Virtualité, efficacité, tranquillité. Voilà, en résumé, les grandes vertus des moyens de paiement mis à la disposition des entreprises. Les solutions de paiement virtuelles qui fluidifient aujourd’hui le règlement des déplacements professionnels rendent plus efficace le reporting des budgets voyages alors qu’en contrepoint, la traditionnelle carte de crédit permet au voyageur d’affaires de partir l’esprit serein, certain de pouvoir faire face à ses dépenses occasionnelles une fois sur place.
Première solution dématérialisée par ordre d’apparition sur le marché, la carte logée s’est intégrée depuis plus d’une dizaine d’années dans le processus...
Virtualité, efficacité, tranquillité. Voilà, en résumé, les grandes vertus des moyens de paiement mis à la disposition des entreprises. Les solutions de paiement virtuelles qui fluidifient aujourd’hui le règlement des déplacements professionnels rendent plus efficace le reporting des budgets voyages alors qu’en contrepoint, la traditionnelle carte de crédit permet au voyageur d’affaires de partir l’esprit serein, certain de pouvoir faire face à ses dépenses occasionnelles une fois sur place.
Première solution dématérialisée par ordre d’apparition sur le marché, la carte logée s’est intégrée depuis plus d’une dizaine d’années dans le processus de réservation des voyages d’affaires. Pourtant aujourd’hui encore, en dehors d’un cercle d’initiés, la carte logée participe souvent d’un véritable mystère. “Il y a encore de l’éducation à faire, constate Michel Dieleman, président de l’Association française des travel managers (AFTM). J’ai par exemple rencontré récemment le directeur financier d’une entreprise du CAC 40 qui n’avait aucune idée de ce à quoi pouvait servir une carte logée”. Tout en se hâtant d’ajouter : “en revanche, quand on lui explique son fonctionnement, il en voit rapidement l’utilité.”
Le terme de “carte” logée, s’il fait partie du langage courant des acteurs du secteur, est, reconnaissons le, un brin perturbant pour décrire une solution dont la principale particularité est, justement, de n’avoir aucune réalité tangible. “On devrait plutôt parler de compte logé”, souligne d’ailleurs John Baird Smith, directeur France d’Air Plus. Si les Anglo-saxons parlent eux aussi de “lodge card”, l’appellation “business travel account”, employée notamment par American Express pour dénommer cette offre de paiement virtuel, est probablement plus parlant pour décrire les fonctionnalités de la carte logée.
Aussi, pour expliquer cette solution à un béotien du paiement corporate, que faudrait-il dire ? Que ce moyen de paiement est enregistré dans le système de réservation de l’agence de voyages. Que celle-ci, plutôt que d’envoyer une facture à l’entreprise, règle la billetterie à partir de ce compte. Que le montant de toutes ces réservations est supporté par les émetteurs de carte logée. Enfn, que ces derniers – American Express, AirPlus, Citi pour ne citer que les trois plus grands acteurs – se font ensuite rembourser ces dépenses par l’entreprise sur la base d’une facture unique envoyée au client, chaque semaine ou chaque mois au choix.
Mais, au final qu’y gagne l’entreprise ? Grâce à la carte logée, elle profite d’une solution automatisée et sûre pour régler la plupart de ses dépenses de voyages au lieu d’un règlement sur facture et par fournisseur, limitant d’autant un traitement fastidieux. D’ailleurs, pour plus d’efficacité et de souplesse, la carte logée s’intègre directement dans les logiciels de gestion comptable. En outre, l’entreprise bénéfice d’un suivi détaillé des coûts de déplacement, lui offrant une meilleure visibilité sur son budget voyages. Et partant, un meilleur pilotage à travers des leviers de négociation plus importants auprès de ses fournisseurs clés.
