Le sujet revient régulièrement sur la table : le manque de clarté des politiques de remboursement des frais professionnels et ses conséquences. En première ligne de ce dossier, SAP Concur dévoile les résultats d’une nouvelle étude. Avec des enseignements problématiques, à la fois pour l’entreprise et pour les voyageurs d’affaires.
Forcément, la fraude n’échappe pas au radar de SAP Concur. Selon le spécialiste du travel & expense (T&E), un voyageur d’affaires sur deux (50 %) admet avoir contourné les règles de son entreprise en matière de frais de déplacement, au moins une fois dans sa carrière. Dans le détail, SAP Concur pointe plusieurs comportements inadéquats : l’utilisation des remises d’entreprise pour réserver des voyages personnels (17%), le bleisure non-réglementaire – comprendre la prolongation d’un déplacement professionnel sans poser de congés ni en informer son responsable – (14%), ou même l’utilisation des fonds de l’entreprise pour des dépenses personnelles (13%).
D’après SAP Concur, ces comportements diffèrent selon les générations. Alors qu’un tiers des baby-boomers (32%) et 37 % des membres de la génération reconnaissent des entorses au règlement, le chiffre grimpe à 55 % pour les générations Y et Z.
Les voyageurs d’affaires qui sortent des clous ne manquent pas d’ « arguments » pour expliquer leurs écarts à la règle. A commencer par une trop grande souplesse des politiques de remboursement, qui permettrait aisément de justifier facilement la plupart des dépenses selon 50% des sondés. Pour 15% des voyageurs d’affaires, ces entorses au règlement représenteraient une forme de compensation par rapport à des salaires jugés insuffisants. Et dans une proportion équivalente (14%), c’est le manque d’attachement à l’entreprise qui serait en cause. Enfin, 13% des sondés estiment que tricher est normal… parce que « tout le monde le fait ».
« Expense anxiety » et « culture de confiance mutuelle »
Mais la fraude n’est pas le seul problème pointé par SAP Concur dans cette étude. Le géant du T&E, un quart des salariés préfèrent ne pas déclarer certaines dépenses légitimes, « de peur d’attirer l’attention ». Ce phénomène – baptisé ici « expense anxiety » – prend plusieurs formes : 18 % des salariés craignent d’être identifiés comme « trop dépensier ». Et 19 % des sondés ne veulent pas donner l’impression de dépenser plus que leurs collègues.
Face à ces comportements problématiques, SAP Concur invite à sortir de la zone grise, en précisant les règles : « En tant qu’employeur, vous souhaitez faire confiance à vos collaborateurs pour qu’ils respectent les règles. Mais des lignes directrices floues laissent place à l’interprétation, et déléguer à vos salariés la responsabilité d’interpréter ces règles peut, en réalité, générer une véritable anxiété liée aux dépenses », analyse Romain Delcroix, Head of SAP Concur France. Il poursuit : « Les entreprises doivent clarifier leurs politiques et intégrer des garde-fous transparents directement dans les processus de gestion T&E, afin de créer une compréhension commune de ce qui est pris en charge – pour que chaque collaborateur se sente légitime à déclarer ses dépenses réelles. C’est ainsi que l’on rétablit une culture de confiance mutuelle : la conformité découle plus naturellement d’une expérience collaborateur réussie ».
