Le mobility management : une organisation optimale

“Les nouvelles obligations juridiques fixées par le plan de mobilité, obligatoire pour les sites de plus de cent salariés, de même que les nouvelles normes environnementales et fiscales pour les véhicules d’entreprise nous incitent à revoir l’organisation de notre flotte de véhicules et du pôle voyages. Les entreprises doivent s’adapter en permanence”, affirme Danièle Maby, coordinatrice voyages et services généraux et gestionnaire de la flotte de véhicules chez Pellenc, constructeur de machines et équipements pour l’agriculture. Danièle Maby exerce de fait une fonction encore peu développée en France : celle de mobility manager.

L’arrivée de nouvelles solutions comme l’autopartage, le vélopartage et le covoiturage favorise désormais le regroupement de la gestion de flotte et des déplacements professionnels. D’autant que ces modes de transport répondent à la demande des collaborateurs les plus jeunes. “Certains n’ont plus envie de bénéficier d’un véhicule de fonction attribué, mais cherchent plutôt à bénéficier de nouvelles formes de mobilité”, note Yvonnick Maisonneuve, conseiller en mobility management chez Mobility Tech Green, spécialiste de l’autopartage qui a notamment pour clients Enedis, La Poste et Orange.

L’arrivée de nouvelles solutions comme l’autopartage, le vélopartage et le covoiturage favorise le regroupement de la gestion de flotte et des déplacements professionnels.

Recourir aux nouvelles solutions de mobilité présente un autre avantage : la réduction des émissions de carbone. Le véhicule électrique répond à cet objectif “dans un contexte de restrictions à la circulation en ville”, remarque Gérard de Chalonge, directeur commercial d’Athlon qui propose sa solution Flex2Use. “Le collaborateur roule au quotidien avec un véhicule électrique, ou une plus petite voiture, et bénéficie d’un budget pour des journées de location courte durée, par exemple pour les vacances”, explique-t-il. Siemens a adopté cette formule pour ses collaborateurs. “Ils ont le choix entre quatre modèles électriques, de la Zoe à la Tesla. En fonction de ce choix, le nombre de journées de location courte durée varie et peut aller jusqu’à 40 ou 50 jours. Ils disposent d’un simulateur pour étudier cette offre”, détaille Patrick Petit, responsable des achats hors production de Siemens. L’entreprise “s’est engagée à avoir une empreinte carbone neutre en 2030. Et, parmi nos activités les plus émettrices de CO2, les déplacements font partie du top 3”, explique Patrick Petit, qui propose aussi à ses collaborateurs le service de covoiturage Klaxit et étudie la mise en place de crédits mobilité. “Nous testons et instituons des solutions alternatives. Mais cela implique une organisation complexe et un suivi irréprochable pour qu’elles fonctionnent et que les collaborateurs ne soient pas déçus”, ajoute-t-il.

“Disposer d’un budget global pour la flotte et les voyages d’affaires facilite le pilotage. Nous pouvons croiser les fichiers, les déplacements. Par exemple, nous pouvons identifier les collaborateurs disposant d’un véhicule de fonction, mais qui utilisent souvent les taxis”, souligne Olivier Valladeau, responsable adjoint Travel & fleet management chez Natixis, société qui ne calcule plus en termes de TCO  – total cost of ownership, ou coût global du véhicule – , mais de TCM, le total cost of mobility, le coût total de la mobilité. Cette gestion favorise aussi l’adoption de règles cohérentes. “C’est à dire privilégier, selon les distances, le train à l’avion ou les déplacements en covoiturage plutôt que l’utilisation du véhicule de fonction, mais aussi préconiser le taxi ou les VTC pour se rendre à l’aéroport afin d’éviter les frais de parking, ou préférer l’autopartage à la location courte durée…”, indique Mélaine Pouchain-De Vita, responsable des services aux collaborateurs chez Metro France.

Les acteurs de la location longue durée (LLD) ont désormais tous, ou presque, une offre d’autopartage, certains allant même plus loin. Ainsi Diac Location (Renault) propose “une offre de VTC avec Marcel. Un collaborateur peut choisir le VTC pour se rendre en centre-ville si les possibilités de parking sont quasi inexistantes. Cette offre vise aussi celui qui se déplace en train ou en avion. À l’arrivée à Toulouse, le VTC l’attend. Nous nous orientons ainsi vers un pass mobilité”, indique Vincent Hauville, directeur général délégué de Diac Location.

À bicyclette

De son côté, Arval, filiale de BNP Paribas, propose à la fois une offre de covoiturage, en partenariat avec Klaxit, mais aussi une solution de vélopartage incluant les vélos, la station pour les modèles à assistance électrique, en plus de l’entretien, des casques et gilets de protection et des outils de gestion pour organiser le partage. Cette alternative devrait connaître un fort développement dans la mesure où les employeurs pourront, après l’adoption de la loi d’orientation des mobilités prévue pour la fin 2019, contribuer aux frais de déplacement domicile-travail en covoiturage ou à vélo de leurs salariés, à hauteur de 400 euros par an.

Selon un sondage réalisé en mars 2019 par l’Arval Mobility Observatory, 31 % des entreprises interrogées ayant un parc de véhicules de fonction à 100 % utilisent déjà le covoiturage ou comptent le proposer à leurs salariés, ce chiffre montant à 57 % pour les sociétés de plus de 1 000 salariés. L’autopartage vient juste derrière (29 % au global et 60 % chez les plus de 1 000 salariés), suivi du crédit mobilité (16 % et 32 %).