Centraliser, rationaliser
“Certaines sociétés supportent encore la refacturation de la billetterie par leur agence de voyages, décrit Michel Roncka, travel manager de RTE (Réseau de transport d’électricité). Or la carte logée est incontournable pour les entreprises où la centralisation des paiements est le nerf de la guerre”. À l’heure de la rationalisation des budgets voyages, la solution semble plaire de plus en plus. Le spécialiste allemand des solutions de paiement Corporate AirPlus a enregistré l’arrivée de 1 900 nouveaux comptes l’an dernier sur les 41 900 dont dispose la société allemande à travers le monde. Une croissance soutenue aussi bien par les pays émergents comme la Chine que par des marchés matures comme l’Italie ou les États-Unis où AirPlus dispose d’un partenariat avec la banque JP Morgan.
En France, son deuxième marché après l’Allemagne, Airplus gagne également de nouveaux clients. La centrale d’achats publics généraliste UGAP va proposer à compter de septembre prochain une offre “clés en main” de déplacements professionnels, opérée côté voyages par Avexia et par BNP Paribas AirPlus côté carte logée. “Cela va permettre de fluidifier les procédures et d’alléger les lourdeurs administratives, tout en donnant de la visibilité sur les dépenses publiques de voyages”, constate encore John Baird Smith.
Logés à même enseigne
AirPlus et BNP Paribas ont renouvelé cette année le partenariat stratégique les liant pour proposer une solution commune, ou co- brandée, auprès des grands comptes. Cependant, la banque française va lancer fin 2014 sa propre offre de carte logée destinée au “mid market”. Cette solution, s’appuyant sur le réseau Visa, sera dans un premier temps diffusée dans les agences de voyage en France avant de gagner d’autres pays européens ; l’Espagne, l’Italie, l’Allemagne et le Royaume-Uni notamment. “Nous continuons de travailler main dans la main avec AirPlus sur les grand comptes. Mais cette nouvelle offre va répondre aux besoins des entreprises de taille moyenne à qui nous pourrons proposer désormais toute la gamme des moyens de paiement”, explique Laurent Sautré, responsable commercial Cartes entreprises de BNP Paribas. Car la centralisation des dépenses n’est pas qu’affaire de riche. “Tout ce qu’apporte les moyens de paiement est encore incompris par nombre de responsables voyages et financier de PME-PMI, explique Michel Dieleman. Dans le livre blanc que nous allons publier sur ces entreprises de taille restreinte, nous recommanderons le déploiement des cartes aussi bien logées que corporate dans les PME-PMI”.
La carte logée, initialement conçue pour simplifier le processus de réservation entre les compagnies aériennes et les grandes agences de voyage d’affaires, s’ouvre désormais à d’autres horizons et tend à couvrir tous les domaines du voyage d’affaires, ce qui soutient d’autant sa croissance. “Notre solution s’étend à d’autre secteurs comme la location de voiture et surtout l’hôtellerie”, souligne Stéphanie Laroque, directrice commerciale solutions corporate d’American Express. Cet acteur a renforcé en mars dernier son partenariat avec la plate-forme de réservation hôtelière CDS qui est désormais “business travel account compliant”, c’est à dire que le compte logé d’Amex s’intègre aux systèmes CDS. Ce développement s’ajoute aux liens développés par cet acteur historique des moyens de paiement avec d’autres plates-formes de réservation hôtelière comme HCorpo et iAlbatros.
Alors que les entreprises affichent la ferme volonté de contrôler un budget hôtellerie qui laisse une large part à l’optimisation, ces acteurs, aussi appelés hotel booking agencies (HBA) ou hotel booking tools (HBT), gagnent en importance. Ce qui n’est d’ailleurs pas pour rien dans l’émergence d’une nouvelle solution de paiement dématérialisée, la carte virtuelle. Ce moyen de paiement est en effet adapté aux achats voyages sur internet, les réservations de chambre via un HBT ou sur les sites des enseignes hôtelières économiques mais aussi de sièges sur une compagnie aérienne low cost. “Reliée au compte logé AirPlus, notre solution de paiement virtuel AIDA (Air Plus Intergrated Data & Acceptance) a été lancée il y a neuf ans afn de capter les dépenses de voyages que les sociétés ne contrôlaient pas auparavant”, précise John Baird Smith.
