Cartes affaires : paiement sur la voie de la dématérialisation

« En fluidifiant le processus de règlement des déplacements, nous faisons gagner du temps et de l’argent à nos clients, tout en leur offrant des données de grande qualité pour mieux négocier auprès de leurs fournisseurs », résume John Baird Smith, directeur France d’Air Plus. En ces temps difficiles, toute économie est bonne à prendre, a fortiori si elle se couple avec une gestion optimisée des déplacements professionnels. Cette promesse de rationalisation, c’est le credo entonné à l’unisson par les acteurs des solutions et cartes de paiement.

Carte logée, paiement virtuel et bientôt paiement sans contact, la course en avant des solutions de paiement suit résolument la voie de la dématérialisation. Avec, pour corollaire prometteur, de limiter le fastidieux traitement des notes de frais et des coûts induits, peu visibles, mais bien réels. Grâce à tous ces moyens mis à la disposition des entreprises, les dépenses engagées avant et pendant le voyage convergent idéalement vers des logiciels de gestion de l’entreprise (ERP), à travers des données restituées au format ad hoc, c’est à dire comportant un maximum d’informations sur le voyageur d’affaires : type de dépenses, fournisseur, centre de coût, etc. Comme se plaît à souligner Stéphanie Laroque, directrice marketing France et Pays-Bas d’American Express Cartes Affaires : « les clients s’accordent à dire que les données les plus fines sont celles liées aux solutions de paiement. »

Cette volonté de récolter de la “data”, Graal du parfait gestionnaire, explique l’expansion continue des cartes logées. Si le terme même de “carte logée” – ou de business travel account (BTA), son équivalent anglais – ne parle pas à tous les voyageurs d’affaires, celles-ci facilitent, depuis plusieurs années déjà, les transactions entre les entreprises, leurs agences de voyages et les acteurs du voyage.

Évangéliser les pme

Proposée en France aussi bien par American Express et AirPlus – en parte­nariat avec BNP Paribas – , que par le CIC ou encore Diners Club, le concept de carte logée est des plus simples. Plutôt que le règlement des billets sur facture, ce moyen de paiement est enregistré par l’agence et s’intègre directement dans le processus de réservation.

Les émetteurs de carte logée supportent les frais engagés auprès des fournisseurs avant de se faire rembourser par l’entreprise sur présentation d’une facture mensuelle, bimestrielle ou hebdomadaire, au choix du client. En contrepartie, la société bénéficiera d’un rapport très détaillé sur les coûts de déplacement engagés. Une solution gagnante pour tout le monde : « On enlève aux agences de voyages le risque financier, tandis que les services comptables des entreprises y gagnent en productivité avec un meilleur reporting et des flux de données validées fiscalement », décrit John Baird Smith.

Si la plupart des grandes entreprises en France se sont converties à cette solution, les sociétés de taille moyenne sont encore en cours d’évangélisation. Ainsi AirPlus axe son développement vers les PME, ouvrant à ces fins des bureaux à Lyon et à Marseille. Diners Club porte également son attention sur tous ces comptes qui génèrent un volume de transactions allant de 500 000 à 5 millions d’euros. Avec deux maîtres mots : service et flexibilité. « À plus ou moins 10%, tous les acteurs proposent la même chose. C’est la qualité de la relation qui est importante, quand le vendeur comprend le besoin de l’acheteur et trouve rapidement les meilleures solutions pour résoudre un problème », précise Anthony J. Helbling, directeur général de Diners Club.

L’émergence des bric

Si les grands acteurs souhaitent imposer leurs marques auprès des PME françaises, ils se tournent également vers de nouveaux horizons pour développer leurs activités. Des horizons géographiques tout d’abord : « nous avons été les premiers à proposer une carte logée en Chine, se félicite John Baird Smith. Nous avons commencé à diffuser notre offre d’abord auprès des grands comptes internationaux qui avaient une présence là-bas, et ensuite vers les entreprises locales comme Lenovo. » Aujourd’hui l’Inde, l’Amérique latine, le Mexique, la Turquie sont autant de terres à conquérir, en particulier pour les trois leaders mondiaux de la carte logée que sont Citibank, American Express et AirPlus.