Pour Mélaine Pouchain-De Vita, qui met en place un service d’autopartage, cette solution “limite le recours aux taxis, à la location courte durée en plus des indemnités kilométriques.” Tout en apportant davantage de souplesse, elle permet aussi d’optimiser la flotte de voitures. “Mettre en autopartage un véhicule qui roule peu améliore son taux d’utilisation. Encore plus si on le met à disposition des collaborateurs à titre privé, le week-end et en soirée, moyennant un prix abordable”, explique cette responsable qui, en parallèle, met en place des vélos et des trottinettes partagées sur son site de Nanterre pour faciliter les déplacements domicile-travail.

Selon un sondage réalisé en 2019 par l’Arval Mobility Observatory, 31 % des entreprises interrogées utilisent déjà le covoiturage ou comptent le proposer à leurs salariés.

“L’autopartage intéresse beaucoup les entreprises, mais cela prend ensuite un certain temps avant qu’elles ne se décident, note Yvonnick Maisonneuve. Avec une plate-forme d’autopartage, les réservations se prennent grâce à une application mobile ou sur le site internet et le véhicule s’ouvre avec le badge professionnel ou un badge dédié. Notre solution permet aussi d’élargir le recours à l’autopartage le soir et le week-end”, explique ce consultant de Mobility Tech Green, société qui propose aussi du vélopartage sur sa plate-forme e-colibri tout en travaillant sur une nouvelle version qui intégrera le covoiturage. “L’utilisateur d’un véhicule autopartagé pourra proposer une place à un collègue sur le même parcours. C’est un outil intéressant pour les salariés, et qui permet une certaine mixité professionnelle tout en générant des économies pour l’entreprise”, souligne-t-il. Et en effet, les économies suivent. Selon une étude de Free2Move Business Solutions (Groupe PSA), “chaque mois, le partage d’un véhicule économise quatre à cinq locations de courte durée, 21 courses de taxi ou sept trajets en indemnités kilométriques.”

Pour sa part, le vélopartage a ses adeptes comme ses détracteurs. “Nous n’avons pas activé ce projet pour des questions de sécurité des collaborateurs”, souligne Patrick Petit, chez Siemens. Du côté de Natixis, également réticent au départ, les positions évoluent. “Nous réfléchissons au vélopartage pour notre futur siège parisien qui disposera de peu de places de parking. Nous comptons y installer des garages à vélo et des recharges électriques gratuites pour les collaborateurs et les visiteurs. Des subventions pourraient également être proposées à ceux qui achèteraient un vélo électrique”, indique Olivier Valladeau.

Crédit élevé

Avec le crédit mobilité, une solution mise en avant par Ubeequo ou Renault Mobility, les salariés qui abandonnent leur véhicule de fonction, ou choisissent un véhicule plus petit, bénéficient d’un budget pour leurs déplacements privés en train, avion ou taxi. Pour sa part, le groupe GCC le propose aux salariés qui optent pour un véhicule électrique. Ceux qui abandonnent leur modèle classique bénéficient ainsi d’un crédit plus élevé et d’un service de véhicules électriques autopartagés. Parmi les testeurs de cette solution, “les deux tiers accrochent”, assure le responsable logistique du groupe. Autres alternatives visant cette fois à limiter les déplacements : les visioconférences et le télétravail, favorisé par la dernière réforme du droit du travail. “Nos collaborateurs peuvent télétravailler jusqu’à deux jours par semaine. Nous les incitons également à utiliser Skype et les outils de visioconférence”, souligne Olivier Valladeau.

Le mobility manager doit cependant affronter un certain nombre de freins, tout d’abord culturels. “Ceux qui bénéficient de véhicules de fonction sont souvent des quadra ou des quinqua peu habitués à consommer d’autres modes de mobilité”, indique Gérard de Chalonge. Ensuite, vient le manque d’outils. “En matière de gestion de flottes et de voyages, nous avons le choix entre un grand nombre d’applications, mais il n’y a pas d’offre pour un suivi global”, souligne Danièle Maby. “Pour arriver à une organisation performante, cela nécessite de mettre en place des tableaux de bord, de comparer les retours sur investissements et les coûts”, précise Mélaine Pouchain-De Vita. Enfin, la fiscalité tarde aussi à suivre. “Il faut être attentif aux règles sur les avantages en nature afin, par exemple, que les crédits mobilité ne soient pas requalifiés en complément de salaire. L’administration fiscale n’est pas claire sur ces sujets”, souligne cette gestionnaire.

Autre interrogation : “si un collaborateur part en vacances en avion et laisse son véhicule de fonction en autopartage – une solution envisagée –, comment lui attribuer un avantage en échange, sous quelle forme et selon quelle fiscalité ?”, s’interroge-t-elle. Les entreprises réfléchissent à l’encadrement du “bleisure”, contraction de “business” et “leisure”. “Un collaborateur qui part pour une mission à Hong-Kong peut vouloir prolonger son séjour sur un week-end. Au niveau du paiement du déplacement et de la sécurité, c’est loin d’être clair. Pourtant, de nombreux collaborateurs sont demandeurs”, remarque Mélaine Pouchain-De Vita.

En plein essor au sein des entreprises, le mobility management n’est pas un chemin solitaire. Il peut aussi se partager ! “Nous participons à des groupes de travail afin de mutualiser nos moyens de mobilité avec d’autres entreprises voisines dans le treizième arrondissement parisien, comme Le Monde ou la RATP”, souligne le responsable de Natixis. Parmi les projets : regrouper les offres de covoiturage et partager les places de coworking entre les différents sites parisiens.