La réalité du virtuel
Mais, avant d’aller plus loin, arrêtons-nous un instant sur le fonctionnement de la carte virtuelle. Celle-ci fonctionne de la même manière qu’une carte de crédit personnelle… mais sans carte de crédit ! Pour réaliser un paiement en ligne, un numéro de carte avec un code unique à 16 chiffres est émis à la demande. Côté reporting, ce numéro relie automatiquement la réservation à la transaction et facilite la réconciliation des frais de déplacements. Mais la carte virtuelle donne également des gages de sécurité aux entreprises. “Par rapport à une carte corporate classique, notre solution vPayment permet de contrôler les dépenses en amont. On peut par exemple fxer un plafond pour chaque réservation”, explique Stéphanie Laroque.
Fort de ces atouts, la carte virtuelle est aujourd’hui proposée par un grand nombre d’acteurs – ceux précédemment cités, mais aussi par BNP Paribas, Citi, la Société Générale, le CIC ou LCL. Si, de son côté, la solution vPayment d’American Express profite de l’acceptation d’Amex auprès des fournisseurs voyages, les autres cartes virtuelles s’appuient sur la couverture des réseaux Visa ou Mastercard. Développée en partenariat avec ce dernier réseau, la carte virtuelle AIDA connaît une croissance du volume de transactions de 238 % par an dans les pays où elle est déjà disponible. Avec comme futur entrant dans cette liste le marché français, qui a vu apparaître cette solution ce mois de juin. Chez BNP, la carte virtuelle a été lancée en 2011 et évolue à bon rythme. “Nous sommes en phase avec l’objectif que nous nous sommes fxés il y a trois ans, explique Laurent Sautré. Cependant, si les grands groupes se montrent très intéressés et y réféchissent, tous n’y sont pas encore passés”.
Conversion via l’hôtellerie
Il reste donc du chemin à faire. Et c’est en voulant atteindre une meilleure maîtrise du poste hôtellerie que de nouveaux adeptes pourraient se mettre à la carte virtuelle. “Dès lors qu’une plate-forme de réservation hôtelière est mise en place dans l’entreprise, l’existence d’une carte virtuelle se pose, puisqu’elle permet de garantir les réservations auprès de l’hôtelier”, explique Michel Roncka. Rien d’étonnant donc à ce que les deux parties – acteurs des solutions de paiement et plates-formes hôtelières – travaillent de concert à renforcer leurs liens. Si la solution vPayment d’Amex est intégrée aux outils de réservation de CDS, BSI et hotel.info, BNP est en train de déployer sa carte virtuelle avec CDS, mais aussi avec HCorpo. De son côté, AirPlus est devenu fin 2013 le partenaire “officiel” de HRS. “Le paiement était la brique manquante de HRS”, souligne John Baird Smith. En efet, la centrale de réservation hôtelière ne disposait pas de solution de prépaiement jusqu’ici. À travers AIDA, les voyageurs pourront ainsi payer ou garantir leurs réservations efectuées via HRS. Autre développement important, l’accord signé avec Amadeus, les solutions de paiement AirPlus étant désormais directement intégrées dans le GDS.
À côté de ces deux solutions virtuelles, bien dans l’air du temps, la bonne vieille carte plastique reste encore et toujours un outil indispensable pour le voyageur d’affaires, lui permettant de régler courses de taxi et notes de restaurants ou encore de retirer de l’argent pour ses menues dépenses. Pour les entreprises, en plus de cette souplesse offerte à leurs collaborateurs, la carte Corporate offre l’assurance de voir toutes ces dépenses remonter dans les outils de gestion. Les cartes disponibles sur le marché sont nombreuses, qu’elles soient affiliées au réseau Visa comme celles émises par HSBC et le LCL, aux deux réseaux Visa ou Mastercard comme les cartes affaires distribuées par le CIC-Crédit Mutuel, la Société Générale, Citi et BNP Paribas ou encore arborant les sigles historiques d’American Express et Diners Club.
