Déplacements professionnels : optimiser la gestion

Mettre en place une politique de voyages est un moyen d’agir sur la réduction des coûts liés aux déplacements professionnels et s’inscrit dans une stratégie globale d’optimisation des achats hors production. Seules les petites entreprises permettent aux voyageurs de conserver une certaine autonomie dans leurs choix en matière de déplacements aériens ou ferroviaires, de réservation d’hôtels ou de location de voitures de courte durée. Cependant, l’instauration de règles devrait concerner toute PME affichant un budget voyages annuel d’au moins 500000 euros. Car il ne fait aucun doute pour les grands groupes que réaliser des économies sur un budget mondial d’une centaine de millions d’euros dope les résultats financiers.

De plus en plus d’entreprises formalisent leur politique de voyages afin de maîtriser leur budget voyages d’affaires. Pour gérer de manière efficace les déplacements professionnels et tirer parti des gisements d’optimisation, il existe plusieurs leviers. Hubert Joly, PDG de Carlson Wagonlit Travel, les énumère : “Développer les réservations en ligne et optimiser les processus, capter les dépenses hôtelières, consolider les dépenses liées aux réunions et événements, optimiser les dépenses aériennes, minimiser les réservations hors politique de voyages, consolider la gestion des voyages au plan global, développer l’assistance aux voyageurs et s’assurer de leur sécurité, et enfin mesurer et piloter la performance.”

Priorité à la réservation en ligne

Voilà pour la théorie. Dans les pratiques courantes des entreprises, sur ces huit postes d’économie, seuls deux d’entre eux se détachent nettement. D’une part, les réservations en ligne décollent en Europe et, d’autre part, la consolidation des voyages, au plan global, se développe dans les grands groupes. Les autres leviers prendront encore quelques années pour investir toutes les sociétés.

Les réservations en ligne s’effectuent par le biais d’un SBT (self booking tool), un outil électronique qui est un formidable moyen d’homogénéiser les processus de réservation de voyages. Mais il nécessite un changement de comportements en matière d’achat de voyages et implique un respect plus strict de la politique de voyages. D’après les réseaux d’agences de voyages, le simple fait d’abaisser les coûts de réservation et le prix moyen des billets génère, pour les sociétés utilisatrices des SBT, des économies pouvant atteindre 10 % du budget global des voyages.

Mais avant de faire le grand saut, un état des lieux s’impose. “L’étape préliminaire qui consiste à faire un inventaire exhaustif de l’existant est fondamental pour asseoir le projet sur des bases solides et aussi pour faciliter, par la suite, la mise en place de l’outil électronique”, témoigne Abdelaziz Bougja, chargé de missions auprès du groupe Veolia. Puis les sociétés lancent généralement un appel d’offres pour choisir une solution de réservation en ligne. Ensuite, l’application est déployée sur le plan technique et expliquée au personnel, en particulier aux assistants des voyageurs. Des efforts de communication pour rassurer les collaborateurs sont indispensables pour obtenir rapidement un bon taux d’adoption. Afin de favoriser l’adhésion du plus grand nombre, il est conseillé de bien paramétrer l’outil dès le départ.

Intégrer l’offre des low cost

Chez Unilever Pays-Bas, par exemple, l’un des critères essentiels dans le choix de l’outil était sa capacité à créer une politique de voyages propre à chaque site de l’entreprise. Au final, KDS a été retenu car sa solution globale conçue pour les marchés mondiaux, avec notamment la prise en charge de onze langues et plus de 170 devises. À quoi s’ajoutent de multiples sources d’informations – GDS, sites fournisseurs, Web – paramétrées en fonction de la politique de voyages. Sans oublier un accès direct aux tarifs aériens et hôteliers négociés par l’entreprise et aux plannings des compagnies aériennes. “Avec cette solution de réservation en ligne, nous économisons un million d’euros par an et nous atteignons 83 % de taux d’adoption”, indique-t-on au département Facilities Manager chez Unilever NL.

Même s’ils sont sophistiqués, les SBT ne sont guère utilisables pour traiter efficacement certains types de voyages : les déplacements multi-segments, les voyages VIP et certains déplacements en groupe.

Toujours au chapitre des économies, le fait d’accéder à l’offre des compagnies low cost dans les GDS permet d’alléger la facture. À l’automne dernier, EasyJet, compagnie aérienne européenne à bas coûts, a mis ses inventaires à disposition des fournisseurs GDS. Visant le marché européen du voyage d’affaires, la compagnie a en effet signé des contrats de distribution avec Amadeus et Galileo, appartenant à GDS Travelport. Cette signature entre les différents partenaires permet aux agences de voyages d’affaires et à leurs clients de visualiser, réserver et comparer les vols d’EasyJet avec les vols d’autres compagnies aériennes. C’est un moyen pour EasyJet d’accroître sa part de marché de passagers d’affaires qui représentent actuellement environ 20 % de son activité.

Dans les grandes entreprises disposant de filiales, la consolidation ne se limite pas forcément aux exercices comptables. Cette pratique peut également concerner le programme de voyages. “Pour que cette démarche soit vraiment efficace en termes de réduction de coûts, encore faut-il que le budget voyages atteigne au moins cinq millions d’euros par an”, recommande Christophe Renard, directeur du CWTTravel Management Institute. En France, plus de la moitié des sociétés du CAC 40 ont déjà consolidé leur programme de voyages.

Consolidation des achats

Qu’elle s’effectue au niveau régional ou mondial, la consolidation signifie concentration et standardisation. Ainsi, pour une société basée en France ayant des filiales en Italie et en Espagne, la gestion des voyages d’affaires peut être, soit décentralisée au niveau de la société mère et des deux filiales, soit au contraire centralisée au niveau de la société mère. Dans ce dernier cas, le groupe travaille généralement avec un seul réseau d’agences de voyages. Avec l’aide de ce partenaire, il met en place – au niveau du groupe – une politique de voyages, spécifiant notamment les contraintes de classe, les réservations à l’avance, l’autorisation préalable de voyages. Outre le changement des habitudes de déplacement et la standardisation de la politique de voyages, les nouveaux processus et outils – portail de voyages, outils de réservation en ligne, gestion du profil voyageurs, voire des notes de frais – génèrent leurs propres coûts. Ils sont compris généralement entre 200 000 et 1 million d’euros par an. Mais sur la durée, ces frais s’amortissent grâce à des économies pouvant représenter jusqu’à 12 % du budget voyages. “En agrégeant le volume global de billets d’avion, de nuits d’hôtels, de locations de voitures, un groupe peut négocier de nouvelles conditions et sélectionner un nombre limité de fournisseurs”, poursuit Christophe Renard. La simple consolidation des achats permet de tabler sur une réduction moyenne du budget voyages de l’ordre de 7 %, les plus grosses économies étant réalisées sur le transport aérien et l’hôtellerie.

Au final, les entreprises peuvent gagner jusqu’à 20 % en cumulant politique de voyages, installation des process et consolidation des dépenses. Le jeu en vaut la chandelle.