attribué. Les paramétrages pouvant aller jusqu’au commerçant acceptant ce moyen de paiement, la Carte Virtuelle offre une solution pratique pour effectuer la commande de chaque prestation. Pour chaque besoin de paiement, le collaborateur génère une carte virtuelle selon les délégations qui lui sont attribuées, par exemple pour un montant maximum, pour une durée d’utilisation déterminée ou pour tel ou tel prestataire. Chaque carte virtuelle générée ne pourra être émise que si le collaborateur y impute, lors de sa génération, le détail de la prestation ainsi que les bons codes budgétaires, facilitant ainsi la réconciliation des dépenses.
CAHIER MOBILITY MANAGEMENT : BNP PARIBAS
Édito : solutions intelligentes et services à valeur ajoutée
Voyages d’affaires : des solutions de paiement sur mesure
- Agences de voyages : les bénéfices bien réels de la Carte Virtuelle
Achat généraux : optimiser les dépenses via la Carte Procurement
Une banque au service de ses clients : 3 questions à Laurent Sautré
