Défricher des terrains inconnus, ouvrir des voies nouvelles : tout pionnier est avant tout un grand voyageur. Partant de ce principe, le monde des déplacements professionnels a eu, à sa manière, un côté précurseur, notamment dans le domaine des moyens de paiements. Sans remonter aux origines de la monnaie, l’apparition il y a plus de 60 ans de la carte de crédit démontre ce rôle moteur. À cette époque, l’homme d’affaires américain Frank McNamara imagine, en fondant Diners Club, la première carte de crédit destinée aux grands voyageurs qui, comme lui, ont besoin d’un moyen simple et efficace pour régler leurs notes d’hôtel ou de restaurant. American Express, spécialisée dans les services financiers aux voyageurs quasiment depuis ses débuts, au milieu du XIXe siècle, suit le mouvement. Et puis Visa, et puis Mastercard… Et c’est ainsi que ce petit bout de plastique presque minimaliste est progressivement devenu le moyen de paiement de tout un chacun.
“Pour le voyageur d’affaires, la carte de crédit sera toujours indispensable. Elle leur permet de régler les taxis, les restaurants, de retirer de l’argent pour les petites dépenses ou de faire face aux impondérables lors de leurs déplacements”, remarque Laurent Sautré, responsable commercial Cartes entreprises de BNP Paribas. Toutes les grandes banques – BNP Paribas donc, mais aussi Bank of America Merryl Linch, CIC Crédit Mutuel, Citibank, Société Générale – et bien évidemment American Express et Diners Club proposent aux entreprises leurs panels de cartes corporate, allant de la plus classique jusqu’à la plus statutaire, associée à des services VIP comme la Gold ou Platinum. “Aux États-Unis comme au Royaume-Uni, la carte corporate est extrêmement répandue au sein des entreprises”, souligne Melissa Gargagliano, responsable des cartes commerciales de Bank of America Merrill Lynch Global Transaction Services (GTS) pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique.
Lourd processus
Reste que, pour de nombreux observateurs du secteur, la carte corporate n’est pas la panacée. D’abord parce qu’elle implique un lourd processus de gestion des notes de frais, mais aussi parce qu’elle ne fait remonter que des informations basiques dans les outils de gestion. C’est-à-dire le montant, la date de la transaction et le nom du fournisseur enregistré dans le terminal point de vente.
Dès lors, les grandes sociétés ont largement participé au développement de solutions sophistiquées pour centraliser les dépenses voyages. Des solutions qui font preuve de leur efficacité à tel point qu’elles commencent à déborder du simple cadre du voyage d’affaires à l’image, notamment, de la carte logée, le must en matière de règlement de billetterie avion. “Grâce à nos années d’expérience dans l’optimisation des dépenses voyages, nous ouvrons nos solutions à d’autres familles d’achats, comme les frais généraux. Plus stratégique encore, nous commençons à les brancher auprès des fournisseurs clés des entreprises, ceux qui ont un impact direct sur leur production. En plus de fluidifier les transactions, cela leur permet de mieux gérer leur trésorerie en leur offrant des délais de paiement”, explique Solène Genton, directrice marketing France et Pays-Bas d’American Express Cartes et Solutions Corporate.
La carte logée, directement intégrée aux outils de réservation des agences de voyages, reste encore et toujours la pierre angulaire de tout dispositif d’optimisation des dépenses voyages. Elle est proposée aussi bien par American Express que par Citi, AirPlus et BNP Paribas ou encore par l’agence de voyages HRG qui vient de lancer sa solution en partenariat avec Visa. En plus des compagnies aériennes, elle a su se faire accepter par un nombre croissant d’acteurs, les loueurs de voiture par exemple ou les centrales de réservation hôtelière, en attendant les nouveaux arrivants sur le marché. “Aujourd’hui, nous sommes en contact avec ces nouveaux entrants qui intéressent nos clients”, souligne Nicole Flory. American Express travaille aussi à enrichir sa carte logée co-marquée avec Air France-KLM en intégrant une assurance/assistance médicale qui couvre tous les collaborateurs dont les déplacements auront été réglés par ce biais. “Cela contribue à rassurer les entreprises qui ont une responsabilité sociale vis-à-vis des voyageurs”, précise Solène Genton.
