Etude Mooncard : quand la note de frais fragilise les finances des cadres

Alors que la problématique de la fraude revient régulièrement sur le devant de la scène à l’heure de traiter le sujet de la note de frais, celui de l’impact financier qu’elle peut exercer sur les voyageurs d’affaires demeure moins exposé. Mooncard a donc interrogé avec l’Ifop un millier de cadres au début de l’été. Objectif : connaître leurs habitudes et surtout leurs doléances quant au remboursement de leurs frais professionnels.

Sans surprise, le sujet génère des frustrations certaines. Et Mooncard a d’ailleurs partagé plusieurs témoignages illustrant bien la marge de progression qui existe encore dans de nombreuses entreprises françaises. Parmi le florilège des réponses recueillies à la question « Quelles sont les anecdotes qui vous viennent à l’esprit lorsque vous pensez à vos notes de frais ? », quelques « perles » laissent songeur. « Horaires d’achat du sandwich refusé, il aurait dû se situer pendant la réunion que j’animais ! « Bougez pas je vais m’acheter un sandwich et je reviens » » ; « Passer 10 mn à scanner un ticket de parking de 1,5€ » ; « Une collègue qui avait le droit de prendre un repas lors d’un déplacement, n’avait pas faim et s’était contentée d’un Perrier, et s’était vu refuser le remboursement sous prétexte qu’on remboursait les restos mais pas les bars ». Des « brèves de bureau » qui pourraient prêter à sourire, si elles ne révélaient pas un malaise parfois profond.

Car d’après les chiffres dévoilés par Mooncard, 30% des cadres qui font des notes de frais ont déjà été en difficulté financière à cause d’une avance de frais professionnels. Et parmi eux 58% ont déjà été en situation de découvert bancaire. Le chiffre grimpe à 64% pour ceux qui ont des dépenses de carburant, inflation du prix de l’essence oblige. Une tendance plus sensible en province, où 60% des cadres effectuent ce type de dépenses, contre 37% pour les cadres franciliens. A l’inverse, le télétravail réduit efficacement – et logiquement – le budget essence. Le chiffre passe de 71% pour les cadres en tout présentiel à 46% pour ceux qui télétravaillent a minima 1 jour par semaine. Le carburant constituerait d’ailleurs le quatrième type de notes de frais le plus fréquent, derrière la restauration (87%), les transports (taxis), le train et l’avion (81%) et l’hôtellerie (60%).

Mais à en croire l’étude Mooncard, les télétravailleurs ne sont pas pour autant moins exposés à la problématique de la note de frais. Alors que 73% des cadres entièrement en présentiel doivent rédiger des notes de frais, le chiffre atteint 82% chez ceux qui effectuent au moins un jour de télétravail par semaine.

Or, comme le pointe la Fintech française, la note de frais implique bien trop souvent tracasseries administratives, frustrations et incertitudes. Dans près de la moitié des cas (47%), la durée de remboursement atteindrait deux semaines ou plus, seules 18% des entreprises remboursant ces frais en moins d’une semaine. Et la patience demandée aux cadres des grandes entreprises est particulièrement mise à l’épreuve, puisque 53% des grandes entreprises dépassent les deux semaines de délais de remboursement contre 37% chez les TPE.

Face à des procédures trop longues et trop complexes, les cadres jettent souvent l’éponge. 44% des personnes interrogées auraient ainsi renoncé à une note de frais. A l’inverse, les incertitudes et frustrations générées par les notes de frais expliqueraient certaines fraudes. Mooncard estime ainsi que « Cette pression semblerait pousser certains cadres à « se refaire » sur le dos de l’entreprise : 66% de ceux qui ont déjà été en difficulté financière ont aussi fait passer des dépenses personnelles en notes de frais, contre 18% en moyenne ».

« Nous savions que les notes de frais pesaient sur les finances des cadres, mais pas à ce point-là » confesse Pierre-Yves Roizot, CEO de Mooncard. « Les résultats de cette enquête doivent nous alarmer car l’inflation risque d’aggraver la situation rapidement. Ils nous invitent aussi à remettre en cause jusqu’au concept même de notes de frais : est-il encore normal de demander aux salariés d’avancer de l’argent à leur employeur ? Alors que nous avons tous les outils pour supprimer les avances de frais, ce serait une véritable conquête sociale », souligne Pierre-Yves Roizot.