Pour autant, l’avancée qui intéressera au premier titre les entreprises françaises porte d’abord sur l’acceptation de ce moyen de paiement auprès de nouveaux fournisseurs. Née dans le secteur aérien, la carte logée a élargi son empreinte vers les transporteurs low cost, mais aussi vers le ferroviaire – la carte logée Air Plus-BNP Paribas et le compte Carte Voyages d’Affaires d’American Express sont intégrés au portail entreprises de la SNCF – et plus récemment vers les grands loueurs de voitures comme Hertz, Avis, Europcar ou Sixt.

Mais aujourd’hui ce moyen de paiement étend progressivement son périmètre d’influence à d’autres domaines. « La restauration est importante en France et nous avons conclu un partenariat avec Business Table, spécialisé dans la réservation en ligne de restaurants et de plateaux-repas. Ainsi les frais de bouche sortent du domaine des notes de frais pour être directement intégrés aux outils de gestion », explique John Baird Smith, alors qu’AirPlus, pour accélérer ce mouvement de dématérialisation, s’intéresse aussi aux sociétés de taxis et aux acteurs spécialisés dans les visas.

Cependant, lorsqu’on aborde la question de la rationalisation, plus encore que les taxis, les restaurants ou les visas, les deux grands sujets de préoccupation des travel managers sont assurément l’hôtellerie et le MICE. Deux domaines où les acteurs des solutions de paiement se mettent aussi à accompagner la volonté de contrôle des entreprises. AirPlus innove en la matière en lançant, par exemple, la carte logée AirPlus Meeting Card. Outre le fait de faciliter le processus de règlement des réunions et événements, celle-ci a pour bénéfice d’apporter une vision claire sur un poste encore flou pour les entreprises.

Cap sur l’hôtellerie et le mice

Côté hôtellerie, AirPlus et American Express ont renforcé leurs relations avec ces nouveaux intermédiaires clés de la réservation hôtelière, ces Hotel Booking Agencies en pleine émergence. Leurs cartes logées sont acceptées aussi bien par CDS et Egencia que HRS, Hcorpo et iAlbatros. « L’hébergement est une industrie complexe avec des acteurs morcelés. Plutôt que de traiter directement avec les groupes hôteliers ou les établissements, nous nous orientons vers les centrales et agences de réservation en ligne pour que cela ait du sens en matière de volume », précise Stéphanie Laroque.

Cependant, la carte logée ne peut couvrir l’ensemble des dépenses liées aux réunions et séminaires ainsi qu’à l’héber­gement. Les acteurs du paiement en sont donc venus à mettre sur pied une nouvelle offre, apparue ces deux dernières années : la carte virtuelle. Proposé par BNP Paribas et le CIC sous le nom de carte virtuelle, par la Société Générale sous le nom de e-Carte Bleue ou sous celui de vPayment par American Express, ce moyen de paiement se matérialise par un numéro virtuel de carte bancaire avec une date de fin de validité et un cryptogramme visuel permettant de traiter les achats voyages en ligne.

La carte virtuelle en plein essor

« La carte virtuelle fait tomber les derniers bastions de dépenses non gérées jusqu’à présent, le MICE en particulier, où ces solutions facilitent le pré-paiement des traiteurs, par exemple », remarque Stéphanie Laroque. « Notre carte virtuelle sert à réserver ou prépayer des hôtels et fonctionne pour tous les paiements à distance acceptant la carte Visa, en particulier l’hôtellerie économique, souligne de son côté Laurent Sautré, responsable cartes commerciales chez BNP-Paribas. Ce qui va dans le sens des attentes des centrales de réservations comme des agences de voyages ». En effet, à côté des cartes logées d’American Express et d’AirPlus, CDS accepte aussi les cartes virtuelles d’American Express et de BNP Paribas, tandis que iAlbatros s’est ouvert à la solution dématérialisée d’American Express et Btravel à celle du CIC.