Une profusion de détails
Mais surtout, la carte garantit la remontée en bonne et due forme des paiements dans les outils de gestion. En effet, à la différence des données qui proviennent des règlements par carte de crédit, la carte logée apporte une profusion de détails qui vont permettre un reporting optimal. “Les données issues de la carte logée sont de niveau 3, c’est à dire qu’elles sont le reflet exact de la facture avec les taxes, le nombre de nuitées ou la classe de voiture louée. Le travel manager peut trier toutes ces données par secteur, par groupe hôtelier et par établissement côté hébergement, par compagnie et par classe de voyage dans l’aérien, voire même mettre en évidence les taxes aériennes, une faculté de plus en plus recherchée”, explique Nicole Flory. Des chiffres et encore des chiffres que les responsables des politiques voyages auront tout le loisir de trier par compagnies aériennes ou groupes hôteliers, par classes de réservation ou types de chambre… Ce qui contribue à la fois à mieux définir la politique voyages et à donner du poids dans les négociations avec les fournisseurs.
Cependant, ce qui fonctionne très bien pour des volumes de dépenses importants avec un nombre limité de fournisseurs ne convient pas à tous les types de frais. C’est notamment vrai avec les compagnies aériennes low cost, qui pour certaines n’acceptent que des règlements par carte de crédit, ou avec l’hôtellerie, un poste très important, mais qui reste assez flou en raison de la multitude d’acteurs parties prenantes. Ce qui explique l’essor récent de la carte virtuelle, une solution née de la même double volonté qui a présidé à l’apparition de la carte logée : simplifier le processus de réservation et assurer une bonne visibilité sur les paiements réalisés.
En pratique, la carte virtuelle fonctionne comme une carte logée, puisqu’elle s’intègre de manière automatisée dans les canaux de réservation corporate et que le débit est réalisé sur le compte de l’entreprise. Mais elle s’apparente aussi à une carte de crédit “classique” en permettant de conclure les transactions en ligne en générant à la demande, via une plateforme sécurisée, un numéro virtuel à 16 chiffres. Et comme une carte de crédit, elle permet un contrôle en amont, puisqu’il est possible de fixer des plafonds aux dépenses ou de limiter l’usage de la carte dans le temps. “Au final, ces données s’intègrent directement dans l’ERP de l’entreprise et peuvent être enrichies”, souligne Nicole Flory.
Lancée en 2009 par American Express avec sa solution Vpayment, la formule a fait des émules. L’an dernier, AirPlus a lancé en France sa carte AIDA, affiliée au réseau Mastercard. De son côté, Bank of America Merrill Lynch a mis à disposition des entreprises sa solution BofAML Travel Pro, adossée au réseau MasterCard. “Ainsi, les transactions sont intégrées dans les solutions des agences de voyages et les dépenses remontent rapidement dans le système de reporting, explique Caroline Johnson-Jones, chef de produit cartes commerciales de Bank of America Merrill Lynch GTS pour l’Europe, l’Afrique et le Moyen-Orient. Par ailleurs, Travel Pro autorise les paiements en sept devises différentes.” BNP Paribas, qui a également lancé sa carte virtuelle Visa en 2014, va étendre son horizon à d’autres devises que l’euro, à savoir la livre sterling, le dollar et le franc suisse.
Virtualité bien ordonnée
Ayant pour vocation de centraliser des dépenses d’hébergement éparpillées, les centrales de réservation hôtelière ne voient pas cette évolution d’un mauvais oeil, bien au contraire. Le spécialiste allemand HRS a conclu l’an dernier un partenariat avec AirPlus afin de permettre l’utilisation de la carte virtuelle AIDA. Ce qui ajoute une nouvelle corde à l’arc de HRS alors que jusque-là, à la différence de ses concurrents Hcorpo, CDS ou iAlbatros, HRS n’avait pas de solutions de prépaiement. Les voyageurs réservaient par le biais de la plate-forme en ligne, mais réglaient leurs notes à l’hôtel avec leur carte corporate. Pour étendre son offre, HRS va intégrer la solution vPayment d’American Express.