Voyager sans risque
Selon un sondage réalisé par le cabinet d’études RPMG aux États-Unis auprès d’un grand nombre d’entreprises privées et institutions publiques, ces sociétés distribuent des cartes de paiement à 21 % de leurs employés en moyenne. 78 % de ses cartes sont “actives” chaque mois avec près de 4,5 utilisations pour une dépense de 171 $ en moyenne. “Dans un déplacement, il y a et il y aura toujours une part d’impondérable, souligne aussi Michel Roncka. Nous fournissons des cartes gracieusement à nos collaborateurs afin qu’ils l’utilisent lors de leurs déplacements, même si ceux-ci sont en nombre restreint”. Cependant, il semble qu’en France, il y ait toujours une certaine réticence à équiper les collaborateurs en solutions de paiement. “On pourrait parler de frilosité, constate Stéphanie Laroque. Certaines sociétés voient ça presque comme un chèque en blanc.” “Pourtant, il n’y a pas réellement de risque, souligne Michel Roncka. Le voyageur est responsabilisé, puisque les frais sont débités sur son compte personnel. Et l’entreprise a le temps de valider les frais occasionnés avant qu’ils lui soient remboursés”. Cependant, même au sein des sociétés les moins rétives à un large déploiement de ce moyen de paiement, tous les collaborateurs ne sont pas éligibles à la carte Corporate. Et pour tous ces derniers – intérimaires, techniciens, cadres en mission ponctuelle ou en CDD – , BNP Paribas va lancer en fin d’année une carte prépayée, vraisemblablement affiliée au réseau Visa. Cette carte peut être préchargée – de 500 ou 1000 euros par exemple – selon le volume de dépenses estimé pour tous les frais de mission. “Le gros avantage est de voir ces frais intégrés dans la politique voyages, explique Laurent Sautré. Par ailleurs, le risque d’utilisation est faible. Bien sûr, par rapport à un porteur de carte dont le débit se fait sur son compte personnel, le titulaire d’une carte prépayée n’a pas forcément intérêt à justifier toutes ses dépenses… Mais à l’inverse, l’entreprise sait qu’il ne dépensera pas plus”. Par ailleurs, s’il reste de l’argent sur la carte, l’entreprise peut le récupérer ou le réallouer à une autre mission. En effet, chargeable et rechargeable sur Internet, la carte n’est pas forcément nominative, avec, en plus, une durée de validité de trois ans.
Solutions pour les TPE
Cartes logée et virtuelle d’un côté, carte affaires de l’autre : les multinationales du CAC 40 et les grandes PME ont à leur disposition toute une panoplie de solutions pour optimiser le règlement des voyages d’affaires et le reporting des dépenses. En comparaison, les TPE, les petites entreprises de moins de 10 salariés, n’ont pas, faute de taille, les mêmes moyens. La carte affaires du dirigeant constitue bien souvent l’unique solution pour régler les dépenses professionnelles, que ce soit les frais de déplacement, mais aussi les fournitures de bureau ou l’achat de matériel. Or, selon American Express, il y a encore de la place pour développer ces outils de maîtrise des dépenses dans ces sociétés. En effet, le taux d’équipement en cartes bancaires professionnelles est de 52% dans les PME-PMI et de 44% pour les professions libérales de santé.
Avec ses cartes Business, American Express apporte une réponse plus pratique que le chèque ou le virement pour le règlement des achats. Avec, en plus, une visibilité sur toutes les dépenses. “Un de ses avantages est de pouvoir télécharger un reporting qui s’intègre dans les outils comptables de l’entreprise et dans les déclarations fiscales”, explique Christophe Brouttier, directeur marché Professionnels et TPE. Amex diffuse aussi des cartes Pro, co-brandées avec Air France-KLM, et destinées aux TPE dont les cadres sont amenés à voyager fréquemment à l’étranger, cette carte offrant des miles à leur titulaire.