Un autre avantage joue également en faveur de la carte virtuelle. À la différence des cartes logées, dont la transparence pour le voyageur peut conduire à des excès et nécessite des gardes-fous à travers une politique voyages stricte, la carte virtuelle a des limites introduites à la base de son fonctionnement. « Cet outil est à usage unique avec un contrôle a priori de la dépense, garantissant une maîtrise supérieure à la carte logée. C’est, pour moi, le produit qui a le plus de perspectives en termes de développement, estime Stéphanie Laroque. Cependant, il faut un certain volume de transactions pour rentabiliser la mise en place et le paramétrage de l’outil. »

Si les entreprises retirent de toutes ces solutions de paiement dématérialisées une maîtrise accrue de leurs dépenses voyages, reste que l’utilisateur final n’est pas totalement absent des considérations des différents intervenants. « Le paiement fait partie du confort du voyageur. Grâce aux cartes logées ou virtuelles, il n’a pas à se préoccuper du règlement du déplacement avant de partir. En revanche, une fois sur place, il ne faut pas que l’absence de moyen de paiement adapté ait un effet bloquant », décrit John Baird Smith.

Réseaux élargis

Alors que tout un chacun est porteur d’une carte de crédit à titre personnel, c’est encore loin d’être le cas sur un plan professionnel. Pourtant, la démonstration de l’utilité des cartes Corporate n’est plus à faire, assistantes idéales de la mobilité permettant de régler toutes ces dépenses d’itinérance que sont les taxis, les restaurants, les transports, les hôtels ou encore de retirer de l’argent à l’étranger.

Là aussi, l’acceptation entre en ligne de compte et peut influer sur le choix du partenaire bancaire. Si HSBC et LCL proposent des cartes affaires affiliées au réseau Visa, le CIC-Crédit Mutuel, la Société Générale et, depuis cette année, la BNP offrent le choix entre les deux grands réseaux de paiement. « Visa est très bien implanté en Afrique de l’Ouest, alors que Mastercard est mieux positionné en Europe de l’Est et en Russie », précise Laurent Sautré.

Avec leurs solutions propres, à l’écart de ces deux grands réseaux mondiaux, American Express et Diners Club, acteurs historiques de la carte Corporate, ont développé au fil des décennies une acceptation très large auprès des acteurs clés du monde du voyage d’affaires, compagnies aériennes, hôtels de chaînes et loueurs de voitures entre autres. « Notre couverture est très large », remarque en effet Stéphanie Laroque. Pour Diners Club, dont l’histoire redémarre pleinement en Europe, le chantier est en cours : « nous avons une acceptation très étendue aux États-Unis grâce à Discover, le propriétaire de notre marque, mais aussi en Amérique du Sud et en Asie, dit Anthony J. Helbling. Nous travaillons à nous renforcer là où notre offre péchait. Au Royaume-Uni, notre taux d’acceptation atteint 90 % de celui de VISA et Mastercard et 72 % en Allemagne. Nous serons acceptés par 60 000 marchands en France d’ici la fin de l’année et 100 000 à l’horizon 2014 ».