La carte virtuelle fait aussi une entrée remarquée dans le monde des agences de voyages par le biais d’accords conclus avec les GDS, les plates-formes de réservations utilisées par toutes les agences. Ces derniers mois ont vu AirPlus former un partenariat avec Amadeus qui autorise des paiements via la carte virtuelle directement depuis les GDS. “Ainsi les agences de voyage peuvent régler directement les prestations hotel pour le compte de leurs clients. Les agences sont très demandeuses de cette solution”, constate Nicole Flory. De la même manière, Travelport s’est associé avec le spécialiste des paiements virtuels eNett pour proposer une solution bénéficiant de l’acceptation du réseau MasterCard. De leur côté, Carlson Wagonlit et Traveldoo ont pris une orientation inverse en s’associant avec Conferma, l’un des grands spécialistes de la technologie d’émission de numéros de carte virtuelle. Ainsi, leurs outils de réservation s’ouvrent aux différentes solutions existantes sur le marché.
Pionnière de la carte virtuelle, American Express décline aujourd’hui cette offre en développant une “fausse” carte corporate, à la fois virtuelle et individuelle. “C’est une sorte de compte individuel logé, avec un numéro de carte par voyageur enregistré auprès de l’agence de voyages. Le montant de dépenses peut être défini à l’avance et son utilisation limitée dans la durée, un mois, un semestre ou un an par exemple, explique Solène Genton. Elle permet d’équiper les voyageurs moins fréquents sans pour autant leur donner une carte physique dans les mains”.
Solutions ponctuelles
Cette évolution met en lumière la volonté des entreprises de trouver des solutions pour tous leurs collaborateurs non éligibles à la carte corporate. Cadres n’effectuant que des missions ponctuelles, intérimaires, techniciens, consultants externes : tous ces voyageurs n’en ont pas moins des besoins comme les autres et ont désormais à leur disposition des cartes prépayées. Des cartes bien physiques cette fois, que l’entreprise peut charger en amont selon le volume de dépenses estimé pour la mission, 500 ou 1000 euros par exemple.
Parmi les acteurs bancaires à se positionner sur le sujet, on compte Bank of America, Citibank, mais aussi BNP Paribas qui va lancer au deuxième semestre une carte prépayée Visa. “Rechargeable sur Internet, elle peut être ou non nominative et a une durée de validité de trois ans, explique Laurent Sautré. Ce qui va permettre d’intégrer dans les outils de gestion les dépenses de ces voyageurs ponctuels avec, par exemple, un paiement centralisé pour le transport grâce à la carte logée et une carte prépayée pour tous les autres frais.”
Une meilleure visibilité
Avec sa solution Ticket Travel Pro, Edenred commence à se faire une place dans le marché du paiement corporate. Le leader mondial des services prépayés aux entreprises – dont les emblématiques Ticket Restaurant – s’intéresse à la mobilité globale à travers une offre trois-en-un. La solution Ticket Travel Pro s’articule tout d’abord autour d’un compte voyages ouvert par l’entreprise auquel vont se rattacher les cartes de paiement prépayées affiliées au réseau Mastercard. “Elles sont rechargeables manuellement ou automatiquement selon la règle définie par l’entreprise, décrit Yan Morteux, directeur général de la gestion des frais professionnels chez Edenred France. On peut les paramétrer en fixant leur utilisation sur une période – seulement du lundi au vendredi ou les week-ends compris – ou selon les types de dépenses, les hôtels, les restaurants ou l’essence…”. Yan Morteux voit un avantage très net à cette solution : “avec ce système, la direction financière détermine une ligne budgétaire pour les frais de déplacement, à enveloppe fermée qui permet d’avoir une visibilité très claire en temps réel de ce qui va être dépensé.”
Par ailleurs, Edenred complète sa solution avec deux options : l’une permet un reporting par voyageur ou par mission grâce à une plate-forme simplifiée de gestion des notes de frais et l’autre s’oriente sur la réservation. Le spécialiste des services prépayés a en effet sélectionné un groupe de partenaires pour bâtir un espace de réservation accessible en ligne ou via les tablettes et smartphones : La Fourchette pour les restaurants, HCorpo pour l’hôtellerie, Capitaine train pour le ferroviaire, Go Voyages pour l’aérien, Europcar pour la location de voiture. “Tous ont en commun une offre importante, des prix intéressants et peuvent fournir, en plus, un reporting détaillé des dépenses réalisées”, explique Yan Morteux. Plus qu’aux grandes multinationales, Ticket Travel Pro s’adresse surtout aux petites et moyennes entreprises “pour qui le ticket d’entrée des self booking tools est trop élevé, souligne Yan Mortreux. Ces entreprises ont peu de grosses dépenses, mais beaucoup de petites. Un peu, plus un peu, plus un peu : tout cela mis bout à bout donne des milliards d’euros qui ne sont pas maîtrisés.”
Alors que les grandes multinationales ont à leur disposition un arsenal très fourni de solutions, les PME deviennent le nouvel angle d’attaque des acteurs du paiement corporate. Ainsi, BNP Paribas et AirPlus lancent chacun à leur tour une carte logée à destination des entreprises de taille intermédiaire.
Dans un autre ordre d’idée, mais toujours à destination de ces sociétés de plus petite taille, American Express développe son programme de fidélité Corporate Membership Reward associé à un compte société. “La société est libre d’équiper en cartes corporate les voyageurs, les acheteurs ou leurs assistants”, souligne Solène Genton. Leurs dépenses viennent ainsi alimenter le compteur de points fidélité de l’entreprise. Un seul décisionnaire est habilité à décider de leur transformation à travers un catalogue, allant de la location de voiture aux cadeaux d’affaires et aux journées de formation. Mais cela peut prendre aussi la forme d’un crédit sur le prochain relevé mensuel.
“Notre cible est le ‘mid-market’, qui n’a pas toujours un volume de dépenses suffisant avec Air France pour apprécier les avantages de notre carte co-marquée. Cette solution leur permet ainsi de valoriser leurs dépenses”, ajoute-t-elle. Qu’elles soient puissantes ou misérables, les cartes de paiement serviront les entreprises noir sur blanc.
Définition
La carte logée expliquée… aux nuls
Pour beaucoup, la définition de la carte logée reste encore très abstraite. Aussi, pour l’expliquer plus trivialement, prenons l’exemple d’un client ayant ses habitudes dans le bistrot près de chez lui. Celui-ci, toujours en mal de petite monnaie, s’entend avec le serveur pour payer ses consommations, non pas à chaque fois comme il est d’usage, mais sur un rythme hebdomadaire ou mensuel. Le patron de l’établissement ne voit pas cet arrangement d’un mauvais oeil, à condition d’être certain d’être payé. Le serveur se propose alors de faire l’intermédiaire en réglant les boissons de sa poche. Le client, content du système mis en place, rémunère cette avance sous forme d’un petit pourcentage sur la note finale.
Mais, sans en avoir l’air, le client fait ses comptes très attentivement. Par conséquent, le serveur s’engage à lui fournir un récapitulatif très détaillé, jour par jour, quasiment heure par heure, de toutes ses commandes. A 9h un café, à 19h une bière désaltérante, puis une bouteille de bon Bourgogne partagée avec ses voisins de table si sympathiques, et ainsi de suite. Voilà pour le principe général. Maintenant, il suffit de remplacer le client par l’entreprise, le serveur par la société de paiement – AirPlus, Amex et consorts – et le patron du bar par l’une ou l’autre des compagnies aériennes… et la carte logée prend tout d’un coup un nouvel éclairage !
Modification des frais d’interchange : des conséquences encore floues
Alors que, depuis une dizaine d’années, les entreprises ont choisi de responsabiliser leurs collaborateurs en choisissant de débiter les cartes de crédit corporate non pas sur le compte de la société, mais sur le propre compte bancaire de leurs employés, une décision récente de l’Union Européenne va-t-elle remettre en cause cette habitude ? En effet, les pays de l’Union vont prochainement limiter le taux des commissions de 1,51% à 0,3% pour les cartes de paiement entreprises ayant un débit sur le compte personnel des voyageurs. En tout cas, celles qui fonctionnent selon un système “quatre points”. C’est-à-dire le modèle des réseaux Visa et MasterCard qui, lors d’une opération de paiement, font le lien entre la banque du porteur, le porteur lui-même, le commerçant et la banque du commerçant.
En revanche, les systèmes tripartites, comme celui d’American Express ou Diners Club, qui organise une relation à trois avec le commerçant et le porteur, ne sont pas soumis à cette nouvelle réglementation puisque fonctionnant autour de frais marchands et non d’interchange. Quelles seront les conséquences de ce chambardement ? Un relèvement du prix des cartes par les émetteurs ? Une réorientation vers des cartes avec débit sur le compte entreprises, puisque ce modèle n’est pas soumis à cette baisse ? Tout est encore flou, même si cette dernière solution semble relativement improbable. Mais une chose est sûre, tout cela ne peut qu’encourager la recherche de solutions toujours plus automatisées et centralisées.
