C’est un sujet récurrent, un « marronnier » dans le secteur du voyage d’affaires, qui avait pourtant disparu des radars depuis plus de deux ans. Et pour cause : avec une mobilité en berne, la thématique de la note de frais et du champ des possibles en termes d’économies s’inscrivaient en décalage avec les enjeux du moment. La publication d’une nouvelle étude consacrée au sujet par Amadeus a donc a minima le mérite de témoigner d’un certain retour à la normale… Et par la même occasion de se pencher à nouveau sur un levier d’optimisation crucial pour de nombreuses entreprises.
Via le Centre for Economic and Business Research (CEBR), missionné pour mener l’enquête, Amadeus a donc sondé les professionnels aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne mais aussi en France. Et plus précisément les équipes impliquées dans les voyages d’affaires et les finances des grandes entreprises. Le constat est sans appel : « La modernisation des voyages d’affaires va générer des dizaines de milliards d’euros de valeur économique » assurent les auteurs de l’étude.
Pour le seul marché français, les perspectives d’économies atteindraient 2,08 milliards d’euros par an, à la condition de se tourner vers une meilleure gestion des dépenses de voyage. En outre, Amadeus estime que « La digitalisation des dépenses pourrait libérer l’équivalent de 10 645 équivalents temps plein en France pour des tâches plus productives », à raison d’un gain de deux heures par note de frais.
En cause : la note de frais donc, et ce qu’elle suppose en temps de traitement, mais aussi en marge d’erreur, voire de fraude… « Les économies sont réalisées grâce à la réduction des fraudes et des erreurs, ainsi qu’à une application plus cohérente des politiques de voyages des entreprises » indiquent les responsables d’Amadeus. Ces derniers ajoutent : « Avec l’approche fragmentée d’aujourd’hui, l’adhésion aux politiques de voyage est irrégulière, les dépenses « en cours de voyage » comme les repas et les taxis sont peu contrôlées, et le recours aux notes de frais manuelles alourdit les tâches administratives des voyageurs, des équipes financières et des managers ».
La publication de cette étude n’est bien sûr pas anodine. Amadeus entend ainsi promouvoir le recours à la carte virtuelle, pierre angulaire d’une gestion des dépenses voyages de bout en bout. « Le processus historique de remboursement des dépenses, qui repose sur le paiement réalisé depuis le compte personnel des voyageurs, accroît les possibilités de fraude, d’erreur et de dépenses de voyage en dehors de la politique imposée par la société » indiquent les responsables d’Amadeus. « En remplaçant les méthodes de paiement des employés par une carte virtuelle pour un budget convenu à l’avance, CEBR a découvert que la gestion des dépenses de bout en bout pouvait permettre aux entreprises françaises d’économiser annuellement 2,08 milliards d’euros en frais de voyage directs ».