American Express n’est évidemment pas seule sur ce marché, et toutes les banques, ou presque, offrent à leurs clients professionnels des moyens de paiement affiliés aux réseaux Visa ou Mastercard. À côté des cartes Business classique, leur offre de cartes statutaires apportent plus de garanties en matière d’assurance, mais aussi des services VIP. En plus de sa carte Gold, Visa a sorti l’an dernier une Visa Platinum Business, distribuée en avant première par la Banque Populaire, offrant les services d’un assistant personnel pour répondre à toutes les demandes professionnelles, de l’organisation de déplacements et événements professionnels au secrétariat courant. De la même manière, à la carte Platinum d’American Express est associée avec une offre étendue de conciergerie permettant entre autres de réserver une table prestigieuse, même en dernière minute. “Elle dispose aussi de plafonds de dépenses très élevés, souligne Christophe Brouttier. Imaginez un dirigeant d’entreprise qui voit sa carte refusée dans un restaurant trois étoiles, où il traite des hôtes prestigieux pour négocier un gros contrat…”
Sans contact : le futur attendra
De la technologie avant toute chose. Oui, mais… Ce qui est vrai pour le consommateur lambda ne l’est pas forcément pour le voyageur d’affaires. Alors que le paiement sans contact par carte ou à partir de smartphones équipés de la technologie NFC, commence à faire son chemin – Visa a recensé 4,5 millions de transactions en France en 2013 –, les moyens de paiement corporate restent pour l’instant à l’écart du mouvement. “Dans nos appels d’offre, nous n’avons pas encore eu de demande”, souligne Laurent Sautré, de BNP Paribas. Pourquoi ? Ce n’est pas une question d’infrastructure. Selon MasterCard, plus de deux millions de commerçants dans 63 pays sont équipés de la technologie sans contact. Mais l’interopérabilité de tous les sytèmes de par le monde fait encore défaut. Or, à la différence des cartes pour particuliers qui, dans 90% des cas, sont utilisées sur le marché domestique, le propre des cartes affaires est d’être utilisée dans le monde entier. Par ailleurs, le plafond de 20 euros au dessus duquel un code est systématiquement demandé pour un paiement sans contact est un autre argument qui ne plaide pas en faveur d’un développement massif de cartes corporate sans contact, alors que la transaction moyenne d’une carte affaires se situe entre 60 et 70 euros. Ce qui ne veut pas dire que les acteurs du paiement pour les entreprises ne prennent pas d’initiative. La version mobile de la carte virtuelle AIDA, émise par AirPlus, est en phase test auprès de 2 500 voyageurs dans le monde.
Finances : par delà les voyages d’affaires
Traditionnellement destinées aux dépenses de voyages, les moyens de paiement corporate s’étendent à d’autres domaines. Dans ce cadre, la carte achats semble revenir à la mode après avoir connu un féchissement. “Son utilisation explose pour les dépenses de fonctionnement non stratégiques hors voyages, les fournitures de bureaux par exemple. Mais elle sert aussi à régler les petits meetings”, remarque Laurent Sautré, de BNP Paribas. Avec un plafond de dépenses fixé en amont comme pour la carte prépayée, la carte achats peut être tout à la fois moyen de paiement physique, auprès d’un fournisseur, ou virtuel, pour les achats sur Internet. “Elle offre une bonne traçabilité des dépenses et n’oblige pas à créer un nouveau fournisseur dans les logiciels de gestion, un processus lourd pour des transactions épisodiques, voire uniques”, poursuit-il. Mais c’est aussi vers les achats stratégiques, ceux sur lesquels les entreprises fondent leur valeur ajoutée, que s’orientent les moyens de paiement. American Express joue sur l’acceptation de sa carte auprès d’un grand nombre de fournisseurs, grossistes du secteur textile ou prothésistes dentaires par exemple, pour se positionner “non plus comme un simple fournisseur de moyens de paiement, mais comme un partenaire financier”, explique Stéphanie Laroque. D’où le nom du nouveau produit lancé par Amex, Buyer Initiated Payment, qui offre les mêmes atouts en matière de reporting que les moyens de paiement destinés aux voyages d’affaires. Une PME peut ainsi mieux estimer le volume de dépenses avec tel ou tel fournisseur pour mieux négocier, tout en voyant ces frais intégrés directement dans les systèmes comptables de l’entreprise. Dernier avantage, et non des moindres pour des entreprises de petite ou moyenne taille : une optimisation de la trésorerie avec des différés de paiement.
Réglementation : les commissions bancaires en question
Une épée de Damoclès pèse sur le monde du paiement corporate. En effet, l’Union européenne a la volonté de réduire drastiquement les frais d’interchange aussi bien pour les cartes destinées aux particuliers que pour les cartes commerciales. Le taux de ces commissions pourrait ainsi passer prochainement de 1,51% à 0,3% pour les cartes de paiement entreprises fonctionnant selon un système “quatre points”. C’est à dire le modèle des réseaux Visa et MasterCard qui, lors d’une opération de paiement, font le lien entre la banque du porteur, le porteur lui même, le commerçant et la banque du commerçant (voir illustration ci-dessous). En revanche, les systèmes tripartites, comme celui d’American Express ou Diners Club, qui organise une relation à trois avec le commerçant et le porteur, ne sont pas soumis à cette nouvelle réglementation puisque fonctionnant autour de frais marchands et non d’interchange.
Deux poids, deux mesures qui ne satisfont pas John Baird Smith, directeur France d’AirPlus : “alors que le marché grand public est très atomisé avec une part de marché de 98%, du côté des entreprises les systèmes quatre et trois points sont quasiment à parts égales.” “Il est légitime d’avoir un cadre concurrentiel qui respecte tous les acteurs”, admet Stéphanie Laroque, qui souligne qu’“American Express n’est pas concerné par les frais d’interchange”.
Pourtant, dans son projet initial de juillet 2013, la Commission européenne avait exclu les cartes commerciales de cette régulation. Mais le texte a été amendé en avril. Pour la commission des affaires économiques et monétaires, il importe “de prendre en compte les cartes d’entreprise, faute de quoi les consommateurs subventionneraient indirectement les cartes de ce type”.
Banques et grands réseaux ont pourtant essayé de plaider leur cause. “Ces frais de 1,51% servent à rémunérer des services, comme la restitution et la sécurité des données, explique John Baird Smith. Par ailleurs, le portage financier est beaucoup plus important pour les cartes entreprises.” Selon Andrew Buckley, directeur des produits commerciaux MasterCard Europe, “traiter les cartes commerciales de la même manière que les cartes de particuliers s’apparente à traiter une voiture familiale comme un camion de transport commercial”.
Les dés ne sont pas encore totalement jetés, puisque le parlement fraîchement élu doit encore adopter le texte. Mais admettons que rien ne change : quel pourrait être alors l’impact de cette réglementation ? “Il y aura des conséquences sur l’innovation et l’offre géographique, estime Laurent Sautré, de BNP Paribas. Une partie des revenus tirés de ces frais permettent d’ajouter de nouvelles fonctionnalités comme le paiement sans contact, de supporter des différés de paiement plus longs ou encore de se développer dans d’autres pays.”
Mais surtout, ce sera aux consommateurs, c’est à dire aux entreprises, d’assumer la différence à travers des
abonnements annuels plus élevés. Selon Andrew Buckley, “un copié/collé des propositions formulées pour les cartes personnelles ferait croître significativement le coût des cartes commerciales et les rendraient trop chères pour de nombreuses petites entreprises.”