Vaincre les timidités

Aujourd’hui, les acteurs du paiement Corporate, mais également les travel managers encouragent au déploiement des cartes affaires, même auprès des colla­borateurs voyageant de manière très ponctuelle. Pourquoi tant de timidité du côté des entreprises, en France surtout, quant à la distribution des cartes corporate ? La crainte des abus en premier lieu. Un argument battu en brèche par Laurent Sautré : « C’est, pour moi, un combat d’arrière-garde. Les entreprises ont des politiques voyages assez restrictives pour éviter tout débordement. Et les sociétés ne sont pas solidaires des dépenses. L’entreprise ne rembourse le voyageur que sur la base des notes de frais, et pas au-delà. Il n’y a donc aucun risque. » Par ailleurs, la BNP lance à partir de juin l’option 3D Secure, avec l’envoi d’un mot de passe dynamique par SMS pour sécuriser le paiement en ligne, une stratégie pour éviter les fraudes également intégrée à la carte affaires Société Générale ou à celle du CIC.

Les plafonds compris dans les programmes cartes affaires servent aussi de barrière pour éviter tout débordement, les entreprises ayant le loisir de fixer des limites selon le type de collaborateur – grands voyageurs, voyageurs fréquents ou occasionnels – , de les définir soit sur une période de trente jours glissants, soit par mois, du 1er au 30, formule appréciée par les entreprises du secteur public. Avec aussi quelques nouveautés en la matière : « BNP Paribas a récemment introduit une approche plus souple avec des plafonds globaux, intégrant à la fois les paiements et les retraits, ajoute Laurent Sautré. Ce qui évite au voyageur de jongler entre l’un et l’autre et permet de s’adapter aux pratiques locales. Dans certains pays, le cash est roi ; dans d’autres, c’est la carte de crédit qui prime. »

Forts de tous ces avantages, les émetteurs de cartes Corporate jouent sur un double tableau, encourageant à une diffusion plus large de ce moyen de paiement au sein des multinationales tout en étendant leurs programmes aux PME. « Nous avons développé des solutions adaptées aux attentes des grandes entreprises et d’autres conformes aux besoins des PME avec un reporting plus « light » par exemple », précise Laurent Sautré.

À côté des grandes entreprises, American Express s’est aussi attaqué au marché local à travers une carte co-marquée avec Air France, lancée au début des années 2000. « Ce partenaire cherchait comme nous à trouver des solutions pour ce segment de marché. Cette carte a pour principal bénéfice de reconnaître la fidélité de l’entreprise auprès d’Air France avec une remise accordée par l’entremise de cette carte sur le volume de dépenses annuelles, décrit Stéphanie Laroque. Les PME veulent des leviers de négociations sur des dépenses qui peuvent être conséquentes. »

Privilèges pour les voyageurs

Toutefois, les bénéfices des cartes affaires ne se cantonnent pas aux seules entreprises : ils s’étendent également aux porteurs de cartes, avec des couvertures en matière d’assurances et d’assistance ou des avantages lors de leurs déplacements, à l’image des surclassements automatiques accordés au titulaire de la carte par un grand nombre d’acteurs du monde du voyage.

Les éditeurs de cartes intègrent en effet des privilèges à l’offre de leurs cartes statutaires, les très prisées Gold ou Platinum. Diners Club offre l’accès à plus de 500 salons VIP d’aéroports dans le monde à travers son réseau Airport Lounges Diners Club. American Express en fait de même avec Priority Pass et BNP va lancer très prochainement son service Access Lounge. « Même s’ils ont accès au salon de la compagnie avec laquelle ils voyagent, certains membres du COMEX ou les grands voyageurs peuvent être plus exigeants. Selon les destinations, tel ou tel lounge peut être meilleur que les autres », explique Laurent Sautré.

« En matière d’avantages, la carte Corporate doit proposer un équilibre entre la valeur ajoutée pour la société et pour le collaborateur, estime Stéphanie Laroque. En plus du programme de fidélité entreprises, nous proposons en option deux programmes de fidélité à titre individuel, soit Membership Rewards, la solution propre à American Express, soit FlyingBlue dans le cadre des cartes co-brandés avec Air France, qui permettent de cumuler des points. La moitié de nos clients ouvre cette option. » Une formule qui récompense la fidélité du collaborateur tout en servant de levier pour développer l’utilisation de la